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Entscheidungshilfe in Sachen ECM gesucht

Die Unternehmen digitalisieren zwar vehement ihre Produktions-, Kunden- und Logistikprozesse, aber in der Verwaltung betätigt sich das klassische Papierdokument weiterhin eifrig als Produktivitätsbremse. Helfen kann ECM, wenn die Anforderungen an ein elektronisches Dokumentenmanagement klar definiert sind. Hierzu hat die ORGA GmbH eine umfangreiche Praxishilfe mit verschiedenen Checklisten herausgegeben.

Weniger als die Hälfte aller Informationen liegen heute digital vor. Allerdings gewinnt das elektronische Dokumentenmanagement zunehmend an Bedeutung in den Unternehmensplanungen. So haben nach einer Erhebung der Karlsruher ORGA GmbH 43 Prozent der mittelständischen und größeren Firmen innerhalb der nächsten zwei Jahre den Einstieg in Enterprise Content Management-Lösungen (ECM) oder eine Erweiterung ihrer bereits bestehenden ECM-Infrastruktur im Visier.

Diesen Investitionsplanungen entspricht auch die strategische Wertung von ECM durch die Unternehmen: Mehr als die Hälfte von ihnen ordnet das elektronische Dokumentenmanagement den aktuell fünf wichtigsten IT-Themen zu. Jeder siebte zählt ECM sogar zu den drei bedeutsamsten Bereichen, mit denen sich die Unternehmen derzeit beschäftigen.

Überzeugte Anwender, skeptische ECM-Newcomer

Interessant ist in der Studie zudem der Vergleich der konkreten Praxiserfahrungen der ECM-Anwender mit den Erwartungen der Unternehmen, die bislang noch nicht konkret mit der elektronischen Archivierung in Berührung gekommen sind: Fast durchgängig wird der Nutzen durch die erfahrenen Anwender stärker betont als von ECM-Newcomern. Dies gilt für die Kostenreduzierungseffekte ebenso wie für die Vorteile in der Prozessunterstützung und im Wettbewerb. Daraus ist zu schließen, dass ECM im realen Einsatz zu besseren Ergebnissen führt, als sie von den zukünftigen Anwendern kalkuliert werden.

Den skeptischeren Einschätzungen der Unternehmen ohne ECM-Erfahrungen liegt möglicherweise eine noch unzureichende Beschäftigung mit den Möglichkeiten der Dokumentenmanagement-Systemen zugrund, so dass für sie der prinzipiell erzielbare Nutzen nicht transparent genug ist. Die ORGA hat deshalb einen umfangreichen Leitfaden mit verschiedenen Checklisten herausgegeben, um Anwender darin zu unterstützen, die Anforderungen an eine erstmalige Einführung oder die Weiterentwicklung von ECM-Strategien systematisch zu bewerten.

Strategischen Mehrwert generieren

In ihrem ersten Teil thematisiert die Praxishilfe die möglichen Unternehmensziele durch ECM. Diese strategische Einordnung ist deshalb von Bedeutung, weil nach übereinstimmender Expertenmeinung ECM zukünftig einen ähnlichen Stellenwert einnehmen wird, wie ihn betriebswirtschaftliche Standardsysteme (ERP) oder das Kundenmanagement (CRM) in den IT-Infrastrukturen der Unternehmen besitzen. Die Einschätzung resultiert daraus, dass ECM inzwischen eine breite Palette an strategischen Optionen abbildet und bis zum Information Lifecycle Management (ILM) reicht. Entsprechend breit sind auch die individuellen strategischen Anforderungen an ein elektronisches Dokumentenmanagement.

Die Checkliste wirft deshalb zunächst den Blick auf die Frage nach den unternehmensindividuellen strategischen Prioritäten, die mit ECM verbunden werden. Dabei werden Aspekte der Wertschöpfung in geschäftskritischen Funktionen ebenso berührt wie die Integration von Prozessen und Technologien oder die Automatisierung der dokumentenbasierten Betriebsabläufe. Auch die Optimierung der kundennahen Prozesse sowie die schneller nutzbare Informationsbasis für strategische oder operative Entscheidungen gehören zu den etwa ein Dutzend möglichen strategischen Zielen, die zur Diskussion gestellt werden.

Kostenreduzierung durch digitales Dokumentenmanagement

Wirtschaftliche Aspekte bleiben unverändert das Hauptmotiv für den Einsatz von Lösungen für das Dokumentenmanagement, sowohl bei den ECM-Anwendern wie bei den Unternehmen mit entsprechenden Planungen. Die Kostenvorteile resultieren jedoch längst nicht nur aus Einsparungen bei der physischen Archivierung oder den Aufwendungen für Material, sondern insbesondere aus einer Reduzierung der Prozesskosten. Denn indem Papierdokumente digitalisiert und zu systematisch strukturierten Vorgängen zusammengefasst werden, entsteht eine flexible, zeit- und kostensparende Arbeitsgrundlage, die unternehmensweit per Mausklick verfügbar ist und ebenso schnell Kunden und Lieferanten zur Verfügung gestellt werden kann.

