Deutsche Unternehmen hinken bei elektronischen Rechnungen hinterher

Deutsche Unternehmen hinken bei der elektronischen Rechnungslegung weiter hinter den nordeuropäischen Ländern hinterher. Dies brachte nun eine Studie des Marktforschungsinstituts TNS Gallup im Auftrag von Intella ans Licht.

Ihr zufolge nutzen nur 20 Prozent der Unternehmen elektronische Prozesse für die Rechnungslegung. Damit liegen die deutschen Firmen weiter hinter den übrigen nordeuropäischen Kollegen zurück. Die Gründe für den wenig verbreiteten Einsatz von elektronischen Rechnungen lägen einerseits in den spezifischen Anforderungen einer elektronischen Signatur. Andererseits legten deutsche Entscheider im internationalen Vergleich überdurchschnittlich viel Wert auf Sicherheit und Zuverlässigkeit und assoziierten dies mit papierbasierten Rechnungen.
 
Kleine und mittelständische Unternehmen als Vorreiter
Gerade bei kleinen und mittelständischen deutschen Unternehmen (KMU) hat der Anteil derer mit elektronischer Rechnungslegung stark zugenommen. Waren es 2006 noch acht Prozent, nutzten 2007 bereits 23 Prozent das Internet für ihre Rechnungslegung. Im Bereich der KMUs rangiert Deutschland damit im Durchschnitt der nordeuropäischen Ländern. Anders sieht es dagegen bei den Großunternehmen aus. Hier sind die deutschen Firmen nicht nur das Schlusslicht, sondern werden es nach eigener Einschätzung auch künftig bleiben. Von ihnen wollen mehr als 50 Prozent auch künftig weiter auf Papier setzen. Durchschnittlich wollen dies im nordeuropäischen Raum nur noch maximal 20 Prozent der Firmen tun.

Nachholbedarf bei der Nutzung und Umsetzung elektronischer Signaturen
Auch bei der Implementierung und Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur gibt es deutliche Lücken. So gaben 17 Prozent der befragten Unternehmen an, das Signaturgesetz gar nicht zu kennen und über 40 Prozent übergehen die Vorgaben trotz Kenntnis. Laut eigenen Angabe habe dies den Unternehmen bislang jedoch keine Probleme bereitet.

Rechnungseingang in Nordeuropa sehr uneinheitlich
Ein Drittel der befragten deutschen Unternehmen scannt die Rechnungen erst nach der internen Bearbeitung und Zahlungsanweisung ein, um sie zu archivieren. In Finnland und Schweden sind es hingegen weniger als zwei Prozent, da hier überwiegend vor der Bearbeitung digitalisiert wird. Die Rechnung kann dann in digitalen Workflows bearbeitet, freigeben und anschließend automatisch in Rechnungssysteme eingespielt werden. Diese Variante wird in Deutschland von knapp einem Fünftel (19 Prozent) genutzt.

Einheitliche Meinung zur Bedeutung der elektronischen Rechnung
Die Mehrzahl der Befragten in allen Ländern ist sich der Bedeutung der elektronischen Rechnung bewusst und geht davon aus, dass sie in den nächsten zwei Jahren stark zunehmen wird. Und dies obwohl die papierbasierte sowie die elektronische Rechnung parallel eingesetzt werden. Raimund Schlotmann, Geschäftsführer Intella Deutschland, erwartet, dass Unternehmen deshalb immer stärker Provider-Lösungen nachfragen werden, mit denen sie on demand den zentral gesteuerten, flexiblen und fließenden Übergang von Papier zu elektronischen Rechnungen managen können, ohne auf den Fixkosten ihrer zunehmend schlecht ausgelasteten Infrastruktur sitzen zu bleiben.

Im Rahmen der Befragung wurden die Daten von mehr als 1.600 Unternehmen aus Deutschland, Finnland, Schweden, Dänemark und Norwegen erhoben. Befragt wurden die Firmen zu ihren Erwartungen beim Rechnungseingang und –Ausgang. In Deutschland wurden ergänzende Fragen zur Nutzung elektronischer Signaturen gestellt.