Realisierung von ESS-Lösungen in 8 Schritten

Drei Viertel der Personalleiter stöhnen über hohen Administrationsaufwand in ihrem Bereich, weil er ihnen die Ressourcen für die eigentlich wertschöpfenden Funktionen raubt. Eine wirksame Antwort darauf sind Employee Self Services (ESS). Bei diesen elektronischen Lösungen pflegen die Mitarbeiter ihre persönlichen Informationen selbst. „Trotz ihres unbestrittenen Nutzens und der einfachen Einsetzbarkeit sind in den Unternehmen die herkömmlichen Prozesse mit Papierformularen und doppelter Erfassung der Daten noch relativ weit verbreitet“, urteilt Sabine Knöfel, Gesellschafterin des ESS-Anbieters HRworks GmbH. Sie beschreibt deshalb, welche Schritte außer der Produktauswahl zur Mitarbeiter-Selbstbedienung führen und worauf dabei zu achten ist:

1. Analyse der HR-Funktionen, die in die Verantwortung der Mitarbeiter gelegt werden können: Das Potenzial an übertragbaren Aufgaben kann aufgrund unternehmensspezifischer Organisations-verhältnisse und Anforderungen sehr unterschiedlich sein. Grundsätzlich bieten sich dafür alle Funktionen an, in denen individuelle Informationen der Mitarbeiter zu verarbeiten sind. Dazu gehören typischerweise vor allem die Pflege der persönlichen Stammdaten, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen und das Travel Management sowie die Sachmittelverwaltung.

2. Eine konkrete Nutzenbewertung vornehmen: Die Mitarbeiter-Selbstbedienung vermeidet Doppelarbeit und erzeugt dadurch deutliche Aufwandsersparnisse. So benötigt beispielsweise das Reise- und Abwesenheitsmanagement beim Security-Spezialisten Aladdin nur noch die Hälfte der früheren Zeit. Zu den positiven wirtschaftlichen Effekten gehört aber auch eine niedrigere Fehlerquote mit entsprechend geringerem Nachbearbeitungsaufwand. Ebenso ist in der Nutzenbewertung zu berücksichtigen, dass ESS-Lösungen wie HRworks über eine Vielzahl Funktionen verfügen, mit denen eine hohe Automatisierung von Standardabläufen erzeugt und für Führungskräfte eine größere Transparenz der Mitarbeiterressourcen und Kosten geschaffen wird. So betont McDonald´s den Vorteil der kürzeren Durchlaufzeiten mit höherer Kostentransparenz auf allen Ebenen und ATLAS Hydrographic GmbH die einfacheren Genehmigungswege.

3. Sich der Akzeptanz der Mitarbeiter vergewissern: Mit dem Einsatz eines ESS-Systems werden die Mitarbeiter stärker in Verantwortlichkeiten eingebunden. Dies gilt es ihnen im Verlauf des Entscheidungsprozesses für eine solche Lösung nach dem Selbstbedienungsprinzip zu verdeutlichen. Hierbei ist von Vorteil, wenn ausgewählte Vertreter der Benutzer von Anfang an einbezogen und gehört werden. Die Praxis zeigt, dass im Regelfall recht schnell eine hohe Akzeptanz für die Mitarbeiter-Selbstbedienung entwickelt werden kann, auch weil das Personal ein deutliches Plus an Flexibilität gewinnt. Beispielsweise lassen sich Reisekostenabrechnungen unterwegs über das Internet durchführen und können ihnen die Daten und Belege der Zahlungen mit Kreditkarte automatisch zugeordnet werden.

4. Meinungen anderer Anwender einbeziehen: Die Einschätzungen von Unternehmen, die ESS-Lösungen bereits im Einsatz haben, hilft dem eigenen Entscheidungsprozess sowohl hinsichtlich der eigenen Nutzenbewertung als auch bei der Beurteilung konkreter Produkte. Allerdings sollte man sich nicht auf Statements weniger handverlesener Referenzkunden eines Lösungsanbieters verlassen. Sicherer ist man dort aufgehoben, wo Anbieter in größerer Zahl Kundenmeinungen unterschiedlicher Unternehmensgrößen und Branchen präsentieren können.

5. Integration in die bestehende Software-Infrastruktur: Um einen hohen Nutzenvorteil zu erreichen, bedarf es einer Anbindung an die betriebswirtschaftlichen Anwendungen zur Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung, damit Informationen zwischen den Systemen reibungslos ausgetauscht werden können. Sofern die ESS-Lösung über ein offenes Schnittstellenkonzept mit komfortablem Editor für die Definition der Schnittstellen verfügt, erzeugt die Integration im Regelfall aber keine Probleme. Dies begründet auch, warum SAP-Anwender wie die AEB GmbH als Softwarehaus für Logistiklösungen zusätzlich auf Produkte von ESS-Spezialisten setzen.

6. Klärung der günstigsten Realisierungsvariante: Eine solche Lösung muss nicht zwangsläufig inhouse implementiert werden, sondern kann alternativ auch nach dem SaaS-Prinzip (Software as a Service) als Mietsoftware zur Verfügung gestellt werden. Für die SaaS-Variante spricht in vielen Fällen der schnelle Return on Investment durch niedrige Lizenz- und Projektkosten. Außerdem entfällt der Aufwand zur fortlaufenden Pflege des Systems. So war etwa für den Staubsauger-Hersteller Dyson mitentscheidend, dass man sich keine Gedanken mehr über Updates, Gesetzesänderungen oder die Datensicherung machen muss.

7. Die Schulung der Mitarbeiter organisieren: Handelt es sich bei dem ausgewählten System um eine intuitiv nutzbare Lösung, entsteht für die Schulung der Mitarbeiter nur ein geringer Aufwand von etwa einer Stunde je Funktion wie Reisekostenabrechnung oder Urlaubsanträge. Sofern der Lösungsanbieter dafür Online-Trainings anbietet, entfallen sogar umfangreichere Ausfallzeiten und Reisekosten. Für die Administratoren des Systems sind allerdings ebenfalls die erforderlichen Schulungen durchzuführen.

8. Die Servicequalität des Lösungspartners nicht vergessen: Vor allem wenn sich ein Unternehmen für das SaaS-Modell entschieden hat und deshalb intern keine fachlichen Ressourcen bestehen, muss eine kurzfristige und qualitative Serviceunterstützung sichergestellt sein. Deshalb gilt es, das Support-Konzept des Lösungsanbieters genau unter die Lupe zu nehmen. Vorteilhaft ist, wenn er außer einer Hotline auch einen Online-Support bietet, bei dem sich im Bedarfsfall Berater des Softwarepartners zur Beseitigung der Probleme remote auf den Bildschirm des Anwenders schalten können.