Change Management wird immer wichtiger in IT-Projekten

Die Implementierung neuer IT-Systeme erzeugt in der Regel deutliche Änderungen in den Prozessen und Arbeitsmethoden. Deshalb gewinnt das Change Management in der Praxis eine zunehmende Bedeutung für den Projekterfolg. Darin verbirgt sich auch eine neue Herausforderung für die Systemhäuser.

Der Wettbewerb verlangt von den Unternehmen eine zunehmende Fähigkeit zur Veränderung auf allen Ebenen. Ausgelöst werden sie nicht nur durch steigende Kundenbedürfnisse, höhere Serviceanforderungen oder neue Produkte. Auch technische Veränderungen wie etwa durch neue betriebswirtschaftliche Softwaresysteme oder die Digitalisierung der Geschäftsprozesse erzeugt umfangreiche Veränderungen in der Organisation und den Aufgaben der Mitarbeiter. Denn die Einführung neuer IT-Systeme hat in der Regel deutliche Änderungen in den Prozessen, Verantwortlichkeiten, Berichtsstrukturen und Arbeitsmethoden zur Folge.

Mehr Akzeptanz und Selbstständigkeit bei den Benutzern

Dadurch gewinnt das Change Management eine wachsende Bedeutung in den IT-Projekten. Dies bestätigt sich auch in der Praxis. So hat eine Studie der Universität Mannheim in Kooperation mit der SAP-Anwendergruppe (DSAG) ergeben, dass die von Change Management begleiteten Projekte zu einem in vielerlei Hinsicht höheren Nutzen führen. Sie verzeichneten nicht nur erfolgreichere SAP-Implementierungen, sondern konnten auch häufiger die Budgets und die Zeitpläne einhalten. Außerdem registrierten sie bei den Endanwendern eine höhere Akzeptanz der Lösung und mehr Selbstständigkeit bei ihrer Nutzung am Arbeitsplatz. Generell zieht die Studie den Schluss, dass der Bedarf für ein Change Management parallel zu Anzahl der Mitarbeiter und Standorte wächst, die von den Veränderungen betroffen sind.

Diese besseren Ergebnisse haben sich die Unternehmen aber durchaus etwas kosten lassen, denn durchschnittlich wurden rund fünf Prozent des Budgetvolumens für das projektbegleitende Veränderungsmanagement ausgegeben. Gesteuert von speziellen Teams mit durchschnittlich zwei bis drei Personen und zusätzlichen Change Agents in den betroffenen Fachbereichen oder Standorten wurden diese Mittel vor allem für intensive Kommunikationsmaßnahmen ausgegeben. Aus gutem Grund, denn das größte Risiko für einen reibungslosen Veränderungsprozess sehen drei Viertel der befragten Firmen in einer unzureichend transparenten Projektarbeit. Als weitere große Gefahr kristallisierten sie zu zwei Drittel heraus, dass die Konsequenzen von technischen Veränderungen für die Mitarbeiter missachtet werden.

Neuerungen frühzeitig erlebbar machen

Gerhard Schoch, Hauptgeschäftsführer des Karlsruher SAP-Systemhauses ORGA GmbH, beschreibt deshalb eine allgemeingültige Anforderung: „Ganz unabhängig von den unternehmensindividuellen Voraussetzungen ist es wichtig, eine vollständige Klarheit über Ziele, Inhalte und Möglichkeiten zu schaffen.“ Sonst werde jeder Veränderungsprozess von erheblichen Risiken begleitet.

Und er nennt auch gleich einen Kardinalfehler, den er in Projekten oft beobachtet hat: „Häufig liegt der Fokus zu sehr auf der technischen Lösung“, kritisiert Schoch. Wichtig sei es hingegen, die Mitarbeiter vom Nutzen der neuen Lösung zu überzeugen. „Sind die Beteiligten dafür nicht sensibilisiert und werden die von den Veränderungen betroffenen Mitarbeiter nicht in den Planungs- und Umsetzungsprozess einbezogen, ist der gewünschte Projekterfolg schnell in Frage gestellt.“ Deshalb dürften Veränderungen nicht einfach nur verordnet und realisiert werden, sondern müssten bewusst gelenkt und gesteuert werden. „Change Management ist durch einen Wandel in den Köpfen gekennzeichnet, damit die Mitarbeiter zu aktiven Mitgestaltern werden.“

Diese Erkenntnis scheint sich auch in den von der DSAG befragten Unternehmen breit zu machen, die bisher auf ein aktives Change Management verzichtet haben. Drei Viertel von ihnen tendieren laut der Studie dazu, es zum Bestandteil der zukünftigen SAP-Projekte zu machen.