Ab Juli gelten vereinfachte Gesetze für die elektronische Rechnungsstellung

Ab dem 1. Juli 2011 gelten vereinfachte gesetzliche Bedingungen für den elektronischen Rechnungsversand, indem auf eine bisher notwendige qualifizierte digitale Signatur oder EDI verzichtet werden kann. Darauf weist der ECM-Anbieter d.velop hin. Diese gesetzliche Änderung mit einer Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen dient dazu, den technischen Aufwand der Unternehmen bei der Nutzung des e-Invoicing zu beschränken. d.velop erwartet als Folge der Gesetzeskorrektur, dass die Nachfrage nach Lösungen zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen deutlich anziehen wird.

Die im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes beschlossenen neuen rechtlichen Regelungen gelten für alle Unternehmensumsätze, die ab dem 1. Juli 2011 getätigt werden. Initiiert wurden sie durch eine Vorgabe der EU aus dem letzten Jahr, nach der es nicht mehr zwingend erforderlich sein soll, elektronische Rechnungen entweder mit einer qualifizierten digitalen Signatur zu versehen oder über EDI zu verschicken. Beide Verfahren haben unverändert Gültigkeit und werden vom Gesetzgeber als besonders geeignete Verfahren für elektronische Rechnungen herausgestellt, die Unternehmen können nun jedoch eine dritte Variante wählen. Sie besagt, dass die Unternehmen nur noch die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnungen gewährleisten müssen. Dies könne durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können, wird in dem Gesetz beschrieben.

„Mit der neuen Regelung hat die Politik den Firmen einen großen Gefallen getan, weil der Zwang zur Rechnungssignatur bisher eine der entscheidenden Hürden bei der Digitalisierung der Rechnungsprozesse für die Unternehmen darstellte“, urteilt Mario Dönnebrink, Leiter Marketing bei der d.velop AG. Er erwartet auch positive Effekte für das eigene Unternehmen, da nun die Investitionsbereitschaft in Lösungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung deutlich steigen wird. „Es ist eine dynamisch steigende Kettenreaktion zu erwarten, weil der elektronische Versand von Rechnungen im B2B-Bereich zwangsläufig bei den empfangenden Unternehmen eine wachsende Bereitschaft erzeugen wird, durch eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung Prozessverbesserungen bei den digital eingehenden Dokumenten zu realisieren. „Außerdem ist sowieso eine elektronische Archivierung dieser Rechnungen erforderlich, derzufolge zwangsläufig Investitionseffekte entstehen“, erwartet Dönnebrink. Gleichzeitig erwartet er durch den Verzicht auf die Signatur eine steigende Akzeptanz für elektronische Rechnungsprozesse. „Sie werden spürbar an Zustimmung gewinnen, weil ein günstigeres Verhältnis von technischem Aufwand und betriebswirtschaftlichem Nutzen entsteht.“

Gegenüber Papierrechnungen bietet das e-Invoicing den Unternehmen erhebliche Vorteile. Dazu gehört, dass es sich durch automatische Prüfungs- und Freigabeworkflows einfacher in die Verwaltungsprozesse integrieren lässt und geringere Prozesskosten in den Firmen erzeugt. Zudem entfallen die Druck- und Portokosten. Nach den Schätzungen verschiedener Studien können die Unternehmen europaweit durch die elektronische Rechnungsbearbeitung einen höheren zweistelligen Milliardenbetrag in Euro sparen.