Aktuelle Praxishilfen:

Ganzheitlich digitale Rechnungsprozesse

In der Praxishilfe werden die kritischen Faktoren in der gegenwärtigen Realität

... [mehr]
Fitness-Check der IT-Infrastruktur

Die Praxishilfe untersucht die Leistungsbedingungen anhand von zehn zentralen Me

... [mehr]
Auswahl des IT-Providers nach der Service-Qualität

Anhand der Praxishilfe können die Anwender unter dem Gesichtspunkt der Service-Q

... [mehr]
Analyse der internen IT-Service-Qualität

Im Wettbewerb kommt nicht nur den IT-Technologien, sondern auch der Qualität der

... [mehr]
Anforderungsanalyse ECM

Die Praxishilfe beschäftigt sie sich insbesondere mit den zentralen Nutzenaspekt

... [mehr]
Suchen & Finden  
erweiterte Suche  

7 typische Stolpersteine der schriftlichen Kundenkommunikation

02.02.12

Durch die wachsende Digitalisierung nimmt die schriftliche Kundenkommunikation anders als ursprünglich einmal vermutet nicht ab, sondern bekommt im Gegenteil eine steigende Bedeutung. Allerdings wird der klassische Brief immer mehr durch Nachrichten über digitale Medien ersetzt. Als Konsequenz entstehen für die Marketing- und Vertriebsabteilungen noch mehr potenzielle Fußfallen, in die sie bei der Kommunikation hineintappen und die das Kundenverhältnis belasten können. Marc Koch, Vorstand der legodo ag, hat aus der Praxissicht die besonders häufigen Stolpersteine in der Kundenkommunikation zusammengestellt:

1. Keine oder nur unzureichend persönliche Ansprache möglich: Je individueller die Kundenkommunikation ausgerichtet ist, desto wirkungsvoller ist sie nach aller Erfahrung. Doch die Realität sieht meistens anders aus, weil bisher über klassische Systeme für das Output Management oder andere Lösungen kommuniziert wurde. Aber spätestens mit der Verbreitung der sozialen Netzwerke möchten die Menschen nicht mehr anonym angesprochen werden, sondern bevorzugen stattdessen die persönlich gehaltene Kommunikation.

2. Zu viel irrelevante und überflüssige Informationen: Wir leben in einer Zeit, in der endlos viele Informationen produziert und verbreitet werden können. Umso wichtiger ist es deshalb, sich im schriftlichen Dialog mit den Kunden auf die tatsächlich relevanten Informationen zu beschränken. Klasse statt Masse muss deshalb das grundsätzliche Prinzip in der schriftlichen Kommunikation heißen. Und dabei gilt es, die individuellen Informationsbedürfnisse der Adressaten möglichst präzise zu treffen – seien dies einer oder eine Million.

3. Eine freie Wahl des Kommunikationskanals ist nicht möglich: In Zeiten der elektronischen Kommunikation sind für einen positiven Zuspruch beim Adressaten nicht allein die Inhalte einer Kundenmitteilung wichtig, sondern ebenso auch auf welchem Weg er sie erhält. Doch meistens fehlt es an den Voraussetzungen dafür, ihm nach individuell freier Wahl Nachrichten alternativ über postalischen Brief, per E-Mail, SMS, MMS oder Instant Messenger zuzuleiten. Auch die Kommunikation über Social Networks muss zu den angebotenen Kanälen gehören.

4. Die Voraussetzungen für echten Dialog fehlen: Zwar wird der Facebook-Button auch in den Kundenmitteilungen inzwischen zur Selbstverständlichkeit, was aber dabei unbeachtet bleibt: Es wird den Kunden dann nur eine Einbahnstraßen-Kommunikation angeboten, weil es an der technischen Infrastruktur fehlt, um mit der Response aus den sozialen Netzwerken systematisch umgehen zu können. Denn mit den klassischen Mitteln der automatisierten aber unpersönlichen Massenkommunikation ist dies nicht zu realisieren, weil sie sich nicht mit den Ideen der sozialen Netze vertragen.

