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Nebulöse Kosten beim IT-Outsourcing vermeiden

20.05.08

Ob das IT-Outsourcing in der Praxis auch die gewünschten wirtschaftlichen Effekte erzielt, wird im Einzelfall meist nicht genau untersucht. Das auf Auslagerungsstrategien spezialisierte Beratungshaus Active Sourcing nennt die wichtigsten Ansätze, um eine nebulöse Situation zu vermeiden.

Das IT-Outsourcing der Unternehmen zielt typischerweise auch darauf ab, eine Entlastung bei den Aufwendungen zu erreichen. Trotzdem werden häufig keine ausreichenden Vorgehensweisen entwickelt, um die Kosten auch messbar, transparent und vergleichbar zu machen. Dabei lassen sie sich an verschiedenen Stationen des Sourcing Life Cycle vom Ausschreibungsprozess bis zur Phase des etablierten Betriebs konkret darstellen.

Schon in der Ausschreibung wird der Weg zur Kostentransparenz geebnet
Nur wenn Ausschreibungen für Outsourcing-Services präzise vorbereitet sind, können die Angebote der verschiedenen Dienstleister am Ende die erforderliche Vergleichbarkeit erlangen. So sollte dabei ein marktgerechtes Preismodell verlangt werden, das die einzelnen Services getrennt aufweist. Ebenso muss Klarheit über das Mengengerüst herrschen. Zudem sollten die Preise innerhalb einer Bandbreite immer variabel berechenbar sein, so dass am Ende eines Monats eine Abrechnung nach Stückpreisen möglich ist.
Da im Verlauf der Vertragszeit eine Glättung der Betriebskosten stattfindet, gilt es auch hierbei für Transparenz zu sorgen. Deshalb erscheint es im Interesse einer Nachvollziehbarkeit aus Anwendersicht vorteilhaft, wenn die Finanzierungskosten einschließlich der Zinsen separat zu den echten Kosten ausgewiesen werden. „Ebenso ist darauf zu achten, dass die Kostendarstellungen so strukturiert sind, dass sich die Aufwendungen für den technischen Betrieb jederzeit von den Projektkosten getrennt betrachten lassen“, ergänzt Active Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet.

Bei den Vertragsverhandlungen vorausdenken
Er weist zudem darauf hin, dass die Anwender bei den Vertragsverhandlungen insbesondere auf zwei wesentliche Punkte achten sollten. „Erstens sollte der Kunde darauf bestehen, dass Restwerte von Investitionen für Betriebsmittel wie zum Beispiel Hardware, Server, Softwarelizenzen etc. jederzeit zweifelsfrei ausgewiesen werden können“, erläutert der Consultant. Dafür gelte es, den Restwert jeder einzelnen Investition bereits zu Vertragsbeginn darzustellen. Dies kann übersichtlich mittels einer Tabelle für jedes Jahr erfolgen, alternativ lässt sich der Restwert auch mit einer Formel berechnen.
Als zweiten relevanten Aspekt nennt Regniet die Wartungsverträge, denen eine hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden müsse. „Es spielt für einen möglichen frühzeitigen Ausstieg aus dem Outsourcing die Frage eine wichtige Rolle, zu welchem Zeitpunkt der Wartungsvertrag frühestens gekündigt werden kann, ob er sich ohne Preiserhöhungen vom Dienstleister auf den Kunden übertragen lässt und welche sonstigen relevanten Bedingungen möglicherweise zu erfüllen sind“, begründet er.
Bei der Preisgestaltung des Vertrags ist darauf zu achten, möglichst wenige oder gar keine Leistungen nach Aufwand zu vereinbaren. Das Preismodell sollte im Wesentlichen auf Monatspauschalen oder Stückpreisen beruhen.

Klarheit bei Monatsabrechnungen
„Für die kontinuierliche wirtschaftliche Bewertung können die Kunden erwarten, dass ihr Provider über monatliche Leistungsberichte und Abrechnungen präzise Rechenschaft abgibt“, stellt Regniet heraus. Klar strukturierte Monatsrechnungen bilden dazu die entscheidende Grundlage für die erforderliche Transparenz. Dabei müssten die berechneten Aufwendungen auf dem im Vertrag festgehaltenen Preismodell beruhen und sollten die einzelnen Rechnungspositionen der betreffenden Ziffer des Vertrags zugeordnet sein. Die jeweiligen Mengen müssen dafür jederzeit nachvollziehbar sein. Dies kann beispielsweise durch eine Quantifizierung der User, Transaktionen etc. erfolgen. „Die Stückzahlen der jeweiligen Preispositionen müssen durch nachvollziehbare Statistiken und Messungen belegt werden“, ergänzt der Active Sourcing-Geschäftsführer.

Benchmarking-Klausel im Vertrag aufnehmen
Erst diese fortlaufende Transparenz bietet auch die Basis dafür, in Abstand von zwei bis drei Jahren nach Betriebsübergang ein Benchmarking durchzuführen. Dieses vergleicht die Vertragspreise mit den aktuellen Marktpreisen und zieht in der Konsequenz eine Preisreduktion nach sich. „Deshalb sollte in jedem Vertrag eine Benchmarking-Klausel eingefügt sein, welche den Zwang der direkten Preisanpassung durch den Anbieter vorsieht“, empfiehlt Regniet. Er weist allerdings darauf hin, dass ein Benchmark jedoch nur dann Sinn mache, wenn aktuelle Offerten am Markt eingeholt werden. Nur so erreiche man die Transparenz für Kosten je Service. „Ein bloßer Vergleich mit bestehenden Verträgen von Kunden mit gleichen Dienstleistungen macht wenig Sinn, da diese lediglich eine Vergangenheitsbetrachtung darstellen und vom Marktpreis erheblich abweichen können“, weiß der Consultant aus seiner Beratungspraxis. Die bessere Lösung als Benchmarking sei jedoch in jedem Fall, die Verträge auf möglichst kurze Dauer, aber mit Verlängerungsoptionen abzuschließen.

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