Dokumentenmanagement-Systeme verbessern somit leistungsmäßig und in wirtschaftlicher Hinsicht die Informations-Infrastruktur des Unternehmens. Diesem Feld widmet sich die Praxishilfe in ihrem zweiten Teil, indem sie die wichtigsten Anforderungen zur Kostenreduzierung durch eine ECM-Lösung untersucht. Sie reichen von den klassischen Vorteilen einer digitalen Archivierung gegenüber der herkömmlichen Ablage papierbasierter Dokumente bis zum Aspekt des geringeren Recherche-Aufwands. Ebenso wird beispielsweise hinterfragt, ob eine geringere Fehler- und Nachbearbeitungsquote oder die Verringerung der Dokumenten-Duplikate unter den unternehmensindividuellen Bedingungen substanzielle Ersparnisse erzielen kann.

Unterstützung der dokumentenbasierten Prozesse

In den Verwaltungsprozessen führt das Nebeneinander von papierbasierten und digitalen Informationen zu leistungshemmenden und unwirtschaftlichen Abläufen. So müssen dadurch Daten häufig doppelt erfasst werden, ebenso entstehen unnötige Suchzeiten und Transportzeiten der Papierdokumente, Arbeitsvorgänge werden unterbrochen, es treten in größerer Zahl Fehler auf und Papierdokumente lassen sich nicht ausreichend in andere Geschäftsprozesse integrieren. Zur Beschleunigung der Vorgänge im Rechnungseingang und der Rechnungsstellen, im Kunden- oder Supply Chain Management (SCM) und vielfältigen anderen Unternehmensfunktionen wird jedoch eine hohe Verfügbarkeit der Informationen verlangt.

Welche Anforderungen hinsichtlich der Prozessunterstützung bestehen, betrachtet die Praxishilfe der ORGA in einem weiteren inhaltlichen Teil. So wird etwa gefragt, ob die ECM-Strategie eine ganzeinheitliche Bearbeitung von Vorgängen in der Sachbearbeitung durch eine konsequente digitale Basis der Dokumente verlangt, eine prozessnahe Bereitstellung von Dokumenten in anderen Organisationseinheiten bzw. Standorten erforderlich ist oder ein höherer Automatisierungsgrad in den Informationsprozessen durch Reduzierung der Routinetätigkeiten verlangt wird.

Impulse für die Wettbewerbsfähigkeit

Insbesondere die Kundenprozesse unterliegen einem immer größeren Anspruch an Schnelligkeit und Präzision, um den steigenden Serviceansprüchen im Markt gerecht zu werden und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Dazu gehört etwa, dass im Call Center und der Kundenbetreuung eine umfassende Auskunftsqualität besteht. Solche Anforderungen erfüllen etwa elektronische Kundenakten, in denen die Informationen digital enthalten sind. Insofern verlangt das Kundenmanagement den Einsatz von ECM. Aber auch digitale Lieferantenakten oder elektronische Akten für andere marktnahe Funktionen tragen zur Beschleunigung der Prozesse bei.

Eine weitere Checkliste zu diesem Themenfeld hilft dem Anwender, sein eigenes Anforderungsprofil an die wettbewerbsbezogenen Leistungsmerkmale einer ECM-Implementierung systematisch zu definieren. Hierfür wird das Augenmerk auf Qualitäts- und Wertschöpfungsaspekte in den Marktkontakten gelegt, aber auch die Transparenz und Wirtschaftlichkeit der dokumentenbasierten Prozesse zu den Kunden und Leistungspartnern wird dabei betrachtet.

Compliance-Anforderungen berücksichtigen

Zum Schluss geht die Praxishilfe darauf ein, wie ECM nach dem individuellen Bedarf des Anwenders hinsichtlich der zahlreichen gesetzlichen Auflagen unterstützen soll. Diese Compliance-Anforderungen stellen die Unternehmen zunehmend vor Probleme, weil sie eine umfassende und transparente Datenbasis für eine präzise Dokumentation der Geschäftsvorgänge notwendig machen. Die Checkliste beschäftigt sich deshalb in zehn Fragestellungen mit den relevanten Compliance-Aspekten von der gesetzeskonformen Speicherung über die Sicherung der Integrität gesetzlich wichtiger Dokumente bis zu ihrer revisionssicheren Verwaltung.

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