Manuelle Handgriffe beherrschen noch die Unternehmensprozesse

Die Prozesse in den Unternehmen erfolgen in hohem Maß noch manuell statt automatisiert. Dies gilt nach einer Erhebung der Ogitix AG unter mehr als 400 Unternehmen sowohl für die IT als auch für die Business-Bereiche. Ursache ist vor allem die Befürchtung, dass Automationsziele zu aufwendigen Projekten führen. Aber auch fehlende finanzielle Mittel für eine umfangreiche Prozessautomation sowie eine Konzentration auf andere Maßnahmenplanungen gehören zu den Hinderungsgründen.

Tendenziell weisen die Business-Abteilungen gegenüber den IT-Organisationen in den Unternehmen eine höhere Quote in der Prozessautomation auf. So verfügt fast ein Drittel der Fachbereiche über einen Anteil der automatisierten Abläufe von rund 80 Prozent, bei weiteren 37 Prozent liegt er bei etwa 60 Prozent. Bei dem Rest von etwas mehr als einem Drittel herrschen hingegen noch sehr manuelle Verhältnisse, dort werden deutlich weniger als die Hälfte aller Prozesse automatisch gesteuert.

In den IT-Abteilungen ist die Situation sogar noch etwas schlechter. Sie verfügen durchschnittlich nicht einmal in jedem zweiten Fall über einen Automatisationsgrad von über 40 Prozent. Und nur jeder siebte IT-Bereich kann von sich behaupten, seine Prozesse so gestaltet zu haben, dass sie sich mindestens zu 80 Prozent ohne manuelle Aktionen sicher und transparent steuern lassen. „Aus Gewohnheiten heraus und möglicherweise weil eine zu geringe Veränderungsbereitschaft besteht, werden fast überall zu viele Handgriffe gemacht, statt sich entsprechender Automationstechniken zu bedienen“, problematisiert Ogitix-Vorstand Ingo Buck. „Der allbekannte Hey-Joe-Prozess scheint seine Freunde nicht zu verlieren.“ Dies gelte sowohl für die IT als auch für die Abteilungen in den Business-Etagen der Unternehmen.

Aber die Begründungen der beiden Befragungsgruppen, warum so sehr daran festgehalten wird und eine Prozessautomation bisher nicht stärker forciert wurde, weisen teilweise große Unterschiede auf. Zwar sind sie sich beim Thema Projektaufwand noch recht einig, den beide zu etwa zwei Dritteln als hoch und deshalb nicht hilfreich erachten. Auch die Unkenntnis geeigneter Lösungen zur Prozessautomation gilt beidseitig für recht viele (59 bzw. 61 Prozent) als entscheidende Hemmschwelle.

Doch bei allen anderen Aspekten bestehen recht unterschiedliche Einschätzungen. So geben 69 Prozent der befragten Business-Manager an, mit anderen Maßnahmen ausgelastet zu sein, dagegen nennen nur 55 Prozent der IT-Verantwortlichen andere Prioritäten als Hinderungsgrund. Fehlende Investitionsmittel haben wiederum bei den Informatikverantwortlichen eine größere Bremswirkung. Ebenso die geringe interne Akzeptanz: In der IT besteht in fast jedem zweiten Fall eine Zurückhaltung gegenüber einer stärkeren Realisierung automatisierter Prozesse, während Akzeptanzprobleme im Business deutlich seltener (28 Prozent) anzutreffen sind.

Dabei könnten nach Meinung der Befragten durch eine Reduzierung der Handgriffe in der Prozesssteuerung in deutlichem Maß Kosten gespart werden. So erwarten knapp zwei Drittel der IT-Manager und über drei Viertel der Business-Verantwortlichen Ersparnisse in einer Größenordnung zwischen 11 und 20 Prozent. „Vermutlich sind die wirtschaftlichen Effekte sogar noch deutlich größer, weil die Prozessautomation nicht nur den manuellen Aufwand reduziert, sondern auch gleichzeitig die Fehlerquote“, urteilt der Ogitix-Vorstand Buck. „Dadurch werden zusätzlich die durch Nacharbeiten verursachten Folgekosten vermieden.“

Und noch mit einer anderen in seinen Augen fehlerhaften Einschätzung der Unternehmen versucht er aufzuräumen. Die Ängste vor einer zu langen Projektdauer und zu hohen Kosten für eine Prozessautomation würden vermutlich aus der Betrachtung klassischer Lösungen resultieren, sind in seinen Augen aber nicht mehr begründet. „Inzwischen gibt es Tools, die sich durch ihr technisches Konzept sehr einfach implementieren lassen“, betont Buck. „Sie ändern nichts an der IT-Infrastruktur, weil die Lösung quasi darüber gelegt wird.“ Dadurch ist es auf einfache Weise möglich, jegliche Systeme zu verbinden und Prozesse zu automatisieren. Auch später erforderliche Modifikationen von Abläufen infolge veränderter Prozessanforderungen lassen sich dann mit wenigen Mausklicks durchführen.