Beantragung und Änderung von Benutzerrechten oft zu arbeitsaufwändig

Nicht einmal jedes zehnte Unternehmen im deutschsprachigen Raum verfügt über automatisierte Prozesse im Benutzermanagement. Nach aktueller Auswertung des User Management Index (UMI) der Ogitix AG, über den die konkreten Bedingungen in über 200 Unternehmen analysiert wurden, arbeiten die meisten Firmen noch mit sehr manuell geprägten Abläufen. Die Vergabe, Änderung oder Löschung von Benutzerrechten verlangt dadurch üblicherweise fünf oder mehr Handlungsschritte von verschiedenen Personen und erzeugt einen erheblichen Koordinationsaufwand.

Den Auswertungen des UMI zufolge erfolgt in jedem dritten Fall die Beantragung von Benutzerrechten per E-Mail, noch etwas mehr Firmen nutzen dafür ein elektronisches Formular (39 Prozent). Ein Fünftel initiiert den Provisionierungsprozess auf einem sehr klassischen Weg – entweder telefonisch oder über ein Papierformular. Nur 9 Prozent der Firmen hingegen setzen dafür eine Automationslösung ein.

Dabei stellt die Beschäftigung mit den Benutzerkonten der Mitarbeiter keineswegs eine Nebensache für die IT-Organisation dar. In jedem siebten Unternehmen fallen jährlich über 10.000 Änderungen an, selbst bei kleineren Betrieben summiert sich nach den Ergebnissen des User Management Index die Zahl der Beantragungen und Modifikationen von Benutzerrechten auf 3.000 bis 4.000 pro Jahr. Da dafür jeweils meistens mindestens fünf, in zwei von drei Fällen sogar acht bis zehn manuelle Tätigkeiten erforderlich sind, erzeugt diese Aufgabe des Benutzermanagements eine erhebliche Ressourcenbelastung.

Sie steigt zusätzlich durch die begleitende Abstimmung der verschiedenen Teilprozesse. Nach den Analysedaten des UMI beläuft sich der Koordinationsaufwand mehrheitlich auf zwischen 40 und 60 Prozent des Beantragungsprozesses, in jedem zehnten Unternehmen liegt er sogar noch darüber.

„Was sich auf den ersten Blick wie ein triviales Problem anhört, zeigt sich in der Praxis als eine sehr ressourcenbelastende Angelegenheit“, urteilt Ogitix-Vorstand Ingo Buck. Den Nutzen einer Automation will er jedoch nicht allein auf die Aufwands- und damit Kostenreduzierung beschränkt wissen. „Sie bewirkt gleichzeitig eine deutliche Minderung der Fehlerquote und erzeugt eine höhere Transparenz mit Dokumentation aller Prozesse, was allein schon wegen des steigenden Datenmissbrauchs von großer Bedeutung ist.“

Ogitix verfügt mit „unimate“ über eine Plattform, die sich konsequent und durchgängig am Prinzip Einfachheit orientiert. Sie verbindet, koordiniert und automatisiert Abläufe und ist universell für sehr unterschiedliche Prozessanforderungen einsetzbar. Ebenso einfach wie sich die Lösung für die Gestaltung oder Modifikation von Prozessen nutzen lässt, ist ihre Implementierung in bestehende IT-Infrastrukturen. Die schnelle Einführung resultiert auch daraus, dass sie die vorhandenen Infrastrukturelemente nutzt und über einen Integrations-Bus zusammenführt. (WH)