Komplexe Geschäftsprozesse leiden unter Effizienzproblemen

Obwohl mit viel Engagement an der Prozessorientierung gearbeitet wird, erweisen sich die meist komplexen und aufwändig implementierten Geschäftsprozesse als sehr behäbig. Notwendig ist Umdenken beim Business Process Management.

Zahlreiche Unternehmen scheitern in ihrer Absicht, prozessorientierte Organisationsstrukturen aufzubauen, weil ihre Projekte nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen. Nicht einmal jede zehnte Firma verzeichnet nach einer Erhebung der egip Software AG eine Erfolgsquote von über 90 Prozent. Bei etwa einem weiteren Viertel liegt sie zumindest oberhalb von 75 Prozent. In allen anderen Fällen zeigt sich hingegen ein düsteres Bild. So geben fast vier von fünf an, dass sie ihre Projektziele zur Prozessgestaltung nur zur  Hälfte bis drei Viertel erreichten. 28 Prozent der Firmen mussten sogar eine Misserfolgsquote von 50 Prozent und mehr verzeichnen.

Zu komplexe Projekte häufige Ursache

Als wesentliche Schwierigkeiten der Projekte nennen etwa zwei Drittel der befragten Prozessverantwortlichen in Mittelstands- und Großunternehmen lange Realisierungszeiten und begrenzte personelle Ressourcen. Die Projektkosten hingegen stellen, ebenso wie die Prozesskompetenzen, meist nur ein untergeordnetes Problem dar. Stattdessen erweisen sich in der Praxis offenbar Akzeptanzschwierigkeiten seitens der Mitarbeiter als typische Hürde auf dem Weg zum Projekterfolg. Sie werden von 62 Prozent als einer der zentralen Gründe für unbefriedigende Ergebnisse genannt.

Diese offensichtliche Diskrepanz zwischen den Notwendigkeiten einer Prozessorientierung einerseits und der tatsächlichen Realisierungsqualität andererseits gehört zu den Kernproblemen, die in der Praxis immer wieder auftauchen. Häufig sind die Projekte zu umfassend geplant und verlieren dadurch in der operativen Umsetzung das Ziel aus den Augen. Denn aus Sicht der Praxiserfahrungen gilt eine logische Rechnung: Je komplexer das Vorhaben, desto vielfältiger sind die Realisierungsbedingungen und umso unklarer ist die Erfolgswahrscheinlichkeit.

Anwendungsintegration bedeutet noch keine Prozessgestaltung

Eine weitere wesentliche Ursache besteht oft auch in der mangelhaften Integrierbarkeit verschiedener Software. Nicht zuletzt aus dieser Problematik heraus wurde die Idee Enterprise Application Integration (EAI) geboren. Damit werden prizipiell die Voraussetzungen geschaffen, die Flexibilität der IT-Landschaft zu erhöhen und das Potenzial bestehender Anwendungen effizienter nutzen zu können.

Eine perfekte technische Integration bildet jedoch noch nicht zwangsläufig die Summe der Geschäftsprozesse in Fachabteilungen ab. Vor allem werden die komplexen geschäftskritischen Abläufe im Regelfall mit einer IT-gesteuerten Automatisierung von Datenflüssen nicht ausreichend unterstützt. Dadurch wähnt sich das Unternehmen nach erheblichem Aufwand zwar in prozessorientierten Strukturen, die tatsächliche Unterstützung der Abläufe in den Fachabteilungen erweist sich jedoch als unzureichend. Als Folge führt dies dann zu kritischen Einschätzungen der Projekte und Akzeptanzproblemen bei den Mitarbeitern, da sie ihre Anforderungen nicht vollständig in den Prozessen abgebildet sehen.

Weniger ist oftmals mehr

Darüber hinaus besteht ein Kernproblem darin, dass sich die Unternehmen in einer immer größeren Veränderungsdynamik befinden. Dadurch gelangen komplexe Geschäftsprozesse, an denen möglicherweise verschiedene Organisationsbereiche oder sogar zusätzlich noch externe Partner beteiligt sind, schnell an ihre Flexibilitätsgrenzen. Ebenso lassen sich bei solchen umfassend angelegten Prozessstrukturen Modifikationen der fachlichen Anforderungen nur mit großem Aufwand abbilden. Insofern müssen Grundbedingungen geschaffen werden, die erforderliche Veränderungen an den Abläufen ohne jeweils aufwändige Change-Projekte ermöglichen.

Nicht zuletzt auch angesichts der Unzufriedenheit mit der Prozessrealität gilt es deshalb, unter dem Blickwinkel transparenterer Abläufe die bisherigen Grundprinzipien der Prozessorientierung teilweise kritisch zu hinterfragen: Anders als bisher sollte mehr in der Dimension der Einfachheit gedacht werden. Abgeleitet aus einem übergreifenden Prozesskonzept, sollten dabei insbesondere für die sehr wertschöpfenden und unternehmenskritischen Anforderungen jeweils einzelne, überschaubare Prozesse modelliert werden.

Sie lassen sich schneller umsetzen und später einfacher modifizieren. Sofern die Projekte gleichzeitig stärker von den Kompetenzen der Fachabteilungen geprägt und weniger aus einem zu technischen Fokus heraus gestaltet werden, ist zudem eine hohe Bedarfsqualität gewährleistet.