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Schnelltest zur Analyse von Outsourcing-Risiken

10.08.09

Zwar haben sich die Unternehmen in den letzten Jahren verstärkt um die Optimierung ihrer IT-Prozesse gekümmert und dabei zunehmend das Regelwerk ITIL eingesetzt. Dabei wurde aber vielfach die wachsende Auslagerung von IT-Funktionen mit ihren Prozessen zu den Dienstleistern außer Acht gelassen. Nach den Erkenntnissen der Unternehmensberatung exagon kennzeichnen sich jedoch die Schnittstellen zwischen Anwender und Provider als sehr erfolgskritischer Faktor des Outsourcings. „Sind die Prozesse dort nicht kompatibel angelegt, entsteht zwangsläufig ein erheblicher Leistungsverlust und es kann eine Menge Geld verloren gehen“, urteilt exagon-Geschäftsführer Joachim Fremmer. „Die Unternehmen müssen ein deutlich größeres Augenmerk als bisher darauf legen, auf der Prozessebene das Zusammenspiel mit ihren Servicepartnern zu optimieren.“  Es genügt nicht, nur das Augenmerk auf die Auslagerung von technischen Komponenten zu legen, ohne die Interaktion der Abläufe mit den Providern zu betrachten, da sich dort letztendlich der Nutzen, respektive das Saving eines Sourcing-Deals zeigen wird.

Fremmer hat deshalb einen Schnelltest entwickelt, mit dem IT-Verantwortliche anhand von Fragen zu zehn Aspekten ein tendenzielles Risikoprofil der Outsourcing-Prozesse ermitteln können:

1. Prozessorientierte Leistungsvereinbarungen: Sind die Outsourcing-Verträge mit dem/den externen IT-Providern explizit prozessorientiert ausgerichtet, damit sich die ausgelagerten IT-Services nahtlos in die eigenen Geschäftsprozesse integrieren?
2. Gestaltung der IT-Prozesse: Sind alle relevanten IT-Prozesse an den Schnittstellen zwischen Anwender und den Dienstleistern standardisiert?
3. Standardisierungsregeln: Beruht die Standardisierung der IT-Prozesse auf unternehmensweit verbindlichen Regeln, damit sie auch bei Änderungen in den Leistungsvereinbarungen Anwendung findet?
4. Vereinheitlichte Leistungsvereinbarungen: Sind die Verträge über alle verschiedenen Outsourcing-Leistungen und Provider hinweg konzeptionell aufeinander abgestimmt und befinden sich personell in einer Gesamtverantwortung?
5. Übersichtlichkeit der Prozesse: Besteht eine durchgängig hohe Leistungstransparenz der gesamten IT-Prozesse und für alle Outsourcing-Partner?
6. Leistungsbewertung: Wird ein kontinuierliches Monitoring mit Dokumentation der Leistungsprozesse in quantitativer (Kosten) wie qualitativer (Leistungsqualität) Hinsicht durchgeführt?
7. Einheitliche externe SLAs: Sind die mit den gesamten IT-Providern vereinbarten Service Level Agreements konsequent aufeinander abgestimmt?
8. Gesamtheitliches Contract-Management: Besteht ein systematischer Abgleich zwischen den externen und internen Contracts und werden die Auswirkungen von Modifikationen oder Ergänzungen bei einzelnen Services über den Lifecycle dynamisch in den anderen jeweiligen Contracts berücksichtigt?
9. Optimierungsmanagement: Lassen sich anhand transparenter und vergleichsweise einfacher Analysen, beruhend auf der Leistungsbewertung, Potenziale zur Leistungs- und Kostenoptimierung in den bestehenden Sourcing-Vereinbarungen durchführen?
10. Flexibilität der Sourcing-Strategien: Lassen sich Provider-Wechsel und andere Änderungen aufgrund der transparenten Bedingungen und standardisierten Prozesse störungsfrei realisieren?

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