Ganzheitliche Digitalisierung vom Versand bis zur elektronischen Archivierung

Auch wenn sich die klassische Rechnung auf Papier in die digitale Neuzeit gerettet hat, bekommt sie zunehmend elektronische Konkurrenz. Denn durch die aufwändigen Abläufe mit vielfältigen manuellen Arbeitsschritten machen die herkömmlichen Verfahren bei der Rechnungsstellung ebenso wie beim Rechnungseingang zu teuer. Eine durchgängige Digitalisierung hingegen verspricht schlankere und schnellere Prozesse.

In Zeiten einer schwachen oder labilen Wachstumsentwicklung gestaltet sich für die Unternehmen auch die Liquiditätssicherung schwierig. Sie wird zusätzlich dadurch erschwert, dass aufgrund von Basel II höhere Anforderungen an die Kreditvergabe bestehen und der Kapitalmarkt zurückhaltender als früher Fremdkapital zur Verfügung stellt. Deshalb sind die Unternehmen immer mehr darauf angewiesen, dass sie ihre Leistungen ohne Verzug berechnen und ihre Forderungen schnell beglichen werden.

Doch die Rechnungsstellungsprozesse entsprechen in den meisten Firmen nicht mehr den heutigen Anforderungen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Erhebung der ORGA GmbH unter 817 Firmen mit mehr als 25 Mio. Euro Umsatz. Danach ist lediglich jeder dritte befragte Finanzmanager mit den Rechnungsabläufen in seinem Unternehmen zufrieden und erachtet diese als nicht oder nur geringfügig verbesserungswürdig. Dagegen werden sie von fast zwei Dritteln als modernisierungsbedürftig bewertet. 17 Prozent von ihnen sehen sogar noch größere Probleme, die in ihren Augen grundlegende Veränderungen notwendig machen.

Optimierungsbedarf erkannt

Ursache der kritischen Einschätzungen sind vor allem unwirtschaftliche Bedingungen in diesem Bereich. So klagen etwa zwei Drittel der Finanzverantwortlichen der ORGA-Studie zufolge über einen zu hohen manuellen Aufwand und zu lange Durchlaufzeiten. Aber auch die fehlende Möglichkeit einer modernen elektronischen Bearbeitung von Rechnungen trägt für 59 Prozent eine Schuld an den unbefriedigenden Verhältnissen. Als weiteres Problem wird von jedem zweiten Befragten die unzureichende Transparenz und fehlende Möglichkeiten einer automatischen Weiterverarbeitung angesehen.

„Diese Ergebnisse sprechen deutlich für eine elektronische Abwicklung der Rechnungsstellung“, urteilt Holger Fiederling, Position bei der ORGA, und meint damit Electronic Bill Presentment- Lösungen (EBP). Hierbei werden Rechnungen digital versendet und dabei mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, um den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Identität und Authentizität der Kommunikationspartner sowie der Integrität der übertragenen Daten zu entsprechen. Zu den Medien für die Übertragung der signierten Rechnungen gehören Fax, E-Mail und Download über einen Webbrowser. Mögliche Rechnungsformate bei ORGA EBP sind XML, EDIFACT, IDOC, PDF sowie proprietäre Formate.

Diese EBP-Lösung lässt sich bereits bei rund 10.000 Rechnungen jährlich wirtschaftlich einsetzen. Doch auch wenn sich ein Unternehmen erst an der Schwelle dieses Volumens befinde, kann nach Meinung von Fiederling bereits jetzt die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse sinnvoll sein, weil dies eine perspektivisch ausgerichtete Entscheidung darstellt. „Die Digitalisierungsbestrebungen der Unternehmen werden sich zwangsläufig auch auf diesen Bereich ausdehnen, um hier ebenfalls eine höhere Effizienz zu schaffen“, sieht er einen logischen Entwicklungsprozess in Richtung EBP.

Kostenanalyse spricht für EBP

Tatsächlich sprechen bei einem genaueren Blick gleich mehrere Faktoren dafür, im Billing-Bereich Abschied von den klassischen Prozessen zu nehmen. Vor allem sind es die beträchtlichen Porto-, Druck- und Materialkosten in der herkömmlichen Rechnungsstellung, die nach einer wirtschaftlichen Optimierung rufen. So erzeugt nach Analysen der Universität Frankfurt jede vierte in einem Briefumschlag versendete Zahlungsmitteilung Kosten zwischen 10 und 60 Euro, während die elektronische Alternative im Durchschnitt Aufwendungen von lediglich 2 Euro verursachen.

