Personalabteilungen heute: „Spiel mir das Lied vom Outsourcing“

HR-Abteilungen können durch das Outsourcing von administrativen Prozesse an einen Dienstleister oder Shared Service Center Abläufe optimieren und Kosten senken. Diese Möglichkeit wird von den meisten Firmen jedoch nicht genutzt und somit ist der wertschöpfende Beitrag der Personalabteilungen schwer messbar. Dies ist das Ergebnis einer Studie von HROA Europe, SharedXpertise Forum und des Outsourcing-Beratungshauses TPI. Der Erhebung zufolge sind 80 Prozent der befragten befragten Manager der Überzeugung, dass das Outsourcing prozessbasierter Personalfunktionen an einen Dienstleister oder ein internes Shared-Service-Center eine wichtige Voraussetzung für eine stärkere strategische Ausrichtung des Personalwesens ist. Jedoch gaben nur 56 Prozent an, das die mit der Auslagerung einhergehende Reorganisation der HR-Abteilungen zu einer verbesserten Ausrichten der HR-Prozesse an die Unternehmensstrategie geführt hat. Ein weiteres Problem sehen 57 Prozent der befragten Firmen in den fehlenden Möglichkeit, ein Benchmarking durchzuführen. Die positive Einstellung der Prozessoptimierung durch die Auslagerung administrativen HR-Prozessen ist indes ungebrochen. Mit 79 Prozent gehört die Lohnbuchhaltung nach wie vor zu den Spitzenreitern der ausgelagerten Funktionen. Prozesse wie Pensionen und Altersversorgung (je 57 Prozent), Kranken- und Sozialversicherung (42 Prozent) oder Prozesse für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten (37 Prozent) werden weit weniger außer Haus gegeben. Laut der Studie ergibt sich durch das Auslagern eine durchschnittliche Kostenersparnis von ca. 20 Prozent. Die Steigerung der Produktivität wird im Schnitt mit 23 Prozent angeben. Ein komplettes Outsourcing der Personalabteilung konnte sich trotz hohem Produktivitätsgewinn nicht durchsetzen.
Mehr als die Hälfte (58 Prozent) der befragten Firmen nutzen eine Kombination aus Outsourcing und einer internen Zentralisierung der Prozesse in einem Shared-Service-Center. Jedoch beklagen 42 Prozent der Personalverantwortlichen eine fehlende Unterstützung durch ihr Management. Dies sei auch der Grund, warum Kostensenkung nicht wie erhofft einträfen. Im Rahmen der Erhebung „Myth or Reality“ wurden leitende Personal-Manager aus mehr als 40 großen weltweit operierenden Konzernen befragt. Ein ähnliches Bild über die Nutzung von Outsourcing-Möglichkeiten zeigt die Erhebung der Classware GmbH aus Freiburg
Sie förderte zutage, das Outsourcing-Potenzial noch häufig ungenutzt bleibt. So verzeichneten die 355 Teilnehmer der Erhebung zwar einen deutlichen Anstieg der Geschäftsreisen in den letzten zwei Jahren. Einen elektronischen Workflow hat indes nur jedes fünfte Unternehmen implementiert. Mehr als die Hälfte der Firmen gab an, die herkömmliche Papier-basierte Abrechnungsvariante einzusetzen. Eine Kombination aus elektronischer Abrechnung und Papierbeleg wird bei 28 Prozent der Unternehmen genutzt. Auf die Frage nach den Nachteilen einer nicht durchweg elektronischen Variante für eine Reisekostenabrechnung gaben fast zwei Drittel an, dass die Prozesse durch eine mehrfaches Bearbeiten aufwendig sind. Mehr als 50 Prozent nannten unvollständige Unterlagen oder fehlerhafte Abrechnungen (44 Prozent) als Nachteil. ClassWare hatte für die Erhebung Mittelstands- und Großunternehmen befragt. (BD)