ECM Hersteller müssen breiter denken

Dokumentenmanagement oder auch Enterprise Content Management (ECM) ist längst kein isolierter Bereich der IT-Welt mehr. Es steht unter vielfältigen Einflüssen, die einen erweiterten Blickwinkel auf die digitale Nutzung von Informationen erfordern. Aus Sicht der d.velop AG reichen sie, in unterschiedlicher Ausprägung, vom Business Process Management und der Verbreitung von mobilen Endgeräten über das Thema Social Media bis zum Einsatz eines ECM-Systems in der Cloud:

1. BPM: Zwar verfügen ECM-Lösungen seit geraumer Zeit über eine Workflow-Engine zur Modellierung und Automation der Abläufe. Komplexe BPM-Konzepte stellen jedoch darüber hinausgehende Ansprüche, allein schon über ihre an die ECM-Workflows gerichteten Integrationsanforderungen im Interesse durchgängig steuerbarer Prozessstrukturen. Dabei handelt es sich allerdings um ein wechselseitiges Beziehungsverhältnis: ECM muss sich stärker der BPM-Welt widmen, umgekehrt benötigt BPM wegen der überwiegend dokumentenbasierten Geschäftsprozesse ECM für den digital nutzbaren Content.

2. Mobility: Die zweite wesentliche Einflussgröße auf ECM verbirgt sich hinter dem Thema Mobilität. Denn die Flexibilisierung der Arbeitsplätze mit ortsunabhängiger Nutzung von Anwendungen und Daten gewinnt eine immer größere Bedeutung. Hintergrund ist die fortschreitende Arbeitsteilung und Vernetzung. Damit besteht als Konsequenz die Notwendigkeit, dass sich ECM-Lösungen nicht mehr nur am stationären Arbeitsplatz nutzen lassen dürfen. Vielmehr müssen sie auch einen komfortablen Zugriff über unterschiedliche Mobile Devices bieten, um dem veränderten Arbeitsrhythmus Rechnung tragen zu können.

3. Social Media: Während das Business Process Management und die mobilen Nutzungserfordernisse aus der modernen betrieblichen Organisation auf ECM einwirken, entspringen die Sozialen Medien als ein anderes ECM-relevantes Umfeldthema dem veränderten Kommunikationsverhalten der Menschen. Ihre dynamische Verbreitung findet zwar derzeit noch vornehmlich in der privaten Nutzung statt, doch es entwickeln sich immer mehr Berührungspunkte zwischen Social Media und den Unternehmensprozessen. Und weil die Kommunikation über diese Plattformen über digitalen Content erfolgt, entstehen immer umfassendere Schnittstellen zu ECM.

4. Cloud: Zwar befindet sich die Entwicklung des Cloud-Konzepts erst noch in den Anfängen und gibt es erst wenige entsprechende Business-Applikationen im Markt. Dennoch ist davon auszugehen, dass diese Nutzungsvariante für Daten, Anwendungen und Services auch die ECM-Welt deutlich beeinflussen wird, weil sie den Anwenderunternehmen eine Reihe substanzieller Vorteile bieten. Dazu gehört insbesondere, dass ein schneller Einsatz der Anwendung möglich wird, auf eine technische Infrastruktur für den Betrieb verzichtet werden kann und geringere Investitionen für die Implementierung entstehen.

„Die Technologien, Prozesse und methodischen Konzepte in den Unternehmensstrukturen wachsen immer mehr zusammen, deshalb muss sich auch Dokumentenmanagement offen für die Bedingungen in seinem Umfeld zeigen und sein Blickfeld erweitern“, urteilt Mario Dönnebrink, Marketingleiter beim ECM-Spezialisten d.velop AG. Umgekehrt dürften die Lösungen allerdings nicht mit dem Argument der Modernität versuchen, mit einer relativen Beliebigkeit jeden Trend funktional abzubilden. „Wichtig ist vielmehr, aus einem erweiterten Verständnis heraus kontinuierlich die relevanten Impulse zu erkennen und intelligent für die Weiterentwicklung von ECM zu nutzen“, weist Dönnebrink den Weg. Herausforderungen dafür sieht er nicht nur infolge der Veränderungsgeschwindigkeit in Business und Technik. „Durch die hohe Digitalisierungsdynamik in der gesamten Gesellschaft werden die Einflüsse auf ECM in Zukunft vermutlich noch vielfältiger werden, umgekehrt wird ECM dadurch aber auch maßgeblich an Bedeutung gewinnen“, erwartet der d.velop Marketingleiter. (WH)