Materialstammdaten voller Fehler

Die Materialstammdaten strotzen in fast allen Firmen Deutschlands vor erheblichen Fehlern. Nach einer Erhebung des Datenqualitäts-Experten Omikron Data Quality weist lediglich jedes sechste Unternehmen mit mehr als 50 Mio. Euro Umsatz eine geringe Fehlerquote auf, bei allen anderen liegt sie teilweise sogar über 30 Prozent. Zu den Ursachen zählen vor allem mangelhafte Regeln und Prozesse für ein einheitliches Stammdatenmanagement sowie unzureichend organisierte Verantwortlichkeiten und fehlende technische Möglichkeiten zur automatischen Datenpflege.

„Zwischen Wunsch und Wirklichkeit klafft meist eine erhebliche Lücke“, fasst Omikron-Geschäftsführer Carsten Kraus die Ergebnisse zusammen. „Offenbar stand das Management der Materialstammdaten bisher nicht auf der Tagesordnung oder hatte keine adäquate Gewichtung.“ Denn in 84 Prozent der befragten Firmen liegt eine Fehlerquote von über 10 Prozent vor. Dies bedeutet bei genauerer Betrachtung, dass die Materialstammdaten in jedem zweiten Fall Mängel in einer Größenordnung von bis zu 20 Prozent beinhalten. Noch schlimmer sieht es beim Rest aus, wo in noch größerem Umfang Dubletten, falsche Klassifikationen oder unverständliche Materialtexte bestehen. Bei neun Prozent der befragten Firmen herrschen sogar sehr kritische Verhältnisse: diese melden eine Fehlerquote von mehr als 30 Prozent.

Zu den hauptsächlichen Ursachen der schlechten Datenqualität zählt vor allem, dass die Prozesse und Regeln zur Stammdatenpflege nicht im erforderlichen Maß definiert sind. Dieses Problem besteht bei zwei Dritteln der Unternehmen. Auch diesbezügliche Verantwortlichkeiten sind in ähnlich vielen Firmen nicht klar bestimmt. Hinzu kommt in drei von fünf Fällen das Fehlen angemessener Softwarelösungen, die für eine automatisierte Datenpflege sorgen. Zudem klagen 57 Prozent der Unternehmen über eine unzureichende Sensibilität für die Qualitätserfordernisse beim Stammdatenmanagement. Aber auch unzureichende Ressourcen und eine große Zahl an Datenquellen tragen bei der Hälfte der Firmen zu den derzeitigen Schwächen bei.

„Eine nachhaltige Datenbereinigung bringt entscheidende Wettbewerbsvorteile“, betont Dr. Holger Hildebrandt, Hauptgeschäftsführer des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME). Schließlich würden Einkauf, Bestandsführung, Disposition und Rechnungsprüfung regelmäßig auf Materialstammdaten zurückgreifen. „Eine kontinuierliche Pflege der Stammdaten ist unentbehrlich, um brachliegende Einsparpotenziale auszuschöpfen“, betont er. Sparpotenziale ergeben sich etwa daraus, dass Gleichteile, die bislang unter einer etwas anderen Bezeichnung im System geführt wurden, jetzt endlich gefunden und zusammengeführt werden können. Außerdem lassen sich im Bereich Materialbeschaffung und E-Procurement größere Einkaufsmengen besser verhandeln.

Auch Karl-Heinz Diekmann von der Mainzer Beratungsgesellschaft gicom Quality Management sieht dringenden Handlungsbedarf. „Dieses Thema ist viel zu lange stiefmütterlich behandelt worden“, urteilt der Consultant und sieht die heutigen Probleme im Zusammenhang mit den technischen Infrastruktur-Veränderungen der letzten Jahre. „Die vermehrte Einführung von Standardsoftware in den Unternehmen hat zwar zu guten Prozesslösungen geführt, häufig allerdings auf Kosten der Stammdaten“, beschreibt er die negativen Effekte. Dies sei vielfach unberücksichtigt geblieben.

Allerdings findet offenbar langsam ein Umdenken statt, denn in den kommenden zwei Jahren will eine große Zahl Unternehmen konkrete Maßnahmen zur Steigerung der Qualität in den Materialstammdaten ergreifen. Für 19 Prozent steht dies in jedem Fall fest, weitere 23 Prozent wollen sich diesem Thema „voraussichtlich“ gezielter als bisher widmen. „Eine zentrale Bedeutung wird dabei die Ausrichtung auf Softwarelösungen sein, die eine automatisierte Datenpflege unterstützen“, erwartet der Omikron-Geschäftsführer Kraus. „Klar definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten sind die eine Seite, daneben muss es aber eine operative Unterstützung für eine automatisierte und Fehler minimierende Realisierung geben.“