Einfache rechtssichere Archivierung komplexer Geschäftsdaten

Das Softwarehaus piTop hat eine Lösung zur rechtskonformen Speicherung hochvolumiger Geschäftsdaten entwickelt. „piTop Archiving“ ist vor allem für Banken und andere Finanzunternehmen interessant, da sie regelmäßig eine erhebliche Menge an Daten zu speichern haben, aber beispielsweise im Falle von Kundeninformationen jederzeit komfortabel darauf zugreifen müssen. Diese Archivierungslösung kann sowohl als Inhouse-System als auch im Outsourcing angeboten werden.

Die Funktionsweise von „piTop Archiving“ kennzeichnet sich dadurch, dass sämtliche zu archivierenden Daten bzw. Listen automatisiert in fälschungssichere PDF-Dokumente mit Hintergrundformular umgewandelt werden. Die dort enthaltenen Vorschubinformationen werden ausgewertet und entsprechend aufbereitet. Eine solche Umwandlung ist sowohl für „historische“ Listen als auch im laufenden Produktionsbetrieb integriert möglich. Anschließend werden die PDF-Dokumente in eine SQL-Datenbank wie beispielsweise MySQL abgelegt. Die Speicherung erfolgt mit allen relevanten Listendaten wie Listenname, Dateiname, Erstellungsinformationen (Job, Programm, Datum, Uhrzeit) usw. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit bei der Archivierung beträgt etwa 1,4 Mio. Seiten pro Stunde. Um auch sehr große Listen komfortabel speichern zu können, werden sie bei Bedarf parametergesteuert in handhabbare Größen von beispielsweise 10.000 Seiten gesplittet.

Das Recherchieren der Daten in der SQL-Datenbank erfolgt einfach und komfortabel mit Hilfe der üblichen Browser-Oberfläche. Mögliche Selektionskriterien lassen sich parametergesteuert problemlos einstellen. Dazu gehören beispielsweise der Erstellungszeitraum, Listendaten oder Kontonummern. Die darüber selektierten Listen werden zur genauen Auswahl in einer Übersicht im Acrobat Reader angezeigt, in der dann die relevante Liste zur Anzeige markiert werden kann. Dem Bearbeiter steht damit der komplette Funktionsumfang des Acrobat Reader bei seiner Recherche zur Verfügung. Außerdem lassen sich selektierte Listen per E-Mail versenden.

Wesentlicher Bestandteil bei der Datenarchivierung mit „piTop Archiving“ ist die Möglichkeit, die zu archivierenden Daten auf WORM-Medien zu schreiben. Hierzu können einerseits die bewährten WORM-Medien CD oder DVD eingesetzt werden. Sie gewährleisten bei sachgemäßer Lagerung eine revisionsfähige Sicherung und Archivierung von bis zu 90 Jahren. Mit Hilfe eines angebundenen Brenn-Roboters werden sie vollautomatisch gebrannt und bedruckt. Andererseits können auch so genannte WORM-Platten bzw. Festplatten mit WORM-Eigenschaften zur Archivierung genutzt werden. Diese redundant ausgelegten und nicht wieder beschreibbaren Platten werden über Schnittstellen durch die piTop-Steuersoftware angesteuert und beschrieben.

Zu den unterstützten Betriebssystemen gehören Windows, Unix und BS2000. Eingesetzt wird die Lösung „piTop Archiving“ bereits in zahlreichen Unternehmen. Dazu gehören verschiedene Kreditinstitute wie beispielsweise die Oldenburgische Landesbank, die Flessabank, die BW-Bank sowie andere namhafte Finanzunternehmen.