Mehr Fitness gefragt

In Zeiten einer schwachen oder labilen Wachstumsentwicklung gestaltet sich für die Unternehmen auch die Liquiditätssicherung schwierig. Deshalb sind die Unternehmen immer mehr darauf angewiesen, dass ihre Forderungen schnell beglichen werden. Doch die Rechnungsstellungsprozesse entsprechen in den meisten Firmen nicht mehr den heutigen Anforderungen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Erhebung der ORGA GmbH. Danach ist lediglich jeder dritte befragte Finanzmanager mit den Rechnungsabläufen in seinem Unternehmen zufrieden und erachtet diese als nicht oder nur geringfügig verbesserungswürdig. Dagegen werden sie von fast zwei Dritteln als modernisierungsbedürftig bewertet. 17 Prozent von ihnen sehen sogar noch größere Probleme, die in ihren Augen grundlegende Veränderungen notwendig machen.

Ursache der kritischen Einschätzungen sind vor allem unwirtschaftliche Bedingungen in diesem Bereich. So klagen etwa zwei Drittel der Finanzverantwortlichen der ORGA-Studie zufolge über einen zu hohen manuellen Aufwand und zulange Durchlaufzeiten. Aber auch die fehlende Möglichkeit einermodernen elektronischen Bearbeitung von Rechnungen trägt für 59Prozent eine Schuld an den unbefriedigenden Verhältnissen. „Diese Ergebnisse sprechen deutlich für eine elektronische Abwicklung der Rechnungsstellung“, urteilt Holger Fiederling, Lösungsmanager bei der ORGA, und meint damit Electronic Bill Presentment-Lösungen (EBP).

Hierbei werden Rechnungen digital versendet und dabei mit einerqualifizierten elektronischen Signatur versehen, um den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Identität und Authentizität der Kommunikationspartner sowie der Integrität der übertragenen Daten zu entsprechen. Zu den Medien für die Übertragung der signierten Rechnungen gehören Fax, E-Mail und Download über einen Webbrowser. Mögliche Rechnungsformate bei ORGA EBP sind neben der signierten pdf-Datei auch XML, EDIFACT,IDOC sowie proprietäre Formate. Diese EBP-Lösung lässt sich bereits bei rund 10.000 Rechnungen jährlich wirtschaftlich einsetzen.

Tatsächlich sprechen bei einem genaueren Blick gleich mehrere Faktoren dafür, im Billing-Bereich Abschied von den klassischen Prozessen zu nehmen. Vor allem sind es die beträchtlichen Porto-, Druck-, Material- und Prozesskosten in der herkömmlichen Rechnungsstellung, die nach einer wirtschaftlichen Optimierung rufen. Auch der hohe manuelle Aufwand bei den herkömmlichen Rechnungsstellungsprozessen trägt zu den Kostennachteilen bei. Denn es fehlt beispielsweise an Workflow-gesteuerten Abläufen wie bei einer EBP-Lösung, in denen Rechnungen automatisch geprüft oder mit Bestelldaten abgeglichen werden. Solche automatisierten Vorgänge reduzieren die Durchlaufzeiten von Rechnungen, so dass sich in erheblichem Umfang Bearbeitungskosten einsparen lassen.

Ebenso führt die Automatisierung zu einer höheren Prozessqualität, so dass die Fehlerquote verringert werden kann und sich damit die Folgekosten in der Reklamationsbearbeitung senken lassen. Und: „Durch eine Verringerung der so genannten Sales Days Outstanding, also der Außenstandstage, wird die Unternehmensfinanzierung deutlich erleichtert“, skizziert der ORGA-Spezialist Fiederling die positiven Liquiditätseffekte.