Transparente Steuerung komplexer Beschaffungsprozesse

Beschaffungsprozesse weisen vielfältige Beziehungen zu angrenzenden internen und externen Vorgängen auf, so dass zu ihrer IT-Unterstützung außerordentlich komplexe Anforderungen bestehen. Um die erforderliche Transparenz im Einkaufsmanagement zu erreichen, sind Tools wie die egip ProcessEngine der egip Software AG erforderlich. Sie definiert standardisierte Referenzprozesse auf den Ebenen, die der Einkaufsmanager steuern und überwachen möchte.

Gleichzeitig werden die im Referenzprozess abstrakt definierten Objekte und Eigenschaften wie Mitarbeiterrollen, Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten, Dauern, Aufwände, Kosten oder Budgets mit konkreten Personen oder Gruppen, Terminen und Beträgen versehen.

Die auf diese Weise erstellten statischen Referenzprozesse werden auf "Knopfdruck" zum Leben erweckt. Denn die egip ProcessEngine überführt den Referenzprozess in einen operativen Geschäftsvorfall. Dieser kann ein konkreter Beschaffungsvorgang oder ein Projekt sein, dessen Ablauf durch eine automatisierte Vorgangssteuerung (Workflow) gesteuert und überwacht wird.

Dadurch gewährleistet die egip ProcessEngine eine vollständige und transparente Kontrolle über die gesamten Beschaffungsvorgänge. Das mitlaufende Monitoring zeigt transparent die Performance der Prozesse auf. Gleichzeitig wird das Ziel einer kontinuierlichen Optimierung unterstützt, da ein ständiger Vergleich des implementierten Referenzprozesses mit den operativen Beschaffungsvorgängen erfolgt und auf Verbesserungspotenziale hinweist. Zudem kann der Einkaufsmanager jederzeit und überall über das ControllingCockpit selbst definierte Performance Indikatoren abfragen. Im Bedarfsfall lässt sich auch sofort mit definierten Gegenmaßnahmen auf Ausnahmesituationen reagieren.

Zu den weiteren Vorteilen der egip ProcessEngine gehört die konsequente Dokumentation der gesamten Abläufe. Alle dabei anfallenden Informationen und Dokumente des jeweiligen Geschäftsvorfalls werden zentral gespeichert und bieten durch das integrierte History Tracking später einen revisionssicheren Zugriff auf jeden Prozessschritt und Dokumentenstatus.

„Durch den traditionell vornehmlichen Fokus auf günstige Einkaufspreise besteht in den Unternehmen häufig kein ausreichender Blick für die Leistungsfähigkeit und Flexibilität der Beschaffungsprozesse“, problematisiert egip-Vorstand Dr. Karsen Königstein. „Doch die Unternehmen erkennen inzwischen zunehmend, dass sich erhebliche Optimierungspotenziale aktivieren lassen, wenn sie ihre Abläufe im Einkaufsmanagement effizienter gestalten.“