Employee Self Services reduzieren die operativen Prozesse

Drei Viertel der Personalleiter stöhnen über hohen Administrationsaufwand in ihrem Bereich, weil er ihnen die Ressourcen für die eigentlich wertschöpfenden Funktionen raubt. Immer mehr Unternehmen nutzen deshalb Employee Self Services (ESS), bei denen auf Papierformulare für Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen und mehr verzichtet wird und stattdessen die Mitarbeiter selbst ihre Informationen elektronisch erfassen.

Das Web hat es den Menschen in vielerlei Hinsicht bequem gemacht. Es dient ihnen nicht nur als gigantische Informationsquelle, sondern ist auch zu einer fast unendlichen Einkaufsmeile mit allen denkbaren Shops, Banken, Versicherungen und anderen Dienstleistern geworden, die sie via PC rund um die Uhr besuchen können. Immerhin nutzen derzeit rund 9 Million Privatkunden Online-Konten für ihre Geldtransaktionen oder Wertpapiergeschäfte und haben die Verbraucher nach einer Studie des Marktforschungsinstituts EITO im vergangenen Jahr Waren im Wert von 114 Milliarden Euro über Shops im Internet bestellt.

Als einzige Gegenleistung für diesen Komfort muss der Verbraucher lediglich alle erforderlichen Bestelldaten selbst in den elektronischen Formularen eingeben. Aber das stellt für den Tastatur-gewohnten Internetnutzer kaum noch eine nennenswerte Hürde dar.

Mehr Komfort und Flexibilität für die Mitarbeiter

Ein ähnliches Prinzip gilt bei den Employee Self Services (ESS) für das Personalmanagement. Bei diesem als Selbstbedienung zu bezeichnenden Lösungskonzept wird ein Teil der personenbezogenen Daten von den Mitarbeitern selbst verwaltet und gepflegt, indem sie Routinearbeiten wie ihre Adressänderungen, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Bestellung von Sachmitteln und mehr statt auf Papierformularen elektronisch am eigenen Schreibtisch oder unterwegs vornehmen und diese Informationen über das Internet oder Intranet weiterleiten.

Während die Mitarbeiter dabei von mehr Komfort und Flexibilität profitieren, zahlt sich ESS für das Unternehmen durch erhebliche Kostenersparnisse aus. Denn die Personalabteilungen werden auf diese Weise in erheblichem Umfang von administrativen Aufgaben befreit, weil der frühere Zwischenschritt mit manuellen Übernahmen der Papier-basierten Daten entfällt und die von den Mitarbeitern erfassten Informationen unmittelbar den Personalabrechnungs- und weiteren Systemen zugeleitet werden.

„Durch die Eingabe von Daten erfolgt keinerlei Wertschöpfung für das Unternehmen, sondern sie stellt sich im Gegenteil dazu gerade im HR-Bereich als teurer Ressourcenfresser dar, der zu zeitlichen Restriktionen bei der Mitarbeiterbetreuung und der konzeptionellen Arbeit führt“, urteilt Sabine Knöfel, Gesellschafterin des ESS-Anbieters ClassWare. „Insofern ist es nur konsequent, wenn die Unternehmen solche Prozesse schlanker und damit wirtschaftlicher gestalten.“

Bestätigung kommt von den Firmen, die solche Lösungen bereits im Einsatz haben. Es werde auf diese Weise „eine Menge Papier, viele Nerven und sehr viel Zeit“ gespart, urteilt etwa Birgit Waschinger von der AED-SICAD AG, einem der führenden europäischen Anbieter von Geoinformationssystemen. Und für Emil Klann, Geschäftsführer der ATLAS Hydrographic GmbH, liegen die Vorteile zusätzlich „in den einfachen Genehmigungswegen.“ Eine ähnliche Auffassung besteht bei Daniela Berndhäuser von Kawasaki Motors Europe, wenn sie den Nutzen der eingesetzten ESS-Lösung „HRworks“ mit einer „deutlichen Entlastung hinsichtlich der Arbeits- und Organisationskapazitäten“ beschreibt.

Auch Ursula Freudenthal, Director Human Resources bei Warner Music Deutschland, weiß die Vorteile zu schätzen. „Früher haben wir unsere Urlaubsanträge auf Papier beantragt und vom Vorgesetzten genehmigen lassen. Seit Januar 2005 erledigen wir dies papierlos, wodurch wir für alle Beteiligten eine Optimierung des Prozesses erzielt haben."

Hoher Administrationsaufwand fordert Alternativen heraus

Bereits jetzt setzt laut einer aktuellen Erhebung von meetbiz-Research jedes siebte Unternehmen Lösungen für die „Mitarbeiter-Selbstbedienung“ (ESS) ein oder hat sie gegenwärtig in der Projektrealisierung. Interessant sind aber besonders die weiteren Perspektiven, denn zusätzlich zu den derzeitigen Anwendern bestehen in mehr als jedem vierten Unternehmen konkrete Planungen für die Nutzung von Employee Self Services. Darüber hinaus sehen 32 Prozent in diesem Ansatz eine interessante Alternative, ohne jedoch schon konkrete Maßnahmen ins Auge gefasst zu haben.

