ITIL-basiertes Financial Management in der Krise wichtiger denn je

In wirtschaftlichen Krisensituationen mit ihrem typischen Kostendruck gelangt das Financial-Management auch für die IT-Services zunehmend in den Mittelpunkt. Den Praxiserfahrungen der Berater von Serview zufolge verfügen viele Unternehmen jedoch über keine angemessenen Prozesse für ein kostenbewusstes und wirtschaftliches Management der finanziellen Ressourcen bei der Bereitstellung von IT-Services. „Damit fehlt ihnen ein entscheidendes Steuerungsinstrument, um unter den gegenwärtigen Bedingungen zu optimalen Entscheidungen zu gelangen“, urteilt Serview-Geschäftsführer Markus Bause. „Das Financial-Management ermöglicht die Ermittlung der tatsächlichen Kosten für die Services und fördert die effektive Ressourcennutzung, außerdem stellt es die erforderlichen finanziellen Informationen als Basis für die strategische Entscheidungsfindung zur Verfügung.“

Er empfiehlt den Unternehmen deshalb, die aktuelle Wirtschaftskrise zum Anlass zu nehmen, den Aufbau der erforderlichen Prozesse auf Basis von ITIL zu forcieren. Dazu gehöre die Entwicklung der Standards und Strukturen für die serviceorientierte Budgetplanung und -verwaltung ebenso wie für die Kostenermittlung und für das Kostenreporting. „Wann ist das Verständnis für die Notwendigkeit eines effizient funktionierenden Financial Managements größer als in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten?“ fragt Bause und begründet den Handlungsbedarf. „Sobald die Geschäftstätigkeit des Unternehmens wieder voll läuft, rücken automatisch wieder andere als diese administrativen Anforderungen in den Vordergrund und die Gefahr droht, dass man zu einem späteren Zeitpunkt erneut unzureichend vorbereitet in die nächste konjunkturelle Schwächephase gerät“, argumentiert der Berater. So würden erhebliche
Risiken mit deutlichen wirtschaftlichen Nachteilen entstehen, wenn:

• keine Transparenz bei den Aufwendungen (Kosten pro Service) besteht,
• es an gesicherten Grundlagen für Investitionsentscheidungen fehlt,
• sich die Rentabilität und der Return on Investment (ROI) nicht präzise genug ermitteln lässt,
• in den Planungen keine wirtschaftlichen Alternativmodelle entwickelt werden können,
• keine Verfahrensweisen für eine übergreifende Steuerung und Kontrolle des IT-Budgets besteht und
• eine Beratung der IT-Prozessverantwortlichen im Bereich Financials mangels strukturierter Daten nicht möglich ist.

„Viele Unternehmen prüfen in der Krise, wo sie Kosten reduzieren können. Fehlt nun die Transparenz zwischen den erbrachten Serviceleistungen und den dadurch verursachten Kosten, kann keine fundierte Entscheidung getroffen werden“, problematisiert Bause. Nur ein Financial Management in Kombination mit Service Level Management liefere die Zusammenhänge von Services und Kosten. „So kann jedes Unternehmen prüfen, auf welche Leistungen es verzichten kann und welches Einsparpotenzial sich dadurch ergibt.“

Bause nennt mit aktuellem Bezug noch einen Grund, warum sich ein anforderungsgerechtes Financial Management lohnt: „Fehlt es an transparenten Daten, geht die Reaktionsfähigkeit verloren und kann das Unternehmen kaum ausreichend an den gegenwärtig fallenden Marktpreisen für IT-Dienstleistungen partizipieren“, verweist er auf konkrete wirtschaftliche Nachteile als Folge der unzureichenden Flexibilität. Außerdem weist er darauf hin, „dass der Dienstleister erst durch eine transparente und konsistente Finanzpolitik als vertrauenswürdiger Partner angesehen wird und sich somit die Marktposition in schwierigen Zeiten stärken lässt.“