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Mitarbeiterportale im Trend - Virtuelle Heimat

Die Mitarbeiterportale sind eine logische Weiterentwicklung des Intranet und stellen inzwischen vor allen für Großunternehmen eine Selbstverständlichkeit dar. Eine „virtuelle Heimat“ für die Beschäftigten nennt der Automobilkonzern Volkswagen sein Mitarbeiterportal. Ihnen werden dort zielgruppenspezifisch Informationen und Services sowie Arbeitsprozesse und -inhalte zur Verfügung gestellt, die ihre Arbeit unterstützen. Zu den Angeboten gehören zum Beispiel tagesaktuelle Hot News, Unternehmensinformationen sowie Online-Einkaufsmöglichkeiten.

Sogar eine Auto-Uni findet sich dort. Dahinter verbirgt sich in der Selbstdarstellung eine „unternehmenseigene, international anerkannte Institution der Postgraduiertenbildung mit wissenschaftlichem Profil“ die als Kompetenz- und Kulturforum fungiert. Sie soll wettbewerbsrelevantes Wissen mitentwickeln und ins Unternehmen transportieren. Und im VW-Chat können die Beschäftigten standortübergreifend ins Gespräch kommen. „Das B2E-Portal gewährt den Beschäftigten einen schnellen und umfassenden Zugang zu Informationen und Arbeitsprozessen. Dies steigert die Qualität der Arbeitsergebnisse und die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, heißt es auf der Website des Autobauers.

Mitarbeiterportale sind eine logische Weiterentwicklung vom Intranet. Technisch verbirg sich dahinter eine webbasierte Anwendung, die mittels des Internet-Browsers sämtliche Informationen, Prozesse und Applikationen eines Unternehmens auf einer gemeinsamen und einheitlichen Oberfläche bündelt und allen Mitarbeitern personalisiert zur Verfügung stellt. Informationen, die zur Verrichtung der täglichen Arbeit benötigt werden, können vom Mitarbeiter schnell und aktuell über das Mitarbeiterportal beschafft und weitergegeben werden. Betriebliche Arbeitsabläufe und administrative Aufgaben werden durch Geschäftsanwendungen und entsprechende Services effizient unterstützt.

Mitarbeiter- bzw. Unternehmensportale sind das zentrale Instrument zur Umsetzung des elektronischen Human Resources Management. Sie beziehen alle Funktionsbereiche des Unternehmens ein und werden zukünftig das universelle Online-Arbeitsmittel für die gesamte Belegschaft des Unternehmens sein. Das Unternehmen möchte seine internen Geschäftsprozesse optimieren und die Kommunikation zu seinen Mitarbeitern verbessern. Dieses Verhalten prägte den Begriff des Business to Employee (B2E) . Business-to-Employee Portale sollen das Browsen innerhalb als auch außerhalb des Firmennetzes vereinfachen.

HP gehört zu den Pionieren bei der Einführung eines Mitarbeiterportals und sieht sich auch deshalb in der Lage, Erfolgsmeldungen über das Sparvolumen bekannt zu geben: Im ersten Halbjahr nach der Einführung kam es zu weltweiten Kosteneinsparungen von 55 Millionen Dollar. Diese wurden vor allem durch unkompliziertere Geschäftsabläufe, niedrigere Fehleranfälligkeit und eine Automatisierung des Informationsflusses erzielt, heißt es. "Es handelt sich um eine einfache Prozessharmonisierung. Durch die Abbildung von wiederkehrenden Standardprozessen in Checklisten wurden Tausende Web-Seiten samt ihrer Pflege überflüssig. Das spart Kosten", erläutert Fritz Schuller, Geschäftsführer Personal beim Computerhersteller.

Ursprünglich war @hp als Plattform für bestimmte Web-basierende Dienstleistungen der Personalabteilung geplant. Wer beispielsweise auf "Umzug" klickt, erhält eine Checkliste mit allen Arbeitsschritten und Vorgängen - von der Adressänderung im Unternehmen bis hin zum Hinweis, dass die Kfz-Versicherung über die neue Adresse zu informieren ist. Selbst der Tag Sonderurlaub lässt sich über dieses System einbuchen. "Die Verwaltung der Mitarbeiterdaten und der wachsenden Informationen ist bei einem Unternehmen dieser Größe eine kostspielige Arbeit", gibt Schuller zu bedenken.

Die meisten großen Unternehmen haben ein Mitarbeiterportal oder sind auf dem besten Weg dahin. 85 Prozent der global agierenden Konzerne arbeiten laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Meta Group an der Einführung von Mitarbeiterportalen, weil sie sich davon Wettbewerbsvorteile erhoffen. Dazu gehören BASF, Daimler-Chrysler, Deutsche Bank, Lufthansa, Deutsche Bahn und RWE ebenso wie Volkswagen.

