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Schwierige Vorauswahl der potenziellen Outsourcing-Partner

18.06.08

Wer seine IT an einen Dienstleister auslagern will, steht vielfach bei der Evaluierung des Marktes vor erheblichen Problemen, weil keine ausreichende Transparenz der Anbieter und ihrer Angebote besteht. Alleine im deutschsprachigen Raum Europas gibt es nach den Analysen von Active Sourcing über 200 Provider. Für Stefan Regniet, Geschäftsführer des Beratungshauses, beginnen die Probleme deshalb bereits im Vorfeld der Ausschreibungsverfahren.

„Ob man bei einem IT-Outsourcing von attraktiven Preisen profitieren kann, hängt auch davon ab, ob man sich an den richtigen Anbieter wendet“, urteilt der Consultant Regniet. Somit gelte es, bereits zu Beginn eines Ausschreibungsverfahrens den Blick auf die richtigen Anbieter zu richten. „Die Selektion erfolgt meist zweistufig, und zwar mittels eines Request for Information und dann eines Request for Proposal“, erläutert Regniet. Dennoch sei es schwierig, sich angesichts der Fülle an potenziellen Providern im Markt zu orientieren.

Wunschlisten-Denken hilft nicht bei der Anbieterselektion
Im Rahmen eines systematischen Vorgehensmodells muss deshalb vor einer Ausschreibung zunächst eruiert werden, wie die Anbieterstruktur aussieht. Denn neben den großen und global tätigen Leadern wie IBM, Hewlett-Packard, EDS, Siemens, T-Systems usw. bieten zahlreiche weitere Provider Outsourcing-Services an. Meist können sie für mittelständische Unternehmen interessantere und flexiblere Lösungen präsentieren, während sich die großen Player auf die Fortune 500-Unternehmen konzentrieren. Somit stehen diese Firmen einer Auswahl von weit über 150 Anbietern gegenüber. „Ohne Hilfe werden sie kaum in der Lage sein, den passenden Leistungspartner zu ermitteln“, urteilt Regniet. Denn die Herausforderung bestehe in der Frage, wie die möglichen Partner für das Ausschreibungsverfahren selektiert werden können. „Ein Wunschlisten-Denken mit Idealisierung der präferierten Provider führt meist in die Irre“, beurteilt der Actice Sourcing-Geschäftsführer kritisch das vielfach anzutreffende Anwenderverhalten.

Viele Firmen entscheiden deshalb, sich in dieser Frage durch einen Berater unterstützen zu lassen. Ein solcher Schritt lohnt sich allerdings nur dann, wenn der Consultant tief im Outsourcing-Markt verankert ist. Außerdem muss er weitere Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört etwa, dass der Berater den Wettbewerb kontinuierlich verfolgt, sowohl über die etablierten als auch über die neuen Anbieter informiert ist und sich mit ihnen in einem engen Informationsaustausch befindet. Verfügt ein Berater nicht über dieses Profil, kann er für das Unternehmen selbstverständlich einen Request for Information mit Recherche der nötigen Informationen durchführen. „Um ein substanzielles Resultat vorweisen zu können, muss hierfür jedoch mit einem Aufwand von etwa drei Monaten gerechnet werden“, weiß Regniet aus Erfahrung und problematisiert den hiermit verbundenen hohen Zeitverzug: „Die Kosten dafür werden oft vollständig dem Kunden in Rechnung gestellt.“

Nicht den zweiten Schritt vor dem ersten machen
Erst nach dieser für das Outsourcing-Vorhaben äußerst erfolgskritischen Vorauswahl sollte sich das Unternehmen detaillierter mit den vier bis fünf in Frage kommenden Anbietern beschäftigen. Dabei gelten nach Meinung von Active Sourcing drei Hauptkriterien: Die erste Anforderung ist das Verständnis des Outsourcers zu der betreffenden Branche. So sollte sich eine Bank nur für einen Anbieter entscheiden, der bereits im Finanzdienstleistungssektor gearbeitet hat. Außerdem muss das Leistungsprofil des Providers die Bedürfnisse des Kunden erfüllen können. „Möchte etwa ein Unternehmen Mainframe-Systeme auslagern, muss der Anbieter die entsprechenden Services zur Verfügung stellen können, ohne dazu Subunternehmer beauftragen zu müssen“, urteilt Regniet. Als drittes spielt die Unternehmensgröße eine zentrale Rolle. Ein Mittelständler wählt sinnvollerweise einen etwas kleineren Anbieter, für den er ausreichend attraktiv ist und von dem er somit auch mit höherer Priorität bedient wird.

„Selbstverständlich fließen daneben auch eine Reihe weiterer Kriterien wie geographische, steuerliche oder rechtliche Aspekte in die letztendliche Providerwahl mit ein“, so Regniet. Allerdings stellt er in der Praxis fest, dass sich Unternehmen in ihrem Fokus von Beginn an zu sehr darauf konzentrieren und damit den zweiten vor dem ersten Schritt machen. „Wenn die Vorselektion nicht stimmt, weil die erforderlichen Informationen über den Providermarkt fehlen, kann der Folgeschritt mit dem eigentlichen Ausschreibungsverfahren zu keinen optimalen Ergebnissen führen“, gibt er zu bedenken. Deshalb sei zu empfehlen, eine auf IT-Sourcing spezialisierte Unterstützung hinzuziehen, bei der die grundsätzlichen Entscheidungsrisiken vermieden werden und ein langwieriger RfI-Prozess entfällt.

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