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Vertragsmanagement - Unternehmen verschlafen vertragliche Fristen

Fast zwei Drittel der deutschen Unternehmen haben in den letzten zwei Jahren vertragliche Fristen versäumt. Daraus resultierten vielfach nicht nur wirtschaftliche Schäden, auch die Kunden- und Lieferantenbeziehungen wurden belastet. Abhilfe schafft elektronisches Vertragsmanagement.
Vertragliche Fristversäumnisse scheinen ein weit verbreitetes Problem in deutschen Unternehmen zu sein. Häufig sind rechtliche Auseinandersetzungen die Folge. Darauf lassen die Ergebnisse einer aktuellen Erhebung der SER Solutions Deutschland GmbH schließen.

Lediglich 37 Prozent der befragten Unternehmen wurden mit diesem Problem in der jüngeren Vergangenheit nicht konfrontiert, während in fast jedem fünften Unternehmen „häufiger“ wichtige Termine in rechtlichen Vereinbarungen übersehen wurden. Weitere 44 Prozent der 137 befragten Firmen mit über 50 Mio. Euro Umsatz gaben an, dass bei ihnen im Verlauf der letzten zwei Jahre „in Einzelfällen“ Vertragsfristen unbeachtet geblieben sind. Als häufigste Konsequenzen werden von den Unternehmen Störungen in den Kunden- oder Partnerbeziehungen genannt. Sie entstanden in fast jedem zweiten Fall.

Gleichzeitig führten die Fristversäumnisse bei einem Drittel zu wirtschaftlichen Schäden, zusätzlich kam es für 18 Prozent der befragten Firmen zu rechtlichen Auseinandersetzungen. Mehrheitlich nennen die Unternehmen ein mangelhaftes Vertragsmanagement als Grund für diese Probleme. 36% Prozent weisen der unzureichenden Vertragsorganisation die Hauptschuld zu, nach Aussage von weiteren 20 Prozent sind diese Verhältnisse mitverantwortlich für die entstandenen Schwierigkeiten.

Zu einem ähnlichen Ergebnis kam auch das Beratungsunternehmen BearingPoint. Die Berater fanden heraus, dass die überwiegende Mehrheit der Unternehmen im deutschsprachigen Raum mit ihrem derzeitigen Vertragsmanagement unzufrieden ist. Aber obwohl 70 Prozent der Firmen sich bereits mit diesem Thema auseinander gesetzt haben, nutzt zurzeit erst ein Fünftel entsprechende Software-Lösungen. Immerhin wollen 86 Prozent der Unternehmen nun eine entsprechende IT-Lösung einführen.
”Es ist erstaunlich, wie viele Unternehmen vertragliche Fristen einfach verschlafen. Verträge werden nach der Unterzeichnung sorgfältig in Ordnern abgeheftet und anschließend nie wieder hervorgeholt, geschweige denn systematisch überwacht.

Werden dann Fristen versäumt, ist der Ärger und oft auch der wirtschaftliche Schaden groß“, sagt Oswald Freisberg, Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH. „Mit einer elektronischen Lösung für das Vertragsmanagement sind Unternehmen auf der sicheren Seite. Das Management von Verträgen wird transparenter, einfacher, übersichtlicher und wesentlich effizienter, Fristenüberwachung ist kein Problem mehr.“

Verträge sicher elektronisch managen

Die strengen Anforderungen hinsichtlich Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Überwachung und Steuerung lassen sich mit speziellen IT-Lösungen wie dem DOXiS Vertragsmanagement des ECM-Spezialisten SER Solutions wirkungsvoll unterstützen. Diese Anforderungen betreffen sowohl die Vertragswerke ‚an sich’, wie auch die damit einhergehenden Dokumente sowie Daten und Informationsobjekte wie Akten, Vorgangsinformationen etc. Auf dieser Grundlage werden auch weitergehende juristische Anforderungen abgedeckt wie etwa die Kategorisierung des Vertragsbestandes, die Beleuchtung des rechtlichen Umfeldes z.B. durch SOX, Basel II etc. und die sich daraus ergebenden Anforderungen sowie die Möglichkeiten zur Risikoanalyse.

Mit elektronischem Vertragsmanagement wird eine große Bandbreite in der Bearbeitung von Verträgen und vertragsähnlichen Dokumenten und damit verbundenen Vorgängen adressiert. Hierzu zählen operative Verträge wie Kreditverträge, Rahmenvereinbarungen, Kunden- und Lieferantenverträge, Miet-, Pacht- und Leasingverträge, aber auch kooperative Vereinbarungen wie Gesellschafts- und Konzernvereinbarungen sowie Verträge aus Sonderbereichen wie Versicherungen, Personalwesen und Lizenzen.

Zentrales Instrument: die elektronische Vertragsakte

Herzstück des elektronischen Vertragsmanagements ist die Vertragsakte. In die elektronische Vertragsakte werden alle vertragsrelevanten Schriftstücke aufgenommen, sowohl digitalisierte Papierdokumente als auch elektronisch erstellte Dokumente. Als Teil einer elektronischen Vertragsakte können Verträge, Ausschreibungen, Schriftverkehr und eMails in einer Akte zusammengefasst werden. Zusatzinformationen zum Vertragspartner, Angaben zu Laufzeiten und einzuhaltende Fristen und Termine vervollständigen die Vertragsakte.

