Herkömmliches Desktop-Management schwächelt bei den modernen Anforderungen

Das Zukunftsmodell der Arbeitsplatzgestaltung führt weg von starren, ortsgebundenen Formen hin zu flexiblen und Endgeräte-unabhängigen Konzepten. Sie orientieren sich gleichzeitig stärker an den Geschäftsprozessen und bewirken durch eine schlankere Administration deutliche Kostenersparnisse.

Immer seltener sitzen die Mitarbeiter der Unternehmen ausschließlich an ihrem Schreibtisch. Nach einer Intel-Studie entfällt bereits jetzt durchschnittlich ein Drittel der täglichen Arbeitszeit auf Tätigkeiten an anderen Orten. Auch die Zahl der mobilen Mitarbeiter wird steigen und sich laut den Erwartungen des Marktforschungsinstituts IDC bis 2009 weltweit auf 850 Million summieren. Allein in Europa sollen bereits im kommenden Jahr rund 100 Million Menschen für ihren Arbeitgeber ständig unterwegs sein.

Darunter fallen keineswegs nur die typischerweise mobilen Jobs im Vertrieb und Kundenservice vor Ort. Sondern durch die wachsende Vernetzung der Wirtschaft richten Hersteller in der Industrie beispielsweise auch immer häufiger Arbeitsplätze bei ihren Lieferanten ein, es arbeiten Dienstleister zur Projektunterstützung über Wochen oder Monate in den Büros der Kunden und planen unternehmensübergreifende Projektgruppen neue Produkte. Somit werden die klassischen Arbeitsmethoden zusehends obsolet und müssen durch flexible Arbeitsplatzmodelle ersetzt werden.

Feste Endgeräte verhindern Mobilität

„Notwendig ist ein grundsätzliches Umdenken im Management flexibel gestaltbarer Arbeitsplatzumgebungen“, urteilt Robert Gerhards, Geschäftsführer des Beratungshauses centracon. „Es müssen die Voraussetzungen dafür schaffen werden, dass Mitarbeiter beim Wechsel an einen neuen Einsatzort möglichst kurzfristig eine Arbeitsplatzumgebung mit aufgabengerechtem Zugriff auf die erforderlichen Anwendungen vorfinden.“ Mit den bisher auf feste Endgeräte ausgerichteten Konzepten ist dies nicht möglich, weil hier jede Arbeitsplatzveränderung komplexe und zeitintensive Projekte auslöst, bei denen sich die IT-Administration um die individuellen Benutzerrechte kümmern, lokale Anwendungen übertragen und Konfigurationen anpassen muss.

Der Weg zu einem alternativen Arbeitsplatz-Management geht über eine dynamische Zuordnung der Applikationen entsprechend der Geschäftsprozess-Anforderungen. Auf diese Weise wird jedem Mitarbeiter ein an seinem individuellen Bedarf ausgerichtetes Portfolio an Software und Berechtigungen zur Verfügung gestellt. Davon ist die Unternehmensrealität jedoch meist noch weit entfernt. Stattdessen wird den Mitarbeitern meist ein aus der internen Installationshäufigkeit abgeleitetes Set an Applikationen auf ihren Desktops zugewiesen. Eine derart pauschale Zusammenstellung des Software-Portfolios entspricht jedoch häufig nicht dem tatsächlichen Bedarf der Benutzer.

Zudem entsteht beim bisherigen Vorgehen häufig der Effekt, dass den Mitarbeitern auf ihrem Client zu viele Anwendungen implementiert werden, die zwar Lizenzgebühren kosten und regelmäßig Service-Aufwand erzeugen, aber trotzdem keinen Beitrag zur Wertschöpfung bieten. Dass es sich dabei um ein weit verbreitetes Problem handelt, zeigen die Erkenntnisse des Marktforschungsinstituts Gartner: Seinen Analysen zufolge liegt die Quote der ungenutzten Software immerhin bei 42 Prozent.

Zentralisierung und Virtualisierung erforderlich

Erforderlich ist gleichzeitig eine zentrale Steuerung und virtuelle Bereitstellung von Software, damit die gewünschte Mobilität erreicht wird: Werden die Benutzerprofile zentral hinterlegt und gemanaged, dann sind die Mitarbeiter prinzipiell nicht mehr an bestimmte Endgeräte gebunden. „Sie können aufgrund der geringeren Infrastrukturabhängigkeit ihre Job-Funktionen mit allen definierten Berechtigungen für Anwendungen auch an anderen Arbeitsplätzen und Standorten des Unternehmen vornehmen“, erläutert Gerhards.

Zudem erlauben zentral gesteuerte Benutzerkonfigurationen, sehr schnell Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter oder ein spezielles Projekt bereit zu stellen, weil eine geringe Infrastrukturabhängigkeit besteht. Selbst der temporäre oder längerfristige Einsatz in den Räumlichkeiten von Kunden und Partnern ist bei vollständigem Zugriff auf die zugeordneten Anwendungen prinzipiell möglich. Eine auf diese Weise gewonnene Mobilität gibt dem Unternehmen deutlich mehr Handlungsspielräume für eine flexible organisatorische Planung.

Die technische Umsetzung eines solchen alternativen Client-Managements kann auf sehr verschiedene Weise erfolgen. Sie steht nicht zuletzt in Abhängigkeit zu den individuellen Infrastruktur-Voraussetzungen, Organisationsbedingungen und Anforderungen des Unternehmens. So ist ein partieller oder umfassender Einsatz der Centric-Technologie zur zentralen Bereitstellung von Arbeitsplätzen ebenso grundsätzlich möglich wie die Virtualisierung von Applikationen, Identity Management-Lösungen oder Tools für das Konfigurations-Management über Standorte hinweg. Notwendig sind aufgrund der Zentralisierung in jedem Fall qualitative Netzverhältnisse mit ausreichender Bandbreite, hoher Verfügbarkeit und anforderungsgerechten Latenzzeiten.

Flexibilität für Outtasking-Strategien

Mehr Flexibilität und Mobilität in der Unternehmensorganisation sind tatsächlich nicht die einzigen Nutzenaspekte eines zentral ausgerichteten und Endgeräte-unabhängigen Client-Managements. Vielmehr erzeugt diese Zentralisierung auch schlankere Administrationsverhältnisse und deutlich weniger Ressourcen beim Desktop-Service. Nach Praxiserfahrungen können dadurch beim Support der lokalen Benutzersysteme Kostenersparnisse von bis zu 60 Prozent erzielt werden.

Aber noch ein anderer vorteilhafter Aspekt verbirgt sich in der Zentralisierung: Sie erleichtert Unternehmen die Umsetzung von Outtasking-Maßnahmen, da die zentralen und von der Infrastruktur abgekoppelten Ressourcen vergleichsweise einfach auf einen Dienstleister übertragen werden können. Insofern entstehen daraus Optionen, die Unternehmen deutlich flexibler in ihren IT-Strategien machen.