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Meta Workflow Management erweitert den BPM-Gedanken

Der bisher IT-lastige Ansatz beim Business Process Management muss nach Meinung von Gartner durch ein Meta Workflow-Konzept ergänzt werden, um die lang laufenden und personenzentrierten Prozesse effizienter steuern zu können.

Das Thema Geschäftsprozesse erzeugt bei den Verantwortlichen der Fachabteilungen eine Menge Unzufriedenheit. Nach einer Erhebung der egip Software fühlen sie sich nur zu 56 Prozent vom IT-Bereich ausreichend in die Planung und Realisierung der Projekte einbezogen. Zudem üben sie mehrheitlich Kritik am Prozessverständnis der Kollegen aus der Informationstechnik und sind der Auffassung, dass die Geschäftsprozesse häufig zu IT-fokussiert angelegt seien.

Dieses Votum entspricht auch den Einschätzungen des Marktforschungsunternehmens Gartner. Es kam letztes Jahr in einer Studie zu der Feststellung, dass es den traditionellen und IT-lastigen Gedanken von Business Process Management (BPM) zu überwinden gelte. Einem komplementären BPM-Ansatz kommt heute eine enorme Bedeutung zu.

Denn das traditionelle Business Process Management bezieht sich lediglich auf einen eingegrenzten Bereich der existierenden Unternehmensprozesse. Es handelt sich dabei um die kurzlaufenden und mäßig komplexen Prozesse mit hoher Frequenz wie etwa Buchungsvorgänge, die mit Hilfe von ERP-Systemen oder Workflow Tools in hohem Maße automatisiert werden.

Automatisierung von Datenflüssen nicht ausreichend

Wenig Berücksichtigung finden hierbei jedoch die langlaufenden, komplexen und personenorientierten End-to-End-Prozesse. Diese, ursprünglich von dem egip Software Kunden T-Systems, als Meta Workflow bezeichneten Vorgänge, machen jedoch einen erheblichen Anteil der relevanten Unternehmensprozesse aus. Dazu gehören etwa die vielschichtigen Abläufe für das Finanz-, Beschaffungs- oder Risikomanagement ebenso wie die Vorgänge für die Konzernabschlüsse. Sie kennzeichnen sich einerseits durch eine hohe Wertschöpfungsrelevanz, andererseits sind sie typischerweise mit hohen Prozesskosten verbunden.

Solche komplexen geschäftskritischen Abläufe können im Regelfall mit einer IT-gesteuerten Automatisierung von Datenflüssen nicht ausreichend unterstützt werden, sondern bedürfen der Unterstützung eines speziellen Meta Workflow Tools. Dessen Kernaufgabe besteht darin, drei wesentliche Dimensionen der Prozessorientierung zu einem integrativen Gesamtkonzept zu bündeln: Abläufe zu definieren, sie zu operationalisieren und zu überprüfen.

Dabei geht es im Gegensatz zu EAI- und Workflow-Systemen nicht um einen Datenaustausch zwischen Fremdsystemen. Vielmehr bilden die über ein Meta Workflow Tool modellierten und implementierten Prozesse eine organisatorische Klammer um die vorhandenen Hilfsmittel und Tools.

Meta Workflow am Beispiel Beschaffungsmanagement

Ein konkretes Einsatzfeld für solche Meta Workflows sind die Beschaffungsprozesse. Sie verfügen über vielfältige Beziehungen zu angrenzenden Vorgängen im eigenen Unternehmen und externen Geschäftspartnern, so dass deren IT-Unterstützung außerordentlich komplex ist. Um die optimale Transparenz im komplexen Prozessnetzwerk des Supplier Relationship Management (SRM) erreichen zu können, wird deshalb eine enge Verknüpfung der beschaffungsrelevanten Transaktionsanwendungen mit den strategischen Anwendungen benötigt.

Sie wird durch den Einsatz eines Meta Workflow Tools erreicht, indem darüber die standardisierten Referenzprozesse auf den Ebenen definiert werden, die der Einkaufsmanager steuern und überwachen möchte. Im konkreten Prozessdurchlauf  werden die im Referenzprozess abstrakt definierten Objekte und Eigenschaften wie Mitarbeiterrollen, Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten, Dauer, Aufwände oder Budgets mit konkreten Personen oder Gruppen, Terminen und Kosten versehen. Die im jeweiligen Prozessschritt für das Einkaufsmanagement benötigten IT-Systeme, Informationen, Dokumente und Geschäftsregeln sind durch lose Kopplung an die formulierten Schritte gebunden.

Risikominderung und Effizienzgewinn

Meta Workflow hat als relativ neues Thema und aufgrund des bisher dominierenden Denkens in der BPM-Dimension die meisten Unternehmen jedoch noch nicht ausreichend erreicht. Dabei besteht ein signifikanter Bedarf, die klassische Prozessausrichtung zu ergänzen. Denn die komplexen Abläufe bergen tendenziell vielfältige Kostentreiber und Effizienzbehinderungen in sich. Insofern lässt sich mit einem Meta Workflow Management ein deutliches Optimierungs- und Rationalisierungspotenzial nutzen. Zudem sind langlaufende End-to-End-Prozesse von höheren Risiken geprägt, die durch den Gewinn an Transparenz eliminiert werden

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