Aktuelle Praxishilfen:
Ganzheitlich digitale Rechnungsprozesse
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Anhand der Praxishilfe können die Anwender unter dem Gesichtspunkt der Service-Q
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Im Wettbewerb kommt nicht nur den IT-Technologien, sondern auch der Qualität der
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Die Praxishilfe beschäftigt sie sich insbesondere mit den zentralen Nutzenaspekt
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Die Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter zwar in steigendem Maß auf Dienstfahrten und beklagen dabei einen hohen manuellen Aufwand für die Reisekostenabrechnungen. Trotzdem hält die Mehrheit der Firmen an den herkömmlichen Papierformularen fest und verzichtet auf eine Vereinfachung durch elektronische Unterstützung des gesamten Workflows. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Erhebung des Softwarehauses ClassWare unter 355 Personalleitern aus Mittelstands- und Großunternehmen.
Der Befragung zufolge hat in sieben von zehn Betrieben die Zahl der Geschäftsreisen in den letzten zwei Jahren zugenommen, bei 31 Prozent sogar „in deutlichem Umfang“. Weniger unterwegs als vorher sind die Mitarbeiter in jedem siebten Unternehmen, keine nennenswerte Veränderung bei der Zahl der Dienstfahrten gab es zuletzt bei 17 Prozent.
Obwohl mit dem wachsenden mobilen Einsatz der Angestellten ein steigender Aufwand im Travel Management einhergeht, setzt lediglich jedes fünfte Unternehmen elektronische Lösungen für den gesamten Abwicklungsprozess ein. Weitere 25 Prozent bedienen sich wenigstens teilweise elektronischer Funktionen, wohingegen 56 Prozent der Firmen immer noch herkömmliche Papierformulare für die Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen benutzen. Dabei wird der Verzicht auf eine vollständig elektronische Lösung mit einem hohen Preis bezahlt. So beklagen zwei Drittel der Personalverantwortlichen die langen Prozesse infolge mehrfacher Bearbeitungsschritte. Auch der durch unvollständige Unterlagen und fehlerhafte Abrechnungen verursachte Nachbearbeitungsaufwand belastet in ihren Augen unnötig die Ressourcen. Dies bewirkt zudem eine verzögerte Zahlung der Spesen, was in 37 Prozent der Firmen Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern auslöst.
„Binnen der nächsten zwei Jahre soll der Anteil mobiler Mitarbeiter nach einer Intel-Studie auf über 40 Prozent steigen, aber trotzdem passen die Unternehmen ihre organisatorischen Prozesse nur zögerlich den veränderten Bedingungen an“, wundert sich Sabine Knöfel. Allein die wirtschaftlichen Effekte seien neben einer deutlichen Beschleunigung der Prozesse und einem höheren Komfort für die Mitarbeiter beim Einsatz elektronischer Lösungen beträchtlich. „Es entsteht nur ein Zehntel der Kosten gegenüber den herkömmlichen manuellen Buchungsverfahren“, weiß die Gesellschafterin von ClassWare aus der Praxis.