ERP-Systeme schwächeln beim Output-Management

ERP-Systeme wie SAP verfügen über andere Stärken, als sich mit der Gestaltung, dem Druck und Versand von Geschäftsdokumenten zu beschäftigen. Diese Aufgabe übernehmen spezielle Output Management-Lösungen, deren Nutzen vor allem in der Beschleunigung von Prozessen und einer deutlichen Kostenersparnis liegen.

Zu den klassischen Funktionen eines Unternehmen gehört der reibungslose Austausch von Rechnungen, Bestellungen, Versandbenachrichtigungen, Berichten, Gehaltsabrechnungen und anderen Dokumente. Über 30 Milliarden solcher Geschäftsdokumente werden in Deutschland jährlich in Form von Papier generiert, gedruckt, für den Versand vorbereitet und kommuniziert. Doch trotz dieses erheblichen Volumens gehörte das Management dieses Outputs bisher nicht zu den Bereichen, die von den Firmen einer besonderen Kosten- und Nutzenbetrachtung unterzogen wurden.

Dabei haben sich seit geraumer Zeit neue Kommunikationsstandards und –kanäle etabliert. Sie eröffnen neue und wirtschaftlichere Möglichkeiten für die Versendung von Geschäftsdokumenten. Andererseits entstehen im Markt zunehmend Anforderungen, die herkömmliche Papier-basierte Kommunikation durch digitale Formate abzulösen. Und es können neue Ertragschancen genutzt werden, weil sich beispielsweise Rechnung durch eine Integration von kundenspezifischen Angeboten offensiv als Vertriebsinstrument einsetzen lassen.

ERP-Systeme haben andere Stärken als das Output-Management

Aber mehrheitlich stellen die Unternehmen in der Praxis fest, dass die Output-Funktionen ihres ERP-Systems nur teilweise oder sogar nur in geringem Maß ihren Anforderungen entsprechen. Ursache ist, dass die betriebswirtschaftlichen Standardsysteme andere Stärken haben, als Daten in Geschäftsdokumenten wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Bestellungen, Versandbescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen zu gestalten, zu drucken oder auch interaktiv zu verwenden. Dadurch ist das operative Handling des Output-Managements für die Geschäftskommunikation nur unzureichend automatisiert, so dass die Prozesse personalintensiver, zeitlich aufwendiger und nur geringfügig reaktionsfähig sind.

Dafür gibt es Output Management-Lösungen (OM) wie die Business Communication Platform (BCP) von StreamServe. Ihre Stärke liegt darin, die Daten aus den ERP-Anwendungen und weiteren Applikationen auf einfachste Weise zusammen zu führen, sie in beliebige Formate zu konvertieren und über den wirtschaftlichsten Weg an die Adressaten zu verteilen. Und der nächste Schritt zum interaktiven Dokument ist ebenfalls integriert. Damit wird Ihre Geschäftskommunikation nicht nur attraktiver, sondern auch wesentlich schneller und vor allem deutlich kostengünstiger. OM-Lösungen stellen deshalb eine Ergänzung zu den ERP-Systemen dar, weil die beidseitigen Stärken zusammen geführt werden.

„Output-Management-Systeme kompensieren damit typische Schwächen der betriebswirtschaftlichen Standardsysteme“, erläutert Michael Frauen, Geschäftsführer des Lösungsanbieter StreamServe. „Sie leisten dabei eine Integrations- und Verarbeitungsfunktion und unterstützen Web Services-Formate sowie alle gängigen Standards wie XML, WSDL, SOAP und Directory Services.“ Außerdem könnten sie Dokumente in jedem beliebigen Format oder über verschiedene Kanäle zuleiten, egal ob sie ursprünglich auf gedrucktem Output, Fax, E-Mail, dem Internet, EDI, XML oder auf Nachrichten für mobile Geräte beruhen.

Moderne Geschäftskommunikation in der Praxis

So nutzt beispielsweise die Bayer AG nutzt das Output-Management-System für ihr täglich rund 50.000 Druckjobs, 8.000 Faxe und 8.000 Archivierungen, um den Druck von PCL-, PDF- und Postscript-Dokumenten weltweit zu vereinheitlichen und das Corporate Design von Formularen umsetzen zu können. Sie stammen aus unterschiedlichen Ausgabekanälen wie Drucker, Faxgerät oder E-Mails. Dabei werden die Layouts zentral verwaltet und weltweit auf allen SAP-Systemen zeitnah verfügbar gemacht. sein. Auch die RDI- und OTF-Datenströme werden für das Management der Geschäftskommunikation bei Bayer unterstützt.

Dagegen nutzt der Paketdienst und Logistiker TNT eine solche Lösung, um die Pakete pünktlicher beim Kunden abzuliefern. Sie vereinfacht die tägliche Erstellung der Auslieferungs-Listen aller Niederlassungen mit Hilfe der Personalisierungsmöglichkeiten dese Systems, wodurch den zahlreichen Fahrern jeweils automatisch für alle Sendungen und Strecken optimierte Lieferlisten zur Verfügung zu stellen. Berücksichtigt werden können hierbei auch individuelle Erfahrungen der Fahrer in Bezug auf schnellste Strecken oder Routen.

Einen anderen Fokus hat etwa der Bundesverband der Betriebskrankenkassen (BKK-BV). Statt wie in der Vergangenheit jährlich mehrere Hunderttausend Briefe postalisch zu verschicken, nutzt der Verband inzwischen zunehmend E-Mails als Kommunikationsmedium. Er spart dadurch nicht nur in erheblichem Umfang Portokosten, sondern kann mit der StreamServe-Lösungung Business Communication Platform (BCP) auch eine höhere Automatisierung der Abläufe erreichen. So dauert der Versand jeder E-Mail samt Attachement lediglich 0,6 Sekunden. Zukünftig soll die Geschäftskommunikation für insgesamt 37 Prozesse elektronisch realisiert werden. Der Bundesverband zielt darauf ab, in der Geschäftskommunikation sukzessive einen Medienwechsel vom Papier zu elektronischen Formaten vorzunehmen.

Bei dem Schweizer Logistik- und Transportunternehmen Setz Gütertransport AG wiederum wird die Lösung zur Geschäftskommunikation zur elektronischen Anbindung von Kunden mit unterschiedlichen ERP-Systemen an die internen IT-Systeme eingesetzt, um auf digitalem Weg die Auftragserfassung durchzuführen und die Transportdaten zu übermitteln. Allerdings geschah dies über eine speziell programmierte, kundenspezifische Schnittstelle. „Diese Prozedere war viel zu aufwändig, zeitraubend und letzten Endes auch sehr teuer“, erklärt Marcel Riedweg, IT-Projektleiter der Setz AG.

Diese Konvertierung der Daten übernimmt nun das Output-Management-System von StreamServe. Es wandelt die eingehenden Informationen um und sendet sich dann im richtigen Format an das ERP-System von Setz. „Dauerte die Anbindung eines Kunden früher drei bis vier Monate, bis sie hundertprozentig lief, so bekommen wir dies heute in einem Monat hin“, beschreibt Riedweg den deutlichen Nutzen der speziellen Lösung für die Geschäftskommunikation.