IT und Geschäftsabläufe sind getrennte Welten - immer noch

In deutschen Unternehmen ist oft nicht ausreichend transparent, welches der zahlreichen IT-Systeme welchen Geschäftsprozess unterstützt und wie Systeme und Prozesse vernetzt sind. Zudem sind die technischen Verhältnisse häufig besser dokumentiert als die Geschäftsabläufe. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Erhebung von meetbiz-research im Auftrag des Beratungsunternehmens Softlab Group. Befragt wurden mehr als 300 Firmen mit über 100 Millionen Euro Jahresumsatz.

Der Studie zufolge sind die IT-Systeme bei 38 Prozent der Unternehmen besser dokumentiert als die Geschäftsprozesse. Eine umgekehrte Situation herrscht in fast jedem vierten Fall vor. Hier sind die Prozesse präziser abgebildet als die IT-Strukturen. Dagegen bestehen in zwei von fünf Firmen hinsichtlich der Transparenz von Informationstechnik und Geschäftsprozessen keine Unterschiede. "Trotz des seit geraumer Zeit zunehmenden Engagements im Prozessmanagement liegen bei der Dokumentation der Geschäftsabläufe oft noch deutliche Defizite vor", lautet das Resümee von Dr. Josef Stock, Mitglied der Geschäftsleitung bei der Softlab Group. "Dahinter verbirgt sich ein keineswegs triviales Problem, da eine unzureichende Transparenz der Prozesse zwangsläufig die Effizienz des Prozessmanagements beeinträchtigt." Gleichzeitig sieht Josef Stock im unterschiedlichen Dokumentationsgrad der IT- und Prozessstrukturen einen Beleg dafür, dass "beide Welten noch weit davon entfernt sind, eine lebendige Einheit zu bilden."

Auch die weiteren Ergebnisse bestätigen dies. Denn auf die Frage, wie gut die Zuordnung der IT-Systeme zu den Geschäftsprozessen in den Dokumentationen erkennbar ist, gibt nur jeder achte Befragte ein uneingeschränkt positives Urteil ab. Für weitere 22 Prozent sind die Zusammenhänge von IT und Geschäftsprozessen zumindest ausreichend deutlich. Bei allen anderen besteht ein deutlicher Verbesserungsbedarf, 29 Prozent bewerten ihre Verhältnisse sogar als "völlig unzureichend dokumentiert".

Diese mehrheitlich geringe Transparenz hat vielfältige Konsequenzen für die Praxis. So urteilen 61 Prozent der Unternehmen, dass Problemlösungen bei Störungen schwieriger sind, weil keine einheitliche Sicht auf die IT und die Prozesse besteht. Ähnlich viele stellen in der Erhebung der Softlab Group fest, dass sie einen höheren Projektaufwand bei System- und Prozessänderungen haben. Aber auch die strategischen Planungen und das Ermitteln von Verbesserungsmöglichkeiten erweisen sich nach Aussage jedes zweiten IT-Managers als schwieriger, wenn die IT- und Geschäftsabläufe nicht gemeinsam betrachtet werden.

"Mit herkömmlichen Methoden fällt es zweifellos schwer, eine durchgängige Transparenz in hochkomplexen IT- und Prozess-Strukturen herzustellen", sagt Josef Stock. "Deshalb ist es notwendig, geeignete Business Process Management (BPM)-Methoden und -Werkzeuge auszuwählen und entsprechend den Anforderungen des eigenen Unternehmens zu konfigurieren", so seine Empfehlung. "Erst dadurch wird die Möglichkeit geschaffen, jederzeit zwischen IT- und Prozess-Sicht zu wechseln und die Konsistenz beider Welten herzustellen und zu erhalten. Beispielsweise, um Auswirkungen von Systemänderungen auf die Geschäftsprozesse zu analysieren. Die IT wird in Zukunft zunehmend den Workflow unterstützen und dokumentieren - neben dem Datenmanagement der Prozesse."