Tipps von Ogitix für eine effizientere Software-Bereitstellung

Die Bereitstellung von Software ist in der Praxis häufig ein sehr manuell geprägter Prozess, der einen entsprechend hohen Aufwand mit fehlerbehafteter Prozesssteuerung erzeugt. Die Ogitix Software AG hat praxisnahe Tipps zusammengestellt, wie Unternehmen hier zu mehr Effizienz gelangen können:

1. Genehmigungsprozesse gezielter koordinieren: Mitarbeiter können typischerweise keine Software für ihren Tätigkeitsbereich bestellen, ohne dass ein definierter Vorgesetzter seine Zustimmung dafür gibt. Vielfach sind in diesen Genehmigungsprozess sogar mehrere Personen involviert, weil davon beispielsweise sowohl fachliche Belange als auch Kosten- und Lizenzfragen betroffen sind. Diese Koordination der jeweiligen Zustimmung wird in der Praxis häufig immer noch sehr manuell und damit zu aufwändig getätigt, obwohl sich dies heutzutage ohne wesentlichen technischen Aufwand automatisiert realisieren lässt.

2. Abschied vom klassischen Formular nehmen: Sofern über Formulare automatische Prozesse initiiert werden, entsprechen sie den Ansprüchen an effiziente Bedingungen. Die Realität ist jedoch auch bei der Software-Bereitstellung weiterhin von klassischen Formularen geprägt, die über manuelle Schritte weitergegeben und möglicherweise neu erfasst werden müssen. Dann heißt es beispielsweise: „Formular vollständig ausfüllen, abstempeln, unterschreiben und an XY schicken.“ Solche Prozeduren sind nicht mehr zeitgemäß, binden Personal und steigern die Fehler- sowie Rückfragequote.

3. Durch Self Services kontinuierlich Ressourcen sparen: Die Bestellung von Software ist im Regelfall keine nennenswert komplizierte Angelegenheit, wofür ausgeprägte Kenntnisse notwendig wären. Insofern sollte dem Besteller überantwortet werden, mittels Self Services die Auswahl der gewünschten Software aus einer Liste an verfügbaren Applikationen vorzunehmen und die weiteren Workflows zu starten. Dadurch werden Ressourcen in der IT-Administration geschont und der Prozess zur Software-Bereitstellung zudem beschleunigt.

4. Probleme im Software-Lizenzmanagement an der Wurzel anfassen: Mangels ausreichender Transparenz der Bestellprozesse kann keine präzise Prüfung stattfinden, ob entsprechende Lizenzen vorhanden sind. Dies erzeugt in der Konsequenz rechtliche Probleme, wenn die Programme ohne die erforderliche Lizenz eingesetzt und wegen der fehlenden Bedarfsmeldung auch keine Lizenzbeschaffung initiiert wird. Umgekehrt bewirkt die geringe Transparenz, dass sich der Einkauf von Lizenzen zu sehr an Schätzwerten orientiert und möglicherweise ein Overhead an Lizenzen entsteht. Analysen des Marktforschungsinstituts Gartner zufolge liegt die Quote der ungenutzten Software immerhin bei über 40 Prozent. Dies verlangt ein deutlich wirkungsvolleres Lizenzmanagement durch klarere Prozesse.

5. Den Automationsgedanken nicht auf die Software-Installation beschränken: Hinsichtlich der eigentlichen technischen Implementierung von Applikationen besteht in der Praxis vieler Unternehmen inzwischen ein relativ hoher Automationsgrad. Alle anderen von einer Software-Bestellung tangierten operativen Prozesse sind  meist noch nicht mit der Zielsetzung versehen worden, sie möglichst automatisiert zu steuern. Die manuelle Prozedur in vielfältigen Schritten steht jedoch jedem Effizienzanspruch entgegen.

6. Software-Bestellung in Form eines Regelkreises organisieren: Viele Schwächen im Lizenzmanagement und aufwändige Nachfragen entstehen auch daraus, dass seitens der Antragsteller keine Rückmeldung erfolgt, ob der Prozess bis zur funktionsfähigen Implementierung der Software auch tatsächlich abgeschlossen ist. Deshalb empfiehlt es sich, mit der Bestellung beginnend für alle notwendigen Workflows mit Genehmigungen, Lizenzprüfung, ggf. Software-Beschaffung bis zur Installation und der Installationsverifizierung einen automatisierten Regelkreis zu implementieren. Dies mindert durchgängig den Ressourcenaufwand, vermeidet Fehler und gewährleistet die erforderliche Transparenz.

„Entscheidend ist die Bereitschaft, sich von den manuell geprägten Abläufen zu trennen und auf Automation zu setzen“, verweist Ogitix-Vorstand Markus Förster auf eine wesentliche Voraussetzung für eine Effizienzsteigerung. Dafür hat das Unternehmen eine kostenlose Process-App herausgegeben, mit der Unternehmen ihre Software-Bereitstellung automatisieren können. Dieser intelligente Helfer kann nach dem Herunterladen ohne nennenswerten Aufwand sofort und zeitlich unbegrenzt professionell in jeder Microsoft-basierten Umgebung eingesetzt werden. Entwickelt wurde die „OGI-App“ basierend auf dem Produkt „OGiTiX unimate“ gemeinsam mit dem IT-Beratungshaus Softline Solutions GmbH aus Leipzig.