Typische Kostentreiber bei den ECM-Lösungen

Zu den primären Zielen einer Digitalisierung von Dokumenten und Informationen gehört die Verbesserung der wirtschaftlichen Effizienz in den Betriebs- und Sachbearbeitungsprozessen durch eine höhere Produktivität. Solche Absichten werden nach den Erfahrungen des Consultings der d.velop AG jedoch unterlaufen, sofern es an einer intelligenten ECM-Strategie mit Weitsicht mangelt. „Dann entsteht das Risiko, dass sich die erwarteten Kostenvorteile auf ein Minimum reduzieren“, problematisiert Burghardt Garske, Geschäftsbereichsleiter bei dem ECM-Anbieter. Er hat produktunabhängig die typischen Kostentreiber von ECM-Lösungen zusammengestellt:

Mehr Funktionalität als tatsächlich notwendig: Durch eine funktionale Komplexität von Anwendungen wird nicht zwangsläufig ein höheres Maß an Innovation geschaffen, sondern im Gegenteil kann dies zu Minderung der wirtschaftlichen Effizienz führen. Dies gilt auch für ECM-Systeme. Denn der gesamte Funktionsumfang, ob er tatsächlich gebraucht wird oder nicht, muss im Customizing auf die individuellen Unternehmensbedingungen zugeschnitten und implementiert werden. Sofern nicht von vornherein eine sukzessive umfassendere Nutzung angedacht ist, bewirkt der ungenutzte Leistungsumfang neben den höheren Einführungskosten beispielsweise auch höhere Betriebsaufwendungen und einen Mehraufwand bei jedem Releasewechsel.

Die ECM-Lösung kann nicht bedarfsgerecht mitwachsen: Umgekehrt hilft eine ECM-Lösung auch nicht, die in ihrem Funktionsprofil sehr begrenzt ist und keine Antworten auf steigende Anforderungen in der Organisation des Unternehmens bieten kann. Denn dies führt entweder zu einer systembedingten Bremse der weiteren Entwicklung digitaler Abläufe oder zwingt zu frühzeitigen Neuinvestitionen. Und dass diese Anforderungen kontinuierlich steigen werden, zeigt die bisherige Entwicklung: Nach einer Erhebung von d.velop haben die deutschen Unternehmen in den letzten fünf Jahren ihre Aktenberge kräftig abgebaut und den Umfang an Aktenordnern durchschnittlich um 34 Prozent reduziert. Diese Dynamik wird zukünftig eher noch steigen, somit muss die ECM-Lösung wachsende Anforderungen auch abbilden können.

Keine konsequente Prozessorientierung: Der zentrale Nutzen des Enterprise Content Managements besteht in der Digitalisierung von Workflows, indem durch die Reduzierung der Papier-basierten Dokumente eine höhere Prozessgeschwindigkeit und Produktivität erzeugt wird. Fehlt es bei der Implementierung eines ECM-Systems jedoch an einem klaren prozessorientierten Konzept und wird lediglich eine Funktionsorientierung verfolgt, können solche Effekte allerdings nicht aktiviert werden. Vielmehr entstehen Medienbrüche in den Prozessketten der Sachbearbeitung, die sich negativ auf die Durchlaufgeschwindigkeit und Nutzungseffizienz auswirken. Beispielsweise auch deshalb, weil die Möglichkeiten der Automation in den Prozessen nicht ausgeschöpft werden können.

Verschiedene ECM-Systeme unternehmensweit im Einsatz: Historisch bedingt oder infolge der hohen Eigenständigkeit von Organisationseinheiten befinden sich insbesondere in größeren Unternehmen häufig heterogene ECM-Strukturen mit Systemen unterschiedlicher Herkunft. Dies erschwert durchgängige digitale Prozesse, weil sich die jeweiligen Leistungspotenziale der ECM-Systeme samt ihrer Einsatzbedingungen unterscheiden und in den Dokumenten-orientierten Abläufen deshalb meist nur begrenzt kompatibel sind. Konsequenz dieser fehlenden Interoperabilität sind Prozessbrüche, die wiederum einen manuellen Aufwand erzeugen und die damit verbundene Fehleranfälligkeit Folgearbeiten bewirkt. Notwendig ist deshalb eine sukzessive Standardisierung der ECM-Strukturen oder zumindest deren interoperable Ausrichtung durch Beschränkung der genutzten Systeme.

Komplizierte Benutzerführung: Selbst eine komplexe und sehr funktionsstarke ECM-Lösung erzeugt keine produktiven Prozesse, wenn sie sich nicht einfach bedienen lässt. Denn in diesem Fall wird die Produktivität der Benutzer mitunter sogar reduziert statt sie zu steigern. Die Konsequenzen sind jedoch nicht nur zeitaufwändigere Prozesse, sondern auch eine sinkende Akzeptanz seitens der ECM-User, was einen zusätzlichen Einfluss auf die Arbeitsqualität haben kann. Deshalb gilt es – beispielsweise durch Realisierung einer sogenannten Clickstream-Analyse – darauf zu achten, dass der User in sehr wenigen und transparenten Schritten zu den gewünschten Funktionen gelangt. Zu den Anforderungen gehört auch, dass ihm alle ECM-Funktionen sehr übersichtlich in einer ergonomisch vorteilhaften Anwenderoberfläche zur Verfügung gestellt werden. Dadurch kann nicht nur effizient auf Standardfeatures zugegriffen werden, sondern es werden auch die Handlungsschritte für komplexere Komponenten und Werkzeuge der ECM-Lösung reduziert.