Thesen zur Prozessoptimierung

Obwohl sich die Unternehmen schon seit geraumer Zeit mit hohem Investitions- und Ressourcenengagement bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen widmen, bestehen in der Praxis unverändert große Defizite. So hat kürzliche eine Erhebung von Process Square ergeben, dass mehr als die Hälfte der Fachbereichsmanager mit der Qualität ihrer Abläufe unzufrieden sind. Dr. Karsten Königstein, Geschäftsführer des Softwarehauses, skizziert in seinen Thesen die wichtigsten Ansätze zur Prozessoptimierung:

1. Abläufe in Fachbereichsanforderungen werden durch Standardprozesse nicht ausreichend abgebildet.
Die oft sehr komplexen Unternehmensprozesse sind heute durch eine stark fragmentierte IT-Infrastruktur mit nur partieller Unterstützung der Prozesse geprägt. Auch die ERP-Systeme haben hieran nichts wesentlich geändert, da sie nur für einen Teil der Unternehmensprozesse durchgängig eine überzeugende wirtschaftliche Lösung bieten oder lediglich Teilprozesse abbilden, die nur in einem losen Zusammenhang den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Ausgenommen davon ist beispielsweise eine Vielzahl sehr komplexer Vorgänge in den Fachbereichen, die aufgrund spezifischer Anforderungen abseits der Standardprozesse laufen, aber trotzdem von sehr unternehmenskritischer Bedeutung sind.

2. Fachabteilungen benötigen mehr Freiheiten in ihrem Prozessmanagement.
Die typischerweise sehr IT-lastigen Unternehmensprozesse haben aus Sicht der Fachbereiche einen ganz wesentlichen Nachteil: Durch ihren technischen Fokus befinden sie sich vornehmlich in der Planungs- und Realisierungshoheit der IT-Organisation. Die Umsetzung eigener Prozessanforderungen ist deshalb von den Ressourcen, Projektpräferenzen und der Mitwirkungsbereitschaft des IT-Bereichs abhängig. Als Konsequenz können Prozessanforderungen oft nicht zeitnah umgesetzt werden. Notwendig sind Lösungen, mit denen die Fachabteilungen ein höheres Maß an Unabhängigkeit von den IT-Ressourcen erlangen.

3. Zu hoher manueller Aufwand entlang der Geschäftsprozesse.
Trotz intensiver Automatisierungsverfahren mit Hilfe moderner Technologien gehört die Doppelarbeit entlang der Geschäftsprozesse in den meisten Unternehmen unverändert zu einem üblichen und ärgerlichen Phänomen. Eine wirksame Antwort darauf bieten Softwaretools zur automatisierten Steuerung, weil sie den Prozessen eine höhere Vitalität verleihen und den vermeidbaren Aufwand eliminieren. Nach Analysen von Gartner können Firmen dadurch mehr als 30 Prozent der bisher benötigten Ressourcen einsparen.

4. Mangelnde Transparenz der Prozesse erschwert das Operating.
Wer Prozesse bestmöglich managen will, benötigt sehr transparente Abläufe. Dies erfordert Lösungen, die sowohl die konsistente Modellierung und Visualisierung von Prozessen als auch die Steuerung von Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Ressourcen unterstützen. Die Abläufe stehen bei Einsatz entsprechender Tools unternehmensweit und unternehmensübergreifend zur Verfügung. Darin sind alle relevanten Informationen von der vorgeschriebenen Bearbeitungsdauer über die Verantwortlichkeitsrollen bis zu den Workflows und Vorlagen enthalten.

5. Die Qualität Ihrer Prozesse ist meist nicht messbar genug.
Geschäftsprozesse müssen sich eng an den Wertschöpfungszielen des Unternehmens orientieren und deshalb auch konkret bewertet werden können. Daher gehört die Messbarkeit der Prozesseffizienz mit minutenaktuellen Statusinformationen für alle laufenden Vorgängen und kennzahlenbasierten Auswertungen zum Pflichtprogramm. Denn nur was messabr ist, lässt sich auch optimieren!!

6. Die Prozesse sind noch zu wenig compliant.
Aufgrund gesetzlicher Anforderungen und interner Richtlinien sehen sich heutzutage Unternehmen in der Notwendigkeit, gesicherte Voraussetzung für nachweislich gesetzeskonforme Prozessabläufe zu schaffen. Von diesem Anspruch eines wirkungsvollen und transparenten Risikomanagements ist die Praxis jedoch vielfach noch weit entfernt, weil es an einer detailgenauen Dokumentation der Prozesse einschließlich der damit verbundenen Arbeitspapiere mangelt. Eine Verbindung der Prozesse mit den zusätzlichen Compliance-Aktivitäten eliminiert dieses Problem und spart Ressourcen.

7. Einfachheit als Prinzip
Die effizientesten Lösungen sind in der Praxis solche, die sich einfach implementieren und ohne großen Schulungsaufwand einsetzen lassen. Das Gegenteil ist in der Praxis jedoch meist der Fall. Dies schränkt die Flexibilität und Steuerbarkeit als auch die Akzeptanz auf der Benutzerseite ein. Leistungsverbesserungen im Prozessmanagement sind deshalb nur zu erreichen, wenn Tools eingesetzt werden, die sich ohne spezifische technische Kenntnisse problemlos einführen lassen, ein intuitives und komfortables Handling bieten sowie von den Organisationsbereichen in Eigenregie implementiert, betreut und an neue Anforderungen angepasst werden können.