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Tipps zur Optimierung der Telekommunikation

Der kritische Blick in die Unternehmen zeigt, dass die Telekommunikation häufig entweder keine passende Leistungen bietet oder unzureichend wirtschaftlich gestaltet ist. Stephan Wanke, TK-Consultant bei COLT Telecom, betrachtet aus der Praxis heraus die typischen Probleme und nennt konkrete Lösungen.

1) Verschiedene Carrier gleichzeitig sind selten kostenoptimal: Wenn mehrere Standorte bestehen, setzen Unternehmen aufgrund lokaler Entscheidungen oder aus historischen Gründen häufig mehrere Telekommunikationspartner ein. Der damit verbundene höhere Administrations- und Kostenaufwand lässt sich deutlich reduzieren, wenn für die gesamte Sprachkommunikation der gleiche Anbieter mit einheitlichen Tarifen genutzt wird.

2) Mehr Anschlüsse als nötig: Bislang waren zumeist mehrere unterschiedliche Anschlüsse für die Sprach- und Datenübertragung notwendig, die einzeln administriert werden mussten. Inzwischen bestehen jedoch Lösungen, die Telefon- und Internet-Kommunikation über einen einzigen Anschluss ermöglichen. Sie können durch Sicherheits-Services, Archivierungslösungen und E-Mail-Dienste ergänzt werden. Der Vorteil solcher integrierten Dienste besteht vor allem in Kostenreduzierungen und einem geminderten betrieblichen Aufwand für die Telekommunikation. Gleichzeitig wird der Weg in neue Technologien wie Voice over IP (VoIP) geebnet.

3) Keine ausreichende Anbindung der Standorte: Wenn kein standortübergreifender Datenzugriff auf betriebliche Anwendungen besteht, sind heute kaum noch effiziente Geschäftsprozesse möglich. Virtuelle Private Netzwerke (VPN) können hier Abhilfe schaffen, denn sie bieten sich aufgrund ihrer hohen Flexibilität und geringen Projektzeit für den Zusammenschluss von Standorten an. Dadurch haben auch kleinere Unternehmen die Möglichkeit zu einem anforderungsgerechten Datenaustausch und einer Integration von Partnern und Kunden zu einem elektronischen Informationsverbund.

4) Unsichere Internetverbindungen: Für wirklich geschäftskritische Informationen und hohe Datenaufkommen eignet sich keine Internet-basierte VPN-Technik. Professionelle Lösungen nutzen in der Regel den so genannten MPLS-Standard (Multi Protocol Label Swichting). Diese Technologie erlaubt es, selbst zahlreiche Standorte relativ schnell zusammenschließen und sie bei Bedarf flexibel verändern zu können. Zudem vermeiden MPLS-Lösungen Engpässe oder Sicherheitsrisiken in der Informationsübertragung, da statt des öffentlichen Internets fest geschaltete Wege eines Telekommunikationsnetzes genutzt werden.

5) Wenn VPN, dann auch VoIP: Insbesondere wenn Unternehmen bereits über ein Virtuelles Privates Netzwerk (VPN) verfügen, lässt sich die gleiche Datenverbindung auch für die Sprachübertragung nutzen. Durch eine einheitliche konvergente Infrastruktur können die Telefongebühren sowie der betriebliche Aufwand deutlich – um bis zu 20 Prozent – reduziert werden. Zudem bietet Voice over IP (VoIP) eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen und es kann auf den Betrieb einer eigenen TK-Anlage verzichtet werden, weil sie durch eine virtuelle Telefonanlage ersetzt wird.

6) Risiken in der Verfügbarkeit von Daten: Die zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse verlangt eine hohe Verfügbarkeit der Daten, die über betriebsinterne Verfahren meist jedoch nicht ausreichend gewährleistet ist. Eine wirksame Antwort auf diese Anforderung sind Storage-Lösungen für die gesamten geschäftskritischen Daten, bei denen ein spezialisierter Dienstleister die Sicherung der Daten in seinem Rechenzentrum übernimmt. Dadurch wird der Investitions- und Betriebsaufwand für das kontinuierlich steigende Speichervolumen vermieden.

7) Gesetzliche Vorschriften zur Langzeitspeicherung unbeachtet: Viele Unternehmen sind noch nicht auf neuen Anforderungen wie die Regelungen zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) oder die Kreditrichtlinien nach Basel II vorbereitet. Weil meist intern die technischen Voraussetzungen dafür fehlen, bietet sich ein Outtasking dieser Anforderungen an externe Dienstleister an, um so zum Beispiel eine wirtschaftlichere Langzeitarchivierung sowie einen unterbrechungsfreien Geschäftsbetrieb auch im Falle technischer Probleme gewährleisten zu können.

8) Kompliziertes Netzwerkmanagement bei WAN-Diensten: Als Alternative zu den traditionellen WAN-Technologien, die von größeren Unternehmen eingesetzt werden, ermöglichen moderne Switched-Ethernet-Services eine Zusammenführung der Standorte zu einem einzigen Virtuellen Lokalen Netzwerk. Damit wird eine höhere Wirtschaftlichkeit geschaffen und ein einfacheres Netzwerkmanagement bei gleichzeitig hohem Sicherheitsniveau und flexibel skalierbaren Bandbreiten erreicht.

9) Der Web-Server gehört nicht zum Kerngeschäft: In praktisch allen Branchen finden Geschäfts- und Informationsprozesse zunehmend über das Internet statt. Weil der Betrieb des Web-Servers einschließlich der Sicherstellung einer hohen Verfügbarkeit jedoch nicht zu den Kernaufgaben eines Unternehmens gehört, empfiehlt sich ein wirtschaftlicheres und sichereres Hosting bei einem etablierten Service-Partner, der neben dem Betrieb des Systems auch hochsichere Internetverbindungen anbietet.

10) Zeitgewinn durch virtuelle Meetings: Entscheidungsprozesse von Mitarbeitern verschiedener Standorte oder die Planung komplexer Kundenprojekte sind schneller und flexibler über Audio-Konferenzen zu realisieren. Bei den heutigen Lösungen können die Teilnehmer sowohl miteinander sprechen als auch in Echtzeit Dokumente bearbeiten und übertragen - über beliebige Internet-Rechner und normalen Telefonleitungen.

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