Personalabteilungen sind auf das neue Reisekostenrecht nur selten vorbereitet

Obwohl das seit Anfang des Jahres gültige neue Reisekostenrecht des Bundesfinanzministeriums eine Menge unangenehme Auswirkungen für die Geschäftsreisenden hat, sind die Personalabteilungen auf die Veränderungen kaum vorbereitet. Nach einer Erhebung des Softwarehauses HRworks GmbH kennen erst 17 Prozent der Unternehmen die Veränderungen im Detail. Alle anderen wissen entweder nur teilweise über die neuen Bestimmungen Bescheid (45 Prozent) oder haben sich noch gar nicht damit auseinander gesetzt.

„Letztlich sind die Bestimmungen zum neuen Reisekostenrecht viel zu spät verabschiedet worden oder immer noch nicht ausreichend geklärt“, ärgert sich HRworks-Geschäftsführer Thomas Holzer über die schwerfällige Administration der Finanzbehörden. Immerhin mussten die sehr umfangreichen Veränderungen, die erst Mitte November von der Bundesregierung und dem Bundesrat beschlossen wurden, in der Softwarelösung für die Reiserechnung pünktlich zum Jahresbeginn abgebildet werden. „Dass wir dies durch ein großes Engagement noch rechtzeitig geschafft haben, ändert nichts an der Tatsache, wie wenig Sensibilität teilweise in der Politik für die Bedingungen in der Wirtschaft besteht“, zeigt sich Holzer unzufrieden.

Er schlägt sich aber auch aus einem anderen Grund auf die Seite der Geschäftsreisenden: „Die neuen gesetzlichen Regelungen sind nicht nur komplizierter und beinhalten dadurch eine Menge Stolpersteine mit steuerlichen Nachteilen, sondern erzeugen zudem einen deutlich höheren Abrechnungsaufwand“, beschreibt der HRworks-Geschäftsführer die Problematik.

Die Unternehmen setzen als Antwort auf diese Schwierigkeiten der HRworks-Erhebung zufolge vor allem auf Software für die Reisekostenabrechnung. Entweder gehen sie davon aus, dass aufgrund der von ihnen eingesetzten Programme keine Probleme entstehen (35 Prozent). Oder sie nehmen diese rechtlichen Veränderungen zum Anlass, über die Einführung einer solchen Software nachzudenken (21 Prozent). Ein Viertel der befragten Personalleiter befürchtet jedoch, dass sie wegen der nun schwierigeren gesetzlichen Bedingungen ihre Ressourcen für die Reisekostenabrechnungen erweitern müssen. Fast jedes zweite Unternehmen will zusätzlich die Schulung der Mitarbeiter intensivieren. Eine Option zur Lösung des erhöhten Aufwands stellt für jeden fünften Betrieb aber auch eine Reduzierung der Zahl an Geschäftsreisen dar.

Holzer weist aber zusätzlich darauf hin, dass den Geschäftsreisenden auch Einschnitte bei den Spesen drohen können. „Insbesondere Außendienstmitarbeiter und Unternehmensberater, die regelmäßig zu den gleichen Orten unterwegs sind, müssen deutliche finanzielle Nachteile befürchten.“ Nach Meinung von Personalverantwortlichen können sich die möglichen finanziellen Nachteile durch das neue Reisekostenrecht auch negativ auf die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter auswirken. Dies befürchtet ein Viertel der Firmen. Allerdings erwarten die meisten von ihnen, dass solche Effekte nur kurzzeitig entstehen.