Information Builders mit fünf Regeln für den Aufbau eines Kennzahlensystems

Soll ein Unternehmen gesteuert werden, sind betriebswirtschaftliche Kennzahlen die Instrumente der ersten Wahl. Hierüber können Ziele definiert und deren Erreichen kontrolliert werden. Kommen dann noch Business Intelligence-Lösungen zum Einsatz, stehen die notwendigen Kennzahleninformation schnell zur Verfügung. Aufgrund der besonderen Bedeutung der Kennzahlen für die Ergebnisse der Analysen hat Information Builders die wichtigsten Regeln einer erfolgreichen Einführung zusammengetragen:

Die Anwender-Brille aufsetzen: Informationsnutzer in den Unternehmen lassen sich in vier Gruppen aufteilen: Anwender in den Fachabteilungen, Controller, technisch versierte Benutzer und Entwickler, die sich intensiv mit der Lösung auseinander setzen. Die Informationsstruktur muss daher die Bedürfnisse der Mehrheit der Anwender in den Vordergrund stellen. Nur bei der Bedarf sollten anspruchsvolle Reporting-, Statistiken- oder Simulationsfunktionen ergänzt werden.

Zugriffsaufwand minimieren: Je weniger Klicks für den Zugriff auf die Informationen erforderlich sind, desto geringer ist auch der Aufwand für die Nutzer. Bei der Implementierung von Business Intelligence-Lösungen muss darauf geachtet werden, dass die größtmögliche Anzahl an Nutzern mit nur zwei Klicks zum Ergebnis gelangen kann.

Erfahrene Benutzer sind die Informationsproduzenten: Entwickler erstellen das Gros der Reports und Analysen, die von Anwendern genutzt werden. Allerdings können die Entwickler nie vorhersehen, welche Informationen die Anwender benötigen. Daher sollten die technisch versierten Anwender eine Doppelrolle übernehmen, wenn sich die Anfragen häufen.

Klare Kommunikation der Strategie und Kennzahlen: Die Strategie und die Kennzahlen sollten kontinuierlich über das Intranet oder bei Meetings kommuniziert werden. Besser ist es, wenn die Verantwortlichen deutlich machen, woran die Strategieumsetzung gemessen wird. Hierüber wird die Transparenz erhöht und den Mitarbeitern die Möglichkeit gewährt, selber gut das Erreichen der Ziele einzuwirken.

BI muss eine strategische Unternehmensentscheidung sein: Damit die Investition in BI-Lösungen Früchte trägt, muss die Implementierung eine strategische Entscheidung der Geschäftsleitung sein. Alle betroffenen Mitarbeiter müssen frühzeitig in Tool-Auswahlprozesse integriert werden. Nur so können die Rahmenbedingungen für eine breite Akzeptanz geschaffen werden.