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IT-Abteilungen verlieren Produktivität durch unzureichende Organisation

15.07.13

Der Trend hin zu mobilen Arbeitsprozessen, die Nutzung von Cloud-Diensten oder durchgreifende Architektur-Modifikationen durch den Einsatz von Virtualisierungstechnologien: Diese und andere Themen stellen die IT nicht nur technologisch vor große Herausforderungen, sondern sie unterliegen auch organisatorisch einer hohen Veränderungsdynamik. Nach den Beobachtungen der ITSM Consulting AG stellen sich die IT-Organisationen jedoch häufig nicht oder nur sehr verzögert die Frage, ob diese Veränderungen auch ausreichend in den Services, Prozessen und der organisatorischen Struktur abgebildet werden.

„Je vielfältiger technologische Entwicklungen und Anforderungen der Fachbereiche an die IT herangetragen werden, desto umfassendere Auswirkungen entstehen für die Aufbau- und Ablauforganisation der IT“, problematisiert Frank Zielke, Vorstand der ITSM Consulting AG. „Was vor drei oder vier Jahren organisatorisch noch richtig und bedarfsgerecht war, kann sich inzwischen als relativ ineffizient und unwirtschaftlich darstellen“, betont er mit Blick auf zahlreiche Erfahrungen aus der Beratungspraxis. Allein die Personalstruktur stelle vielfach schon eine große Schwachstelle dar, weil beispielsweise die fachlichen Skills nicht parallel zu den gestiegenen Anforderungen mit gewachsen sind und stattdessen ein Overhead an nicht mehr benötigten Spezialkompetenzen besteht. „Durch den gestiegenen Leistungs- und Kostendruck in der IT geht der Blick für die Notwendigkeit verloren, den organisatorischen Status einmal kritisch zu überprüfen“, beschreibt Zielke eine typische Ursache. Dabei sei es gerade wegen der knapper gewordenen Ressourcen und höherer Zwänge zur Wirtschaftlichkeit hilfreich, die organisatorischen Bedingungen entsprechend den veränderten Anforderungen immer wieder neu auszubalancieren. „Nach unseren Erfahrungen liegen immer zweistellige Produktivitätspotenziale brach, teilweise sind sogar Produktivitätssteigerungen von 50 Prozent und mehr erreichbar.“

Wie wichtig im individuellen Fall eine solche Analyse der organisatorischen Bedingungen ist, lässt sich nach Aussage des Consultants häufig schon aus relativ leicht erkennbaren Symptomen ableiten. Ein diesbezüglich deutlicher Hinweis würde beispielsweise bestehen, wenn Arbeitsabläufe wiederholt in fachlicher oder zeitlicher Hinsicht unkoordiniert erscheinen. Ebenso seien mehrfaches Kompetenzgerangel zwischen Mitarbeitern und Ungleichgewichte in der Kapazitätsausstattung verschiedener Organisationsbereiche der IT deutliche Zeichen für einen Handlungsbedarf. Auch wenn die Aufbau- und Ablauforganisation seit mehreren Jahren nicht mehr genauer unter die Lupe genommen worden sei, stellt dies für ihn ein wichtiges Indiz dafür dar, dass die Organisationsbedingungen angesichts der zwischenzeitlichen Veränderungen vermutlich keine optimale Produktivität mehr bieten.

„Programme zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit in der IT nehmen häufig nur die Technologien und Services ins Visier, vernachlässigen aber die Möglichkeiten der organisatorischen Optimierung“, sieht Zielke die Notwendigkeit für ein deutliches Umdenken. „Die IT-Bereiche müssen organisatorisch agiler werden.“

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