Das Motiv für diesen Schritt scheint überall ähnlich zu sein, da drei Viertel der mehr als 500 befragten Personalleiter aus Mittelstands- und Großunternehmen über die administrativen Belastungen stöhnen. Für 43 Prozent bedeuten sie „in hohem Maß“ eine Einschränkung bei ihren wertschöpfenden Aufgaben, weitere 31 Prozent sehen sich zumindest teilweise von solchen Konsequenzen betroffen. „Die sachliche und wirtschaftliche Logik sprechen dafür, nach effizienteren Prozessen bei den rein operativen Funktionen Ausschau zu halten“, bewertet die ClassWare-Managerin Sabine Knöfel das deutlich wachsende Interesse an den ESS-Lösungen als eine folgerichtige Entwicklung.

Die Informatikerin nennt einen zusätzlichen Faktor, der dabei maßgeblich hineinspielt: „Anders als bei vielen anderen technischen Veränderungen, die seitens der Mitarbeiter häufig zunächst Widerstände aufbauen, weil sich ihr Nutzen oft nur abstrakt darstellt, spüren sie hierbei unmittelbar auch persönliche Vorteile. Dadurch entstehen keine Akzeptanzhürden, sondern im Gegenteil wird eine positive Bereitschaft zur Mitwirkung gefördert.“

Zeitaufwand um die Hälfte reduziert

Besonders deutlich wird dies beim Thema Reisekostenabrechnung als einer typischen Komponente von ESS für den Personalbereich. Weil sie über ein Mitarbeiterportal an jedem beliebigen Ort durchgeführt werden kann und dafür lediglich ein Internetanschluss benötigt wird, profitieren die Angestellten durch eine deutliche Entlastung.

Denn Tagespauschalen, Umrechnungskurse oder gesetzliche Regelungen werden durch die ESS-Lösung meist automatisch berücksichtigt, so dass sich der Aufwand für die Mitarbeiter auf wenige Eingaben reduziert. Zudem lassen sich die Daten und Belege der Zahlungen mit Kreditkarte automatisch der Reisekostenabrechnung zuordnen. Vor allem aber fließen den Mitarbeitern die Spesen früher auf ihr Konto, da die Abrechnungen bereits unterwegs auf der Dienstreise durchgeführt werden können.

Aber auch für die Unternehmen lohnt es sich. So verursacht beim Security-Spezialisten Aladdin das Reise- und Abwesenheitsmanagement nach den Worten des Kaufmännischen Leiters Georg Stadler nur noch die „Hälfte des früheren Zeitaufwands“, während Karl-Heinz Kolbeck von McDonald’s die „Kostentransparenz auf allen Ebenen bei gleichzeitig verkürzten Durchlaufzeiten“ betont.

Die damit verbundenen Einsparpotenziale allein bei der Reisekostenabrechnung und dem Travel Management sind unmittelbar beträchtlich und werden zukünftig noch größer werden. Denn die Zahl der mobilen Angestellten in allen Firmen steigt kontinuierlich und nach Schätzungen des Marktforschungsinstituts IDC 2007 soll sie europaweit bereits die 100 Millionen-Grenze überschreiten.

ASP-Lösungen vermeiden Investitionen und langwierige Projekte

Zusätzliche Vorteile generieren Unternehmen, indem sie sich die Investitionen sparen und Employee Self Services als ASP-Dienst nutzen. Nach Angaben des IT-Branchenverbandes BITKOM erlebt das Modell der Mietsoftware gegenwärtig auf breiter Front eine Renaissance. Einerseits muss durch die Miete von Software diese nicht mehr aktiviert werden, andererseits bietet sie durch kurze Einführung und niedrige Lizenz- und Projektkosten einen schnellen Return on Investment.

„Wir standen vor dem Problem, dass die hausinterne Lösung unserer Anfangstage nicht mehr effizient verwaltet werden konnte. Laufende Änderungen der gesetzlichen Bestimmungen und neue internationale Reiseziele erhöhten zunehmend Komplexität und Anpassungsbedarf“, beschreibt Frank Winterwerb, Kaufmännischer Leiter beim internationalen Staubsauger-Hersteller Dyson, die Ausgangssituation. Als ASP-Anwender von HRworks müsse man „sich jedoch keine Gedanken mehr über Updates, Gesetzesänderungen oder die Datensicherung machen.“

Eine wesentliche Voraussetzung ist dabei aber, dass sich die ASP-Mitarbeiterportale mit ihren meist zahlreichen Funktionen problemlos in die vorhandene IT-Landschaft der Unternehmen integrieren lassen. „In sehr vielen Fällen handelt es sich bei unseren Kunden um SAP-Anwender“, erklärt die ClassWare-Mitbegründerin Knöfel und verweist darauf, dass die Unternehmen gerne auf die kostengünstigere und einfacher einsetzbare ASP-Alternative zugreifen, anstatt die ESS-Funktionalitäten der vorhandenen ERP-Systeme zu nutzen. „Allein der Projektaufwand reduziert sich dadurch meist auf einen Bruchteil“, von den geringeren Lizenzkosten ganz zu schweigen“ erläutert sie.

Voraussetzung für die erfolgreiche Integration der Systeme ist ein offenes Schnittstellenkonzept, damit Informationen zwischen den Systemen reibungslos ausgetauscht werden können. Den Nutzen eines komfortablen Editors für die Definition der Schnittstellen zu den gängigen Lohn- und Finanzbuchhaltungsprogrammen betont auch Martin Setzler vom Softwarehaus AEB, wenn er die „einfache Integration in SAP“ betont. „Dadurch können wir die Schnittstellen selbst anpassen“, erläutert der Teamleiter DV/Organisation des IT-Spezialisten für Logistiklösungen.