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ECM gewinnt weiter an Bedeutung
Das elektronische Dokumentenmanagement gewinnt eine weiter steigende Bedeutung in den Planungen der Unternehmen. Nach einer Erhebung des Karlsruher IT-Providers ORGA GmbH haben 43 Prozent der mittelständischen und größeren Firmen innerhalb der nächsten zwei Jahre den Einstieg in Enterprise Content Management-Lösungen (ECM) oder eine Erweiterung ihrer bereits bestehenden ECM-Infrastruktur im Visier. Der Rest hat derzeit entweder noch keine Entscheidung getroffen (31 Prozent) oder sieht keinen Bedarf (26 Prozent). Befragt wurden dafür jeweils über 200 Anwender mit und ohne DMS-Systeme.
Diesen Investitionsplanungen entspricht auch die strategische Wertung des Dokumentenmanagements durch die Unternehmen. Denn mehr als die Hälfte von ihnen ordnet es den aktuell fünf wichtigsten IT-Themen zu. Jeder siebte zählt ECM sogar zu den drei bedeutsamsten Bereichen, mit denen sich die Unternehmen derzeit beschäftigen. Keine Positionierung können derzeit 27 Prozent der Unternehmen vornehmen.
Interessant ist in der Erhebung zudem der Vergleich der konkreten Praxiserfahrungen der ECM-Anwender mit den Erwartungen der Unternehmen, die in der Praxis bislang noch nicht mit dem elektronischen Dokumentenmanagement in Berührung gekommen sind: Fast durchgängig werden die einzelnen Nutzenkriterien durch die ECM-erfahrenen Anwender höher bewertet als von den Nicht-Anwendern. Dies gilt für die Kostenreduzierungseffekte (72% / 68%) ebenso wie für die Vorteile in der Prozessunterstützung (67% / 58%) und im Wettbewerb (54% / 42%).
Am deutlichsten sind die Unterschiede bei der Einschätzung des strategischen Mehrwerts des Dokumentenmanagements (56% / 37%). Insgesamt geringer beurteilen beide Befragungsgruppen die Unterstützung bei den Compliance-Anforderungen.
„Offenbar wird der Nutzen von ECM erst im Praxiseinsatz ausreichend erkannt“, interpretiert Joachim Wenke, Leiter Archivierungs Services bei der ORGA, dass die Anwender mit ihren Erfahrungen zu einem besseren Urteil kommen als die Nicht-Anwender. Gleichzeitig würden die Ergebnisse eine hohe Akzeptanz der ECM-Lösungen dokumentieren. „Sie erfüllen offenbar ziemlich durchgängig die Erwartungen der Unternehmen, was sich auch in den offensiven Investitionsplanungen niederschlägt.“