Allerdings sind nicht alle Modethemen vergangener Tage Geschichte. „BMW setzt Auktionen verstärkt ein. Wir haben mit Auktionen für einfache Güter angefangen, haben aber festgestellt, dass wir auch komplexe Güter sehr gut ausschreiben können, beispielsweise Dienstleistungen und Produktionsmaterialien. In ein paar Jahren werden wir einen signifikanten Teil unseres Beschaffungsvolumens ausschreiben“, sagte Suchla. Dagegen haben die elektronischen Marktplätze nie die erhoffte Bedeutung erlangt. „Unter den elektronischen Marktplätzen, die in der chemischen Industrie gegründet wurden, hat eine strenge Auslese stattgefunden. Auf der Verkaufsseite ist für uns nur noch der Marktplatz Elemica von Bedeutung.

Auf der Einkaufsseite ist noch CC-Chemplorer relevant“, sagte Thomas Berrang von Bayer Business Services. Trotz der großen Bereinigung unter den Marktplätzen ist die elektronische Beschaffung heute Realität: „Bei Hilfs- und Betriebsstoffen wie Büromaterial bestimmt die Anzahl der Transaktionen die Kosten. Bei diesen Gütern haben wir 80 bis 100 Prozent der versprochenen Sparpotentiale erreicht und damit unsere Prozesskosten um 30 Prozent gesenkt “, sagte Berrang.

Aber nicht nur die Großen sind aktiv. Auch die Mittelständler investieren in dieses Thema, wie eine Befragung durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart ergab. Danach hatten im Jahr 2003 in den Branche Maschinen- und Anlagenbau und Elektrotechnik bereits 37,5 Prozent der Betriebe mit mehr als 200 Beschäftigten ein Mitarbeiterportal im Einsatz. Weitere 17,9 Prozent planten es konkret, und 23,2 Prozent dachten darüber nach.
 
Den Grund sehen Analysten vor allen Dingen darin, dass die Einrichtung eines Mitarbeiterportals mittlerweile auch für mittelständische Unternehmen enorme Vorteile bringt, die diese auf Grund des immer härter werdenden Wettbewerbs nicht ignorieren können. So seien beispielsweise auf der ökonomischen Nutzenseite sinkende Prozesskosten, Personal- und Materialkosteneinsparungen und Einsparungen bei der IT-Konsolidierung zu verbuchen.

Aus strategischer Sicht erhöhen Mitarbeiterportale zugleich die Reaktionsfähigkeit der Mitarbeiter und damit des gesamten Unternehmens, steigern die Motivation am Arbeitsplatz und verbessern die Kommunikation und das Image nach außen. Vorteile, die zum Beispiel der Milchverarbeiter Nordmilch mit Sitz in Bremen bereits zu nutzen weiß. Seit letztem Jahr stellt der Mittelständler seinen Mitarbeitern mit dem so genannten „Nominet“ ein webbasiertes Mitarbeiterportal zur Verfügung, das beim Einschalten des Arbeitsplatz-PCs sofort auf dem Bildschirm erscheint. Eine effiziente Suchmaschine hilft beim schnellen Finden der gewünschten Informationen.

„Wir bieten damit unseren Beschäftigten – über die diversen Standorte hinweg – eine personalisierte Plattform für die interne Kommunikation an“, beschreibt die Projektleiterin Sabine Holland. Zu diesem Zweck wurden zusätzlich bestehende Anwendungen eingebunden. Aufgrund der großen Akzeptanz seitens der Mitarbeiter der Nordmilch eG werden deutliche Erweiterungen anvisiert. Dazu gehört etwa, verschiedene SAP-Module zu integrieren und das elektronische Unternehmensverzeichnis an das vorhandene Content Management-System anzubinden.

Die Einführung von Mitarbeiterportalen bedarf jedoch einer klaren Methodik. Das Unternehmen „sollte mit einem Zugpferd starten“, zeigt sich Wolfgang Littmann, Leiter der Einheit Human Resources Services bei BASF IT Services, mit der eigenen Vorgehensweise zufrieden. In dem Chemieriesen wurde den Mitarbeitern zunächst der Abruf ihrer Arbeitszeitkonten über einen Web-Browser ermöglicht, bis dann sukzessive weitere Funktionen bis zum Reisekostenmanagement hinzu kamen. Nach seiner Erfahrung lässt sich der „Nutzen lässt sich besonders klar machen, wenn Routineaufgaben mit weniger Aufwand erledigt werden können“.

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