8 typische Fehler bei den Planungen zur IT-Prozessautomation

Die Automation der IT-Prozesse steht bei immer mehr Unternehmen vorne auf der Agenda, weil sie sich davon eine höhere Effizienz und Qualität in ihrer IT-Organisation versprechen. Denn derzeit weisen selbst recht trivial wirkende Prozesse wie beispielsweise das Anlegen von Benutzern in der Praxis oft erst einen geringen Automatisierungsgrad auf. Durch den inzwischen verstärkten Fokus darauf betreten viele Unternehmen Neuland, infolge der geringen Erfahrungen mit diesem Thema werden dabei konzeptionell jedoch nicht immer direkt die richtigen Weichen gestellt. Die Consultants der Ogitix AG beschreiben nach ihren Praxisbeobachtungen einige der typischen Fehler bei den Planungen zur Prozessautomation:

1. Es wird trotz der Automatisierungsziele noch zu manuell gedacht: Auch wenn die Absicht einer stärkeren Automation von IT-Prozessen verbindlich erklärt ist, besteht die Gefahr einer unzureichend konsequenten Ausrichtung. Dies resultiert daraus, dass der Blick auf die operative Durchführung von Abläufen durch recht stabil verinnerlichte – manuelle – Gewohnheiten geprägt ist. Sofern diese manuelle Dimension im Bewusstsein nicht überwunden wird, werden die Automatisierungsperspektiven und ihre dynamische Umsetzung deutlich eingeschränkt bleiben.

2. Zu überdimensionierte Vorhaben: Obwohl die möglichen Optionen zur Automation oft noch gar nicht ausreichend konkretisiert werden können, entstehen mitunter euphorisch motiviert direkt sehr umfangreiche Projekte. Aber mit wachsender Komplexität steigen auch die Erfolgsrisiken. Aus diesem Grund ist es vorteilhafter, bei der Automatisierung von Prozessen mit überschaubaren Projekten sukzessiv vorzugehen. Damit lässt sich ein schnell erkennbarer Nutzen generieren und können eigene Best Practices für die folgenden Automatisierungsvorhaben genutzt werden.

3. Integrationshürden finden in den Automatisierungsplanungen zu wenig Aufmerksamkeit: Wird ein technisches Vorgehen gewählt, bei dem der Einsatz des Automatisierungstools Eingriffe in die IT-Landschaft erforderlich macht und beispielsweise Agenten auf anderen Systemen implementiert werden müssen, entstehen zwangsläufig sehr umfangreiche und zeitintensive Projekte. Deshalb sind technische Wege zu wählen, bei denen vorhandene IT-Systeme unangetastet bleiben und dadurch Integrationshürden vermieden werden.

4. Organisatorische Veränderungen als ungewollte Konsequenzen: Die Automation soll Prozessabläufe effizienter gestalten, aber nicht zu einer Umgestaltung der Organisation führen. Genau dies entsteht jedoch, wenn eine zu Technik-dominierte Verfahrensweise gewählt wird, bei der sich die organisatorischen Verhältnisse an den Vorgaben des Tools orientieren und angepasst werden müssen.

5. Zu unklares Anforderungsprofil bei der Auswahl des Tools: Fehlt es an einer präzisen Definition der operativen und wirtschaftlichen Ziele, die mit dem Automatisierungstool erreicht werden sollen, entstehen ungewollte Effekte: Die Implementierung und der Einsatz des Tools binden nicht nur erhebliche Ressourcen, sondern erzeugen durch hohen und teuren Projektaufwand meist auch einen unbefriedigenden Return on Investment (ROI). Auch eine ausreichend hohe Transparenz und durchgängige Kontrollierbarkeit – allein schon aus Compliance-Gründen – lässt sich nicht in befriedigender Weise erreichen.
6. Die Wiederverwendbarkeit von Prozessen ist nicht vorgesehen: Bereits intern erstellte oder extern zur Verfügung stehende Workflows werden nicht genutzt, weil dies organisatorisch nicht vorgesehen ist oder sie sich nicht in dem Automatisierungstool abbilden lassen. Die Konsequenz ist ein vermeidbarer Mehraufwand in oft beträchtlicher Größenordnung.

7. Es werden Abhängigkeiten zu Spezialkompetenzen geschaffen: Die sowieso schon sehr umfangreichen Know-how-Anforderungen sollten nicht dadurch noch weiter gesteigert werden, dass die Prozessautomation den Bedarf an umfangreichen Schulungen für weitere Kompetenzen auslöst. Vielmehr ist eine Technologie zu wählen, die ohne externes Know-how auskommt. So muss die Anpassung des Systems an sich ändernde Umgebungen mittels gängiger Methoden und Techniken in eigener Regie durchführbar sein.

8. Vernachlässigung des Betriebsaufwands in den Planungen: Die Realität im Umgang mit Tools charakterisiert sich meist dadurch, dass sie einen kontinuierlichen Aufwand erfordern. Doch das Gegenteil ist notwendig: Um die Betriebsbedingungen effizient zu halten, darf kein ständiger Pflegebedarf ausgelöst werden. Aufwand darf nur entstehen, wenn mit der Lösung produktiv gearbeitet wird.