Herkömmliches Desktop-Management schwächelt

Das Zukunftsmodell der Arbeitsplatzgestaltung führt weg von starren, ortsgebundenen Formen hin zu flexiblen und Endgeräte-unabhängigen Konzepten. Sie orientieren sich gleichzeitig stärker an den Geschäftsprozessen und bewirken durch eine schlankere Administration deutliche Kostenersparnisse.

Die Unternehmen unterliegen inzwischen aufgrund der Wettbewerbseinflüsse, Fusionen und Restrukturierungen der betrieblichen Organisationsstruktur einer großen Veränderungsdynamik. In dieser Hinsicht kommt dem Management der Client-Arbeitsplätze eine besondere Bedeutung zu. Denn damit sich solche fortlaufenden Veränderungsprozesse effizient gestalten lassen, müssen Mitarbeiter beim Wechsel an ihrem neuen Einsatzort möglichst kurzfristig eine Arbeitsplatzumgebung mit einem aufgabengerechten Zugriff auf Anwendungen vorfinden.

Umdenken beim Desktop-Management notwendig

Für diese Mobilitätsanforderung haben die starren Technik-fokussierten und auf feste Endgeräte ausgerichteten Benutzerkonzepte allerdings meist keine ausreichenden Antworten gefunden. Somit führt jede Arbeitsplatzveränderung zu komplexen und zeitintensiven Projekten, bei denen sich die IT-Administration um die individuellen Benutzerrechte kümmern, lokale Anwendungen übertragen und Konfigurationen anpassen muss.

„Notwendig ist ein grundsätzliches Umdenken im Management benutzergerechter und flexibel gestaltbarer Arbeitsplatzumgebungen“, urteilt Robert Gerhards, Geschäftsführer des Systemhauses centracon. Dessen Konzept für ein alternatives Desktop-Management beginnt damit, dass die klassische Technikorientierung durch eine Prozessorientierung abgelöst werden soll. In der Konsequenz definiert dann nicht mehr wie bisher die IT-Administration, welcher Mitarbeiter welche Desktop-Konfiguration erhält, sondern diese Entscheidung soll in die Hoheit der Fachabteilungen verlagert werden, wo die Prozesskompetenzen bestehen.

Damit einher geht eine veränderte inhaltliche Struktur der Benutzerprofile. Gegenwärtig wird den Mitarbeitern meist ein aus der Installationshäufigkeit im Unternehmen abgeleitetes Set an Applikationen zugewiesen, das in der Regel aus drei klassifizierten Anwendungsgruppen besteht. Dazu gehören der Core Load mit typischerweise zehn bis fünfzehn Applikationen wie etwa SAP und Microsoft Office, ergänzt durch optionale Softwareprogramme und Spezialanwendungen.

Eine derart pauschale Zusammenstellung des Software-Portfolios nach dem Prinzip der Nutzungshäufigkeit im Unternehmen entspricht jedoch häufig nicht dem tatsächlichen Bedarf der Benutzer, sondern das Portfolio an Software und Berechtigungen muss am individuellen Bedarf ausgerichtet werden. „Sein Client ist dann so funktionsstark wie notwendig und so schlank wie möglich“, beschreibt Gerhards. Zudem wird der bei herkömmlichen Benutzerprofilen typische Effekt vermieden, dass auf den Clients zu viele Anwendungen bestehen, die unnötigerweise Lizenzgebühren kosten und regelmäßigen Service-Aufwand erzeugen. Nach den Erkenntnisse des Marktforschungsinstituts Gartner liegt die Quote der ungenutzten Software immerhin bei 42 Prozent.

Zentralisierung und Virtualisierung erzeugen mehr Mobilität

Ergänzend zu dem individuell definierten Benutzerprofil ist eine zentrale Steuerung und virtuelle Bereitstellung von Software erforderlich. Dadurch sind die Mitarbeiter prinzipiell nicht mehr an bestimmte Endgeräte gebunden. „Sie können aufgrund der geringeren Infrastrukturabhängigkeit ihre Job-Funktionen mit allen definierten Berechtigungen für Anwendungen auch an anderen Arbeitsplätzen und Standorten des Unternehmen vornehmen“, erläutert Gerhards.

Zudem verbirgt sich in der größeren Flexibilität und Mobilität nicht der einzige Nutzenaspekte eines zentral ausgerichteten und Endgeräte-unabhängigen Konzepts für das Client-Management. Vielmehr erzeugt die damit verbundene Standardisierung von Service-Prozessen auch eine schlankere Administrationsstruktur mit größerer Transparenz der Zuständigkeiten und weniger Schnittstellen in den Serviceprozessen. Ebenso reduziert sich der Ressourcenbedarf bei den Desktop-Services. „Beim Support der lokalen Benutzersysteme können auf diese Weise Kostenersparnisse von bis zu 60 Prozent erzielt werden“, weiß der centracon-Geschäftsführer aus Praxisprojekten.