Digitale Betriebsprüfung - Auf Augenhöhe mit GDPdU

Vier Jahre nach Inkrafttreten der GDPdU hat die praktische Ausübung der digitalen Betriebsprüfung deutsche Unternehmen erreicht. Doch viele Unternehmen vertreten noch den Standpunkt, sie könnten sich mit der Vorbereitung darauf immer noch Zeit lassen.

„Fehlen die Prüfungsvoraussetzungen, kann dies für die Unternehmen sehr teuer werden. Die praktischen Erfahrungen der letzten Monate zeigen die Notwendigkeit, sich bereits im Vorfeld detailliert mit den Voraussetzungen für digitale Außenprüfungen auseinander zu setzen, da diese später – zum Beispiel bei Beginn der Prüfung – zumeist nicht mehr nachgeholt werden können“, weiß Dipl.-Kfm. Wolfgang Rogalli, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei der Steuerberatungsgesellschaft Sauerland Rybka und Partner, Köln (SRP).

Gabriele Kolb, Steuerberaterin bei SRP, hat bereits einige Mandanten bei elektronischen Betriebsprüfungen betreut und praktische Erfahrungen darin gesammelt, wie sich Unternehmen optimal auf digitale Betriebsprüfungen vorbereiten und daraus auch zusätzlich strategische Vorteile erzielen können. „Die digitalen Prüfungsmethoden haben eine ganz neue Qualität in die Betriebsprüfung gebracht“, berichtet Gabriele Kolb. „Wurden früher Betriebe überwiegend über Stichproben geprüft, so können bei der digitalen Betriebsprüfung in kürzester Zeit komplette Datenbestände nach den verschiedensten Kriterien analysiert werden.“

Erfahrungsgemäß kündigt die Finanzverwaltung etwa ein halbes Jahr vor Prüfungsbeginn an, dass sie eine Prüfung nach den Grundsätzen des digitalen Prüferzugriffs vornehmen wird und fordert detaillierte Informationen über das DV-Umfeld des Steuerpflichtigen anhand einer „Checkliste zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit eines DV-gestützten Buchführungssystems“ an. Die dabei von der Finanzverwaltung verwendeten Formularvordrucke sind bundesweit unterschiedlich und vorab nicht öffentlich zugänglich. Auf dieser Informationsbasis selektiert der Betriebsprüfer im Vorfeld die für ihn interessanten Bereiche mit steuerrelevanten Daten und grenzt die Prüfungsgebiete vorläufig ein.

Grundsätzlich muss sich der Steuerpflichtige auf alle drei Zugriffsarten vorbereiten, denn der Prüfer kann sich sowohl für die Datenträgerüberlassung, für den direkten Zugriff auf das System des Unternehmens als auch für die Auswertung durch einen Mitarbeiter des Unternehmens entscheiden. „Im Bereich der Datenträgerüberlassung ist es für das Unternehmen in Punkto Datensicherheit empfehlenswert, dass der Betriebsprüfer die Daten auf sein Laptop überspielt, ohne für den weiteren Verlauf der Prüfung im Besitz des Datenträgers zu bleiben“, berichtet Gabriele Kolb.

Besonders wichtig für einen reibungslosen Ablauf der digitalen Betriebsprüfung ist - neben der Bereitstellung der steuerrelevanten Daten in auswertbarer Form – die Dokumentation aller Verfahrensabläufe und Systemfunktionen. Darauf achtet der Prüfer vor allem, wenn während des Prüfungszeitraums Systemwechsel stattgefunden haben.

Mithilfe der Software IDEA können die Betriebsprüfer mit den steuerrelevanten Daten des Unternehmens eine Reihe automatisierter Auswertungen durchführen. „Eine schlechte Vorbereitung rächt sich dann sofort“, warnt Gabriele Kolb. „Stellt er dem Prüfer mehr Daten zur Verfügung, als verlangt wurde, darf dieser sie trotzdem in die Auswertung einbeziehen.“

Wurde bei der Bereitstellung der steuerrelevanten Daten nicht sorgfältig genug vorgegangen, kann die Prüfung durch technische Probleme belastet werden, z.B. wenn der Datenexport aus dem Warenwirtschaftssystem mit der Software der Prüfer nur eingeschränkte Analysen erlaubt oder Dateien für die Finanzverwaltung bei der Datenträgerüberlassung nicht lesbar sind. In einem solchen Fall wird der Prüfer erfahrungsgemäß den direkten Zugriff auf das System verlangen, um damit die gewünschten Auswertungen zu erstellen. Auf jeden Fall sollte der Steuerpflichtige die Auswertungsergebnisse des Prüfers kritisch hinterfragen, da durch methodische oder technische Fehler falsche Ergebnisse entstehen können.

Mangelt es jedoch an der Nachvollziehbarkeit der Auswertungsergebnisse, weil unklar ist, auf welche Datenmenge bei der Auswertung zurückgegriffen wurde, ist der Mandant in der Beweispflicht. Und sind die Prüfungsvoraussetzungen nur mangelhaft erfüllt, kann der Prüfer Sanktionen verhängen. Besser ist es, bereits im Vorfeld vorzusorgen: Matthias Stobbe, Geschäftsführer von Sonepar Deutschland Financial Services GmbH, hat sich mit der Thematik intensiv beschäftigt und sich dann für die Einführung der GDPdU-Komplettlösung von SER und Audicon entschieden, die in enger Zusammenarbeit mit der Bundesfinanzverwaltung entwickelt wurde.

Der allein in Deutschland aus vier Servicegesellschaften und sechs regionalen Vertriebsgesellschaften bestehende Sonepar Deutschland-Konzern benötigte eine ganzheitliche GDPdU-Lösung, die steuerrelevante Daten aus allen Arten von vor- und nebengelagerten Systemen auswertbar archivieren und für elektronische Steuerprüfungen wieder zur Verfügung stellen kann. Zu den Systemen, die prüfungsrelevante Daten enthalten, gehören u.a. Anwendungen für Finanz- und Anlagenbuchhaltung und für die Vertriebsabrechnung.

Zielsetzung des Projektes war eine revisionssichere Speicherung von steuerrelevanten Daten in einer systemunabhängigen Archivierungs-umgebung, die eine jederzeitige Verfügbarkeit von Daten aus Vorjahren unabhängig von Hardware oder Software ermöglicht. Aus den gespeicherten Daten sollten Selektionen mit prüfungsrelevanten Daten erstellt und für Prüfungen verfügbar gemacht werden. Außerdem sollte ein Auswertungstool bereits im Vorfeld von Prüfungen eine Datenanalyse ermöglichen, um die interne Revision zu unterstützen und Prüfungssituationen zu simulieren.

Matthias Stobbe: „Wir wollten ein ‚Rundum-Sorglos-Paket’ und haben sie mit der GDPdU-Komplettlösung von SER und Audicon auch bekommen. Sie passt nicht nur in unsere bestehende IT-Landschaft sondern entspricht auch fachlich allen Anforderungen der Finanzverwaltung.“ Neben dem auswertbaren Archiv, DOXiS Tax Archiver, gehört auch noch die Auswertungssoftware AIS TaxMart für die Selektion und Bereitstellung der steuerrelevanten Daten für die Betriebsprüfung zur GDPdU-Komplettlösung von SER und Audicon.