Rechnungsprozesse sollen digital werden

Die Rechnungsprozesse erzeugen in den meisten Firmen zu hohe Kosten und rücken dadurch immer stärker in den Blickpunkt der Unternehmensverantwortlichen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Erhebung der Karlsruher ORGA GmbH unter 406 Firmen mit mehr als 25 Mio. Euro Umsatz. Danach erachten 72 Prozent der befragten Finanzmanager die internen Rechnungsabläufe als verbesserungsbedürftig. Dies sind 7 Prozent mehr als noch vor einem Jahr. Jedes fünfte Unternehmen sieht Notwendigkeiten für eine grundlegende Optimierung, weitere 51 Prozent müssen die Rechnungsprozesse nach eigener Einschätzung teilweise modernisieren.
Hintergrund der kritischen Einschätzungen sind vor allem unwirtschaftliche Bedingungen in diesem Bereich. So klagen sieben von zehn Finanzverantwortlichen über einen zu hohen manuellen Aufwand. Vor einem Jahr waren es noch 6 Prozent weniger. Aber auch zu lange Durchlaufzeiten und die fehlende Möglichkeit einer modernen elektronischen Bearbeitung von Rechnungen tragen für fast zwei Drittel der Befragten zu den Ursachen für die unbefriedigenden Verhältnisse bei. Auch diese Ergebnisse sahen 2006 noch etwas besser aus. Als weitere wesentliche Probleme werden von mehr als jedem zweiten Finanzmanager die aufwändige Archivierung und mangelhafte Verfügbarkeit der Rechnungsdokumente genannt.
Vor allem durch eine durchgängige Digitalisierung soll eine höhere Effizienz im Rechnungswesen geschaffen werden. Etwas mehr als ein Viertel der Unternehmen plant in naher Zukunft den Einsatz entsprechender Lösungen. Weitere 38 Prozent der befragten Firmen verfolgen zwar ähnliche Ziele, haben dieses Vorhaben aber noch nicht in ihren konkreten Projektplanungen aufgenommen. Damit haben im Vergleich zum Vorjahr mehr Unternehmen eine Digitalisierung der Rechnungsprozesse auf ihrer Agenda stehen.
„Dahinter verbirgt sich ein logischer Entwicklungsprozess, da die Digitalisierungsbestrebungen der Firmen immer mehr Bereiche erfassen“, bewertet Pia Jäger, Leiterin Dokumenten-Services bei der ORGA, die Befragungsergebnisse. „Electronic Bill Presentment wird in wachsendem Maß zu einem Pflichtprogramm für die Unternehmen, weil durch den elektronischen Versand mit automatischer digitaler Signatur erhebliche Ersparnismöglichkeiten bei den Porto- und Materialkosten entstehen, sowie die Prozesskosten und Fehlerquellen spürbar verringert werden.“
Als weiteren Pluspunkt nennt sie die bessere Verfügbarkeit der Rechnungsdokumente. „In Verbindung mit einer gleichzeitigen elektronischen Archivierung ergeben sich zusätzliche Vorteile wie etwa die einfachere Bearbeitung von Reklamationen“, erläutert Jäger. Zudem werde auf diesem Weg automatisch den steuerrechtlichen Anforderungen nach GDPdU entsprochen.