Da alle Bearbeitungsschritte protokolliert werden, ist die Vertragsbearbeitung transparent und für jeden nachvollziehbar. Das einheitliche Berechtigungskonzept – sowohl benutzer- als auch gruppenbezogen – sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben und der Datenschutz gewahrt bleibt.

Termine im Griff

Unverzichtbar für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung ist die workflow-gesteuerte Überwachung von Terminen und Fristen. Elektronisches Vertragsmanagement bietet die Möglichkeit, im Rahmen der elektronischen Vorgangsbearbeitung jeden Termin und jede Frist mit einer entsprechenden Aktion zu versehen und die zu diesem Zeitpunkt erforderlichen Personen/Gruppen festzulegen. Wird der zuvor definierte Termin, z.B. die Anforderung vertragsrelevanter Unterlagen, erreicht bzw. ist eine entsprechende Frist für einen Rücktritt oder einen Widerruf abgelaufen, wird damit die vorab definierte Aktion als nächste Aktivität im Rahmen des Workflows angestoßen. Eine spezielle Form der Terminierung stellen Wiedervorlagen dar, die z.B. dazu genutzt werden können, einen Vertragsvorgang zu einem periodisch wiederkehrenden Termin - beispielsweise dem ersten Werktag des folgenden Monats - dem Bearbeiter wiedervorzulegen.

Die Benachrichtigung des Bearbeiters erfolgt wahlweise per eMail oder optional durch Eintrag in die Kalenderfunktion des Mail-Programms. ”Dieser automatische Weckruf kann eine Menge Geld, Aufwand und Ärger sparen”, betont Freisberg. ”An diesem Beispiel wird deutlich, dass Verträge in jeder Hinsicht einen wesentlichen Baustein für den Erfolg im Wettbewerb verkörpern. Somit ist jede Branche gefordert, ihre IT in diesem Bereich auf den modernsten Stand zu bringen.”

Integrität und Transparenz

Die Frage nach dem Verbleib von Akten und Dokumenten stellt sich mit der Einführung eines elektronischen Vertragsmanagements nicht mehr. Es ist zu jedem Zeitpunkt direkt ersichtlich, wer gerade mit einer Akte arbeitet bzw. diese zuletzt im Zugriff hatte. Art und Ort der Ablage spielen bei elektronischen Akten keine Rolle mehr. Wesentlicher Vorteil der elektronischen Akte gegenüber der Papierform ist die gemeinsame Nutzung durch mehrere Mitarbeiter.

Da die elektronische Bearbeitung von Vertragsakten und Dokumenten nicht länger an die physische Präsenz einer Papierakte gebunden ist, können gleichzeitig mehrere – berechtigte -Nutzer die Akte einsehen. Check-in/Check-out-Mechanismen verhindern, dass Personen gleichzeitig Änderungen an der Akte vornehmen. Da der Papiertransport komplett entfällt, bietet sich damit sowohl die Möglichkeit einer fachlichen Kooperation einer Gruppe von Mitarbeitern, als auch der räumlichen Kooperation über mehrere Standorte hinweg an.

Auch die Vollständigkeit und Integrität von Akten lässt sich elektronisch sicherstellen, da die Aktenerstellung auf Basis von vordefinierbaren „Aktenmodellen“ erfolgt. Sie legen fest, welche Dokumente und weiteren Informationen in einer Vertragsakte abgelegt werden sollen. Aktenmodelle lassen sich flexibel gestalten und dem jeweiligen Anwendungsfall anpassen. Mit Rückgriff auf das jeweilige Aktenmodell überwacht die IT-Lösung bei der Vertragsakte, ob alle erforderlichen Informationen und Dokumente, die so genannten Pflichtinhalte, in der Akte vorhanden sind. Wenn nötig, wird der Bearbeiter darauf hingewiesen, dass bestimmte Informationen oder Dokumente noch hinzugefügt werden müssen.

Informationen aus Knopfdruck

Spürbare Arbeitserleichterung bringen elektronische Suchfunktionen, die sich sowohl auf die Vertragsakten als auch auf die enthaltenen Dokumente und Feldinhalte anwenden lassen. Moderne Vertragsmanagement-Lösungen enthalten neben der Multi-Feld-Suche auch inhaltsbasierte Suchmechanismen, z.B. die Volltextrecherche oder die assoziative Suche. Mit der assoziativen Suche muss der Anwender den genauen Wortlaut nicht kennen, den er sucht, er muss den gewünschten Inhalt nur in einigen Worten oder Sätzen beschreiben.

Das ist gerade bei komplexeren Vertragswerken mit umfangreicheren Passagen und Ausführungen eine sehr nützliche Funktion, um alle zu einem bestimmten Thema relevanten Dokumente als Ergebnis präsentiert zu bekommen. Die assoziative Suche arbeitet fehlertolerant und ist sprachunabhängig, was sich insbesondere bei internationalen Vertragswerken positiv bemerkbar macht.

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