E-Billing aus Sicht der SAP-Prozesse

Auch wenn das E-Billing immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist die vollständig digitale Versendung von Rechnungen noch Zukunftsmusik. Bis dahin müssen sie teils konventionell auf postalischem Weg und teils elektronisch an die Kunden versendet werden. Dafür sind Multichannel-Lösungen wie die Business Communication Platform (BCP) von StreamServe erforderlich.

Die SAP-Systeme weisen zwar eine Fülle betriebswirtschaftlicher Funktionen auf, allein mit ihrer Hilfe ist der Weg in die Online-Kommunikation jedoch nicht zu beschreiten. Denn die seitens SAP für diese Aufgaben bereitgestellten Werkzeuge SAPscript, Smart Forms und Adobe Designer erfüllen lediglich Basisanforderungen, die jedoch zur Realisierung einer umfassenden Multikanal-Kommunikation nicht ausreichen.

Diese Aufgabe übernehmen als Ergänzung zu den SAP-Applikationen spezielle Lösungen wie die Business Communication Platform (BCP) von StreamServe. Ihre Funktion besteht darin, die Daten aus verschiedenen und auch heterogenen Anwendungssystemen zusammenzuführen, in die erforderlichen Formate zu konvertieren und auf bedarfsgerechten Kanälen zu versenden.

Generierung von Dokumenten ohne manuelle Zwischenschritte

Die BCP greift dafür über verschiedene zertifizierte Standardschnittstellen für Output-Daten und Formulare nahtlos auf NetWeaver zu oder bindet ältere SAP R/3-Systeme an. Zur Erstellung von Dokumenten werden dabei lediglich Transaktionsdaten, so genannte „Rohdaten“, aus SAP Anwendungen an die BCP zur weiteren Verarbeitung und Verteilung geleitet.

Aufgrund der automatisierten Interpretation dieser unformatierten Daten ist es möglich, ohne weitere manuelle Zwischenschritte Standarddokumente in hochwertigem und einheitlichem Layout herzustellen und über beliebige Kommunikationskanäle zu verteilen. Auch grafische Optimierungen des Layouts von vorformatierten SAPscript-Dokumenten führt BCP aus, indem mittels der SAPGOF-Schnittstelle das formatierte Dokument an die StreamServe-Plattform übergeben wird. Hier können dann auch in ein bereits vorformatiertes SAP-Dokument Logos, Grafiken und sowie Textelemente oder OMR-Codes integriert werden.

BCP vermag zudem SAP IDocs sowohl interpretieren und konvertieren als auch selbst erstellen. Die Umwandlung von fast beliebigen Formaten in SAP IDocs und umgekehrt ermöglicht die Kommunikation mit Nicht-SAP-Lösungen von Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern, die außerhalb der Reichweite der internen IT liegen und nicht ohne weiteres über EAI Lösungen integriert werden können. Die Plattform lässt sich auch dafür einsetzen, um XML-basierte und mit SAP XI erzeugte Mitteilungen zu empfangen und diese in Formate beispielsweise für Print- oder PDF-Dokumente zu übertragen.

Kommunikationsprofil steuert elektronischen und papierbasierten Output

Rechnungen werden üblicherweise als Batchjobs aus SAP zur Druckverarbeitung ausgegeben. Die Einbeziehung elektronischer Kanäle zum Rechnungsversand ist gerade bei hohen Volumina und einer heterogenen Klientel kein triviales Unterfangen. Nur ein Teil der Kundenklientel etwa ist im Stande oder willens, elektronische Rechnungen zu empfangen, während andere weiterhin mit Papierrechnungen versorgt werden müssen. Während rein technisch der elektronische Versand einer Rechnung mit SAP-eigenen Mitteln auch möglich ist, sind es aber gerade die bei der operativen Umsetzung eines solchen Konzepts auftretenden vielfältigen Sonderfälle und nicht zuletzt die erforderliche individuelle Behandlung jedes einzelnen Kunden, die letztendlich den Einsatz einer spezialisierten Lösung für die konsequente Umsetzung eines E-Billing Konzepts in der Praxis unausweichlich machen.

StreamServe BCP stellt dafür die erforderlichen Antworten bereit, indem es die vom SAP-System angestoßene Rechnungserstellung und die Rechnungsproduktion, welche die Generierung des eigentlichen Rechnungs-Dokuments im gewünschten Zielformat wie digital oder papierbasiert beinhaltet, klar voneinander trennt. Somit müssen innerhalb des SAP-Systems hinsichtlich der Rechnungsläufe keine Änderungen vorgenommen werden, sondern nach wie vor können die Rechnungen im identischen Batchlauf wie bei der reinen Print-Ausgabe statt an einen echten Drucker an die StreamServe BCP übergeben werden.

StreamServe BCP erledigt dann eigenständig die Transformation der SAP-Rohdaten in ein vollwertiges Rechnungsdokument. Das Zielformat und der Distributionskanal für den Empfänger jeder einzelnen Rechnung wird anhand von Kommunikationsprofilen identifiziert. Somit ist es möglich, selbst in einem Batch-Drucklauf jeden Empfänger individuell zu bedienen und mit ihm sowohl im Hinblick auf Dokumenteninhalt als auch auf Kommunikationskanal personalisiert zu kommunizieren.

Auf diese Weise lässt sich E-Billing realisieren, ohne im SAP-System die Prozesse anzutasten. Dabei schließt sich der Kreis der nahtlosen Integration durch Rückmeldungen seitens BCP in die SAP-Applikation über die Ausgabeprozesse. Er wird im Problemfall unmittelbar benachrichtigt, was bei einer herkömmlichen Druckausgabe direkt aus SAP nicht gegeben ist. Dies erzeugt eine umfassende Transparenz erhöht die Zuverlässigkeit und minimiert das Risiko fehlgeschlagener Vorgänge bzw. verschollener Dokumente.