Optimierung der SAP-basierten Geschäftsprozesse

Interview mit Christoph Scheuermann, Geschäftsführer des Karlsruher SAP-Systemhauses ORGA GmbH

Die Geschäftsprozesse bilden zwar bekanntermaßen das Rückgrat eines Unternehmens, dennoch sind sie häufig nicht optimal ausgerichtet. Woran liegt dies?

Geschäftsprozesse müssen sowohl eine möglichst hohe Wertschöpfung erzielen  als auch kostenoptimiert und benutzerfreundlich sein. Außerdem sollen sie eine hohe Flexibilität aufweisen, damit ein Unternehmen schnell und bedarfsgerecht auf die Veränderungen des Wettbewerbs reagieren kann. Denn heute geht es nicht mehr nur darum, Geschäftsprozesse einmalig neu zu gestalten, sondern ein kontinuierliches Process Lifecycle Management zu etablieren.

Voraussetzung dafür ist eine prozessorientierte Organisationsstruktur. Derzeit herrscht jedoch häufig noch eine eher funktionale Organisationsstruktur vor. Sie verhindert, dass durchgängige und standardisierte Abläufe geschaffen werden können. Hinzu kommt, dass mitunter auch eine heterogene Softwarelandschaft hinderlich sein kann, um Geschäftsprozesse im notwendigen Maß technisch zu unterstützen.

Welche Nachteile aufgrund unzureichend effizienter und bedarfsgerechter Geschäftsprozesse sind in der Praxis hauptsächlich festzustellen?

Ganz generell sind der Wertschöpfung erhebliche Fesseln angelegt, wenn eine unzureichende Prozessorientierung besteht. Dies wirkt sich einerseits negativ auf der Kostenseite aus, beispielsweise durch unnötige manuelle Aufgaben. Tatsächlich sind es auch in erster Linie die Prozesskosten, die in den Unternehmen ein erhebliches Potenzial zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit bieten.

Der zweite Nachteil einer unzureichenden Prozessorientierung findet sich auf der Ertragsseite. Der Zeitfaktor spielt heutzutage im Wettbewerb eine ebenso erfolgskritische Rolle wie die Qualität der Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Deshalb hat die Digitalisierung der gesamten Marktkontakte auch eine wachsende Bedeutung erlangt. Man denke nur an das Kundenmanagement über CRM oder die digitale Steuerung logistischer Abläufe. Sofern sie nicht auf leistungsfähigen Geschäftsprozessen beruhen, verliert ein Unternehmen deutlich an Wettbewerbsfähigkeit.

Nutzen gerade mittelständische SAP-Anwender zu wenig externe Beratungskompetenzen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren?

Das Problem ist, dass die negativen Effekte einer unzureichenden Prozessorientierung intern häufig nur schleichend bemerkbar sind - und dann auch nicht kurzfristig korrigiert werden können. Zudem ist das Know-how in Sachen Prozessgestaltung angesichts der bisherigen funktionalen Ausrichtung oder anders gelagerter Kernkompetenzen häufig nicht in dem notwendigen Maß vorhanden.

Die externe Beratungsunterstützung hilft deshalb, frühzeitig den Optimierungsbedarf in der Prozessorientierung zu erkennen und Lösungen schneller umzusetzen. Nachdem sich zunächst vor allem größere Unternehmen mit externen Kompetenzen der Prozessoptimierung gewidmet haben, besteht auch im Mittelstand zunehmend die Einschätzung, dass dies eine Investition in nachhaltig geringere Prozesskosten und gleichzeitig in eine höhere Wettbewerbsfähigkeit bedeutet.

Wie gestaltet sich typischerweise die Geschäftsprozessoptimierung?

Zunächst einmal ist es notwendig, sich durch überschaubare Projekte nicht in der Komplexität zu verirren. In der Vorgehensweise selbst kommt es vor allem darauf an, zunächst einmal eine Analyse der Schwachstellen vorzunehmen, etwa in Bezug auf die Durchlaufzeiten, Auslastung, Kosten und Ressourcenbedarf. Darauf aufbauend gilt es neue Wertschöpfungspotenziale zu ermitteln, das Design der SAP-basierten Prozesse vorzunehmen und sie in der Organisation zu etablieren. Zudem sind Methoden zu entwickeln, anhand derer die Leistungsfähigkeit der Prozesse kontinuierlich überprüft und ggf. modifiziert werden kann. Deshalb gehört auch zu den Grundsätzen, die Geschäftsprozesse so zu gestalten, dass eine flexible Veränderbarkeit möglich ist.