5. Es wird nicht das gesamte Kundenwissen in die Kommunikation einbezogen: Typischerweise sind die Informationen über Kunden in sehr unterschiedlichen Systemen und Datenbanken enthalten. In Zeiten des Customer Communications Management muss dieses gesamte Kundenwissen gezielt in die Inhalte einfließen können, damit eine auf die individuellen Interessen zugeschnittene Nachricht entsteht und sie vom Adressaten deshalb als wertig empfunden wird. Dies verlangt eine nahtlose Verknüpfung der ERP-, CRM- und weiteren Business-Anwendungen, um eine Integration aller relevanten Daten über die Systemgrenzen hinweg zu schaffen.

6. Fehlende Systeme für das Customer Communications Management: Eine Kommunikation mit hohem Volumen verlangt komfortable technische und operative Bedingungen, weil sonst der Aufwand der Absicht zuwider läuft. Insofern muss ein wesentliches Merkmal für die Umsetzung einer persönlichen Kommunikation darin bestehen, dass Unternehmensmitarbeiter über entsprechende technische Lösungen verfügen, um schriftliche Mitteilungen an Kunden inhaltlich und gestalterisch sowohl kundenindividuell ausgerichtet als auch sehr schnell zu konzipieren. Dies setzt einen integrierten Zugriff auf alle relevanten Kundendaten sowie ein komfortables Handling voraus.

7. Es hapert noch in der strategischen Positionierung: Die Bedeutung der Qualität von schriftlicher Kundenkommunikation stellt zwar niemand in Frage. Die notwendigen Schlussfolgerungen werden daraus aber oftmals noch nicht konsequent gezogen. Dies lässt sich daraus ablesen, dass sich nach einer kürzlich durchgeführten legodo-Studie erst wenige Marketing- und Sales-Verantwortliche mit dem Thema Customer Communications Management (CCM) in einer Weise beschäftigt haben, dass daraus Notwendigkeiten für die Ausrichtung der Kundenkommunikation abgeleitet wurden. (WH)

Weitere Meldungen

MEGA erweitert seine Lösung um Simulationswerkzeug

MEGA, Anbieter von Lösungen für Unternehmensarchitektur, Geschäftsprozessanalyse sowie Gov

...
BI-Praktiker im Vertrieb erklären Business Intelligence für unverzichtbar

(Hamburg, 21.09.2011) Unternehmen mit Business Intelligence-Lösungen in der Sales-Organisa

...
BITKOM startet ECM-Initiative

Nach der gescheiterten Fusion des VOI mit dem BITKOM hat der Hightech-Verband nun die Grün

...
Effizientes Server-Monitoring gibt Aufschluss über die Ressourcen

Mit dem Produkt „ExpertTracer for Server“ hat das Darmstädter Softwarehaus Servicetrace ei

...
ZEW-Stimmungsindikator zeigt nach oben

Der ZEW-IDI, eine Messgröße die die Stimmung der Dienstleister der Informationsgesellschaf

...
d.velop und XimantiX kooperieren bei digitaler Rechnungsstellung

eBeleg-Spezialist XimantiX erweitert sein Portfolio mit foxdox um revisionssichere Belegar

...
BITKOM: Markt für E-Reader wächst um ein Drittel

Der heimische Markt für E-Reader soll in diesem Jahr um ein Drittel zulegen. Der Umsatz mi

...
Mobile Endgeräte im Unternehmensalltag angekommen

Mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablett-Computer finden inzwischen in vielen Unterne

...
Produktionsfirmen starten eine neue Optimierungsoffensive

Die deutschen Fertigungsunternehmen wollen die Effizienz und Qualität ihrer Produktionspro

...
Regelwerk für den Business-Einsatz von Cloud-Archiven

Das digital intelligence institute (dii) hat unter dem Titel „Social ECM als kollaborative

...