Outsourcing als Fitness-Programm für schlankere IT-Strukturen

Auch der Mittelstand droht in einer wachsenden Komplexität in der IT zu verirren und will dieses Problem nun offensiv angehen. Der Weg dorthin führt meistens über die Auslagerung von IT-Funktionen. Die deutschen Mittelstandsunternehmen nehmen mehrheitlich eine Verschlankung ihrer IT ins Visier. Nach einer aktuellen Erhebung des Karlsruher IT-Providers ORGA GmbH planen rund 79 Prozent der fast 500 befragten Firmen Lean-Strategien in der Informationstechnik oder haben deren Umsetzung bereits in Angriff genommen. Jeder zweite Mittelständler zielt dabei zumindest in Teilbereichen auf eine umfassende Veränderung der Infrastruktur ab, 19 Prozent von ihnen wollen sogar ihre gesamte IT-Landschaft schlanker gestalten. Ohne entsprechende Planungen ist etwa jeder fünfte Betrieb.

Neue Freiräume für Innovationen finden

Die größte Bedeutung hat dabei für die Firmen eine Verringerung der Komplexität ihrer technischen Infrastruktur sowie die Konsolidierung der Anwendungslandschaft. Diese Bereiche befinden sich ganz vorne im Maßnahmenkatalog der Unternehmen. Auf den beiden weiteren Positionen liegen die Standardisierung von IT-Prozessen und die eigene Konzentration auf Kernfunktionen im Spektrum der IT, gefolgt von Integrationsmaßnahmen und einer Neuordnung der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Die personellen Verhältnisse hingegen werden dabei relativ selten zur Disposition gestellt.

Mehrheitlich wollen die befragten Firmen bei ihren Lean-Strategien externe Unterstützung in Anspruch nehmen. 22 Prozent setzen sogar hauptsächlich auf fremde Hilfe, weitere 41 Prozent planen bei diesen Vorhaben teilweise Dienstleister einzubeziehen. Lediglich 18 Prozent wollen sie vornehmlich mit eigenen Ressourcen realisieren. „Viele IT-Verhältnisse sind mittlerweile deutlich übergewichtiger, als es die Verantwortlichen lange Zeit wahrgenommen haben“, urteilt Gerhard Schoch, Hauptgeschäftsführer der ORGA, aus der Praxis heraus.

„Dadurch sind erhebliche Beschränkungen in der Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit entstanden, die nun von den Unternehmen korrigiert werden“, bewertet er die Ergebnisse der Befragung. „Schlankere Strukturen sind notwendig, weil sich die IT sonst zu sehr mit sich selbst beschäftigt und keinen ausreichenden Freiraum für Innovationen oder andere nutzensteigernde Maßnahmen hat“, ergänzt Schoch.

Häufig würden sich Technologien unterschiedlicher Generationen im Einsatz befinden, nennt er ein Hauptproblem. So weist immerhin mehr als ein Drittel der geschäftskritischen Anwendungen ein Alter von über zehn Jahren auf, bei den Rechner- und Netzwerksystemen besteht ein ähnlicher Modernisierungsbedarf. Dadurch benötigt nach Schätzungen des Marktforschungsunternehmens Yankee Group ein Unternehmen heute rund 80 Prozent seines IT-Budgets allein dazu, den Status Quo der technischen Installationen aufrechtzuerhalten.

Vielfältige Wege zur Reduzierung von Technik und Prozessen

Die Verschlankung und gleichzeitige Modernisierung der technischen Infrastruktur bedeutet im Klartext häufig eine stärkere Hinwendung zum Outsourcing. „Durch die Verteilung der Aufgaben auf verschiedene Schultern werden schlankere betriebliche Strukturen mit flexibleren Steuerungsmöglichkeiten, geringeren Fixkosten und überschaubareren, wirtschaftlichen Risiken geschaffen“, erläutert Schoch. Er verweist auf die Erkenntnisse des Marktforschungsinstituts Gartner, dass beim Inhouse-Betrieb der Infrastruktur 20 Prozent der gesamten IT-Investitionen durch Netzausfälle, fehlerhafte Soft- und Hardware und ungenutztes Potenzial in der IT verloren gehen. „Outsourcing reduziert diese Nachteile deutlich, weil die Leistungsqualität besser gesteuert werden kann.“

Ein Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung von IT-Outsourcing-Strategien ist das international agierende Mannheimer Unternehmen Bopp & Reuther. Durch ein Outsourcing seiner SAP-Anwendungen für Logistik, Rechnungswesen und Personalwirtschaft bei der ORGA sanken die Kosten für die Datenverarbeitung um 47 Prozent.

Doch längst nicht nur eine umfassende Auslagerung betriebswirtschaftlicher Anwendungssysteme kann zur Verschlankung der technischen Verhältnisse beitragen. Dazu gehört etwa auch, die Digitalisierung der Prozesse bei der Rechnungsstellung und dem Rechnungseingang über einen Dienstleister zu realisieren. Ebenso kann eine gesetzeskonforme Archivierung außer Haus erfolgen und das Unternehmen dadurch von der Implementierung neuer Technologien befreit werden.

Aber besonders auch die inzwischen weit verbreitete Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie weiterer HR-Funktionen gehört zu den typischen Vorgehensweisen, um im Interesse schlankerer Strukturen die Komplexität von Technik und Unternehmensprozessen zu reduzieren.