Auch der hohe manuelle Aufwand bei den herkömmlichen Rechnungsstellungsprozessen hat seinen Anteil bei den Kostennachteilen. Denn es fehlt beispielsweise an Workflow-gesteuerten Abläufen wie bei einer EBP-Lösung, in denen Rechnungen automatisch geprüft oder mit Bestelldaten abgeglichen werden. Solche automatisierten Vorgänge reduzieren die Durchlaufzeiten von Rechnungen, so dass sich in erheblichem Umfang Bearbeitungskosten einsparen lassen.

Höhere Prozessqualität verringert den Reklamationsaufwand

Ebenso führt die Automatisierung zu einer höheren Prozessqualität, so dass die Fehlerquote verringert werden kann und sich damit die Folgekosten in der Reklamationsbearbeitung senken lassen. Dieser Aspekt spielt in der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit der Rechnungsstellungsprozesse eine wesentliche Rolle, da derzeit etwa jede dreißigste Zahlungsmitteilung beanstandet wird. Bei den deutschen Unternehmen schlägt dies jährlich mit insgesamt rund 2,5 Milliarden Euro zu Buche. Der hohe Aufwand resultiert aus der durchschnittlich fast 25 Minuten dauernden Fehlersuche und Korrektur bei jeder beanstandeten Rechnung.

Sowohl lange Bearbeitungszeiten als auch Reklamationen sowie die postalische Zustellung der Rechnungen bewirken verzögerte Zahlungseingänge. Als Konsequenz wird die Liquidität des Unternehmens eingeschränkt und entstehen Zinsverluste. Mittels Electronic Bill Presentment können die Rechnungen aufgrund der kürzeren Durchlaufzeiten und schnelleren elektronischen Übermittlung hingegen mehrere Tage früher beim Empfänger sein, so dass die Forderungen in ähnlicher zeitlicher Größenordnung früher beglichen werden.

„Durch eine Verringerung der so genannten Sales Days Outstanding, also der Außenstandstage, wird die Unternehmensfinanzierung deutlich erleichtert“, skizziert der ORGA-Spezialist Fiederling die positiven Liquiditätseffekte.

Verschlankung der Rechnungsprozesse

Den optimalen Nutzen sieht er jedoch erst bei ganzheitlicher Digitalisierung gewährleistet, also wenn auch der Rechnungseingangsprozess digital gestaltet wird, wie es über die ORGA-Lösung AREV möglich ist. Damit werden eingehende Rechnungsdokumente eingescannt, die Informationen von der selbstlernenden Software eingelesen und mit den Kreditor- und Bestelldaten abgeglichen. Die Weiterverarbeitung erfolgt ebenso wie bei EBP Workflow-gesteuert.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt stellt die elektronische Archivierung der Rechnungsdokumente dar. „Auf dieser Basis wird eine schnelle umfassende Verfügbarkeit der Rechnungen auch in anderen betrieblichen Funktionen wie beispielsweise im Call Center oder in elektronischen Kundenakten erreicht“, begründet Fiederling. „Bei einer durchgängigen Digitalisierung mittels ORGA EBP erfolge automatisch eine gesetzeskonforme Archivierung, die den steuerrechtlichen Erfordernissen nach GDPdU entsprechen. Der Zugriff darauf sei via SAP GUI direkt im entsprechenden Vorgang oder über einen Internet-Browser möglich. Optional könnten zudem Datenextrakte für das Finanzamt erstellt werden.

„Eine durchgängige Digitalisierung vom Einsatz einer EBP-Lösung über die elektronische Verarbeitung der Rechnungseingänge bis zur elektronischen Archivierung erzeugt eine deutliche Verschlankung der Prozesse“, zeigt Fiederling die strategische Zielsetzung auf. „Dies führt zu einer höheren Leistungsfähigkeit, mehr Flexibilität und vor allem zu geringeren Kosten“, beschreibt er den zählbaren Nutzen. „Somit stellt die konsequente Digitalisierung ein Fitness-Programm für die Rechnungsprozesse dar.“