DER Gruppe optimiert mit egip die Prozesse für den Jahresabschluss

Die Frankfurter Touristikunternehmen der DER Gruppe haben mit Hilfe des Tools ProcessEngine® der egip Software AG ihre Prozesse für den Jahresabschluss deutlich optimiert. Durch eine höhere Transparenz der Abläufe, eine effizientere Steuerung und geringen operativen Aufwand ist trotz bereits günstiger Ausgangsvoraussetzungen des Projekts ein Produktivitätsvorteil von rund 30 Prozent entstanden. Die zur REWE Group gehörende Touristikgruppe schätzt, dass zudem bei steigenden Erfordernissen ein zusätzliches Verbesserungspotenzial in gleicher Größenordnung aktiviert werden könnte.

Hintergrund der Maßnahme war die Zielsetzung von REWE, den Konzernabschluss zu beschleunigen und dafür zunächst im Rahmen eines Pilotprojekts bei der Touristik-Tochter in der konkreten Praxis die Optimierungsmöglichkeiten zu ermitteln. „Die Schwierigkeit bei den Abschlussprozessen besteht vor allem darin, dass sie über etwa zwei Monate parallel zu den operativen Arbeitsprozessen erfolgen“, erläutert Rolf Schwald, Hauptabteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen der DER Gruppe. Durch diese Doppelbelastung der Mitarbeiter könnten die Abläufe meist nicht ausreichend effizient gestaltet werden. „Mit Hilfe der ProcessEngine® von egip ist es uns gelungen, beim Jahresabschluss die operativen Aufgaben transparenter und klarer zu strukturieren, Zuständigkeiten genauer zu definieren, unnötige Prozessschritte zu vermeiden und jederzeit den aktuellen Status im Abschlussprozess erkennbar zu machen“, beschreibt Schwald. Auch erforderliche Alternativszenarien könnten nun früher erkannt und eingeleitet werden. „Die Mitarbeiter werden anhand von terminierten Aufgabenlisten von dem Tool geführt, ohne dass sie dies jedoch als Bevormundung, sondern im Gegenteil als deutliche Arbeitsentlastung empfinden.“

Produktivitäts- und Qualitätsgewinn
Im Ergebnis habe dies neben einer höheren Produktivität auch einen deutlichen Qualitätsgewinn bewirkt. Als Beispiel führt Schwald die automatisierten Informationsflüsse an, ebenso eine präzisere Dokumentation, für die es bisher keine standardisierte Form und keine ausreichende Integration in die Prozesse gab. „Nun sind alle relevanten Informationen klar dargestellt und in den Abläufen hinterlegt. Dadurch bestehen eine hohe Nachvollziehbarkeit und wirksame Kontrollmöglichkeiten der gesamten Abschlussprozesse, was auch im Hinblick auf die Compliance-Anforderungen von wesentlicher Bedeutung ist.“

Bei der egip ProcessEngine® handelt es sich um eine Plattform zur Steuerung von komplexen, personenzentrierten und meist lang laufenden Geschäftsprozessen. Gleichzeitig dient die egip-Lösung dem Management von Verantwortlichkeiten, der Definition von Aufgaben und Workflows sowie der Zuteilung von Ressourcen. Der integrierte Modeler ermöglicht im ersten Schritt eine konsistente Modellierung und Visualisierung von Prozessen. Die Abläufe werden zentral in qualitätsgesicherter Form dargestellt und unternehmensweit bzw. unternehmensübergreifend verfügbar gemacht. Dabei sind für die Steuerung der Prozessabläufe bereits alle relevanten Informationen bezüglich der vorgeschriebenen Bearbeitungsdauer sowie der Verantwortlichkeitsrollen, Informationsflüsse, Vorlagen usw. enthalten.

Kennzeichnende Merkmale dieses Tools sind neben einer standardisierten Vorgehensweise und einer kontinuierlichen Optimierung anhand der tatsächlichen Arbeitspraxis beispielsweise auch die transparenten Steuerungsdaten zur Messbarkeit der Prozesseffizienz. Dafür liefert es einerseits minutenaktuelle Statusinformationen für alle laufenden Vorgänge, andererseits können durchlaufene Vorgänge qualitativ und Kennzahlen-basiert ausgewertet werden. Dabei werden alle Prozesse einschließlich der darin verwendeten Dokumente revisionssicher erfasst.

Prozessmodellierung als erfolgskritisches Moment
„Dieses System lässt sich sehr einfach handhaben und besticht durch seine bedarfsgerechten Funktionen zur Prozessgestaltung“, urteilt der DER-Manager Schwald. Auch der Implementierung des Tools und Abbildung der Prozesse in der egip ProcessEngine® gibt er gute Noten. Allerdings weist er auf die erfolgskritische Bedeutung der Prozessmodellierung in der Anfangsphase des Projekts hin, die die DER Gruppe mit Unterstützung der Beratungsgesellschaft KPMG vorgenommen hatte. „Denn wenn die Prozesse nicht sauber modelliert sind, hilft auch das beste Tool nicht.“