ECM: Die 10 wichtigsten Impulse für Geschäftsprozesse

Klassische Aktenordner werden in der heutigen digitalen Welt von immer weniger Unternehmen als zeitgemäß erachtet, so das Ergebnis einer kürzlich durchgeführten Erhebung der d.velop AG. Die Firmen weisen dem Medium Papier in den Betriebsprozessen sogar mehrheitlich eine leistungshemmende Wirkung zu, was den Weg für digitale Lösungen zum Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) frei macht. d.velop hat die Dokumentenprozesse eingehend analysiert und die wichtigsten Nutzeneffekte von ECM herausgearbeitet.

Obwohl inzwischen digitale Informationen durch die Daten aus ERP- und anderen Systemen oder infolge der elektronischen Kommunikation immer selbstverständlicher sind, bestimmen in Unternehmen die klassischen Aktenordner noch relativ häufig das Bild. Doch ein Nebeneinander von papierbasierten und digitalen Informationen führt zu leistungshemmenden und unwirtschaftlichen Abläufen. Immerhin besteht bei den Unternehmen eine relativ hohe Einigkeit darin, dass sich die Arbeit mit der klassischen Papierakte negativ auf die Produktivität in der Firmenorganisation auswirkt und für eine geringe Effizienz von betrieblichen Abläufen verantwortlich ist.

„Bei ECM kommt dem Aspekt der Prozessunterstützung eine ganz zentrale Bedeutung zu“, urteilt d.velop-Manager Mario Dönnebrink. „ECM wird zwar häufig als ein technisches Thema diskutiert. Aber dahinter verbirgt sich vor allem ein Prozessthema, weil mittels dieser Lösungen die Prozessorientierung der Unternehmen durch eine Vielzahl wirkungsvoller Impulse befruchtet wird.“ Dies steigere die Unternehmensleistung deutlich.
 
Die 10 wichtigsten Nutzeneffekte sind:
- Beseitigung von Prozesshürden durch den Abbau der typischen Medienbrüche, indem eine durchgängige elektronische Ausrichtung der Arbeitsabläufe geschaffen wird.
- Reduzierung der Prozesskosten, resultierend aus einer höheren Verfügbarkeit und Qualität sowie einer höheren Durchlaufgeschwindigkeit von Dokumenten entlang der gesamten Abläufe für die Sachbearbeitung.
- Beseitigung von Produktivitätshürden durch größere Nutzungseffizienz von Dokumenten und Informationen für alle an den Workflows beteiligten Mitarbeiter. Gleichzeitig wird eine Basis für ganzheitliche Prozesse in der Sachbearbeitung geschaffen.
- Marktgerechte Prozessbeschleunigung infolge eines stärkeren Automatisierungsgrades der Informationsprozesse mit positiven Effekten für die Stärkung der Kunden- und Lieferantenbeziehungen.
- Nachhaltiger Qualitätsgewinn als positiver Effekt des reduzierten manuellen Aufwands, der geringeren Fehlerquote und einer transparenteren Informationsbasis.
- Aktive Unterstützung von Vernetzung und Zusammenarbeit  durch die unternehmensweite Bereitstellung von Informationen über Abteilungsgrenzen hinweg.
- Einfacheres Organisationsmanagement, da die Nutzung digitaler Informationen in der Sachbearbeitung transparente und flexibel gestaltbare Workflows ermöglicht.
- Wirkungsvolleres Prozesscontrolling, da sich transparente Workflows implementieren lassen und sie mit Kennzahlen als Steuerungsinstrumente versehen werden können.
- Zuwachs an Agilität mit kürzeren Reaktionszeiten bei veränderten internen oder Marktanforderungen, weil digitale Prozesse schneller modifizierbar sind.
- Optimierung der Compliance-Prozesse durch nachvollziehbare Abbildung der relevanten Informationsabläufe entsprechend der internen Regeln, Vorschriften und Standards.