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Typische Ursachen für schwächelndes Provisionsmanagement

18.09.08

Auf über eine Million Vertriebler summiert sich die Zahl der Menschen in Deutschland, die mit festem Auftrag eines Unternehmens oder als freie Handelsvertreter ausschließlich mit dem Ziel unterwegs sind, die Gedanken der potenziellen Käuferschicht wirkungsvoll auf die eigenen Produkte zu lenken. Darin noch nicht einmal eingerechnet ist die Vielzahl der Kundenberater, deren Gehalt zumindest teilweise durch die Sales-Ergebnisse geprägt ist. Doch wenn es darum geht, den Vertriebserfolg für die Mitarbeiter in zahlbarer Münze darzustellen, werden vielfach große Sorgenfalten bei den Vertriebs- oder Finanzverantwortlichen der Firmen erzeugt. So kommt eine Erhebung der Nord-Soft GmbH zu dem Ergebnis, dass jedes zweite Unternehmen Defizite in seinem Provisionsmanagement hat. Peter Höhns von Nord-Soft beschreibt einige der zentralen Ursachen:

Reklamationsanfällige Provisionsabrechnungen: Unklarheiten in den Provisionsabrechnungen sind in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Doch jede nachträgliche Überprüfung durch Rückfragen der Außendienstmitarbeiter zu den Geschäftsvorfällen erzeugt einen erheblichen Umfang an Mehrarbeit, den es aus Effizienzgründen zu vermeiden gilt. Außerdem entstehen bei den Vertriebsmitarbeitern Motivationsverluste, die sich negativ auf die Geschäftsergebnisse auswirken können. Ursache der Reklamationen ist häufig, dass es an einer durchgängigen Historisierung sämtlicher Daten mit Provisionsrelevanz fehlt, die dem Benutzer die gesamten Rechenwege und Ergebnisse in der erforderlichen Weise transparent machen kann. Die historischen Daten müssen sich zudem bis auf die Einzelvermittlerebene reproduzieren lassen, um in der notwendigen Weise nachvollziehbar zu sein.

Veraltete Systeme im Einsatz: In vielen Fällen haben die eingesetzten Provisionssysteme technisch schon lange ihren Zenit überschritten und lassen sich deshalb nur mit dauerhaft hohem Aufwand an die kontinuierlichen Veränderungen anpassen. Neben dieser ständigen Administrationsbelastung bestehen jedoch deutliche funktionale Beschränkungen. Zukunftsfähigkeit und Effizienzeffekte werden denn auch nach einer kürzlichen Studie von Nord-Soft als wichtigste Kriterien bei der Auswahl neuer Lösungen genannt. Ziel muss es sein, dass sich das Provisionsabrechnungssystem insbesondere durch eine einfache Administrierbarkeit, ein komfortables Benutzerhandling mit leicht bedienbarem Formel-Editor und einen bedarfsgerechten Funktionsumfang mit starkem Rechenkern charakterisiert.

Keine aktive Unterstützung bei der Vertriebssteuerung: Erst die Lösungen neuerer Generation bieten etwa die Möglichkeit, durch gezielte Auswertungen jederzeit einen genauen Einblick in die Vertriebssituation zu erlangen. Dies ist üblicherweise nach Produkten, Regionen und Zeiträumen ebenso möglich wie nach Mitarbeitern. Der Vorteil für das Vertriebsmanagement besteht insbesondere darin, dass auf Basis dieser Informationen kurzfristig gezielte Provisionsmaßnahmen initiiert werden können, um bei den Sales-Mitarbeitern Impulse etwa für verkaufsschwache Produkte zu schaffen. CRM- und Finanzbuchhaltungssysteme können solche Daten nicht in dem gewünschten Differenzierungsgrad zur Verfügung stellen. Dagegen lässt sich über ein Provisionsabrechnungssystem mit personeller Zuordnung der Produktverkauf genau auswerten.

Unzureichend flexible Parametrisierung: Um die Verwaltung von freien und fest angestellten Mitarbeitern, Maklern, Franchisenehmern, Vertriebspartnern, Drittvertrieben und Tippgebern in unbegrenzter Strukturtiefe und –breite zu ermöglichen, muss die Parametrisierung flexibel gestaltbar sein. Denn nur dann lassen sich beim Aufbau der Kontierung außer dem Vermittler auch noch weitere Beteiligte berücksichtigen, die sich aus der Vertriebshierarchie oder dem Antragskontext oder einem Beteiligungsgebergeschäft ergeben können. In der Praxis liegt sie jedoch nur selten vor, weil die eingesetzten Systeme keinen ausreichenden Formeleditor bieten, mit dem sich auch sehr individuelle Bedingungen bei der Kontierung abbilden lassen.

Schwierige Ermittlung der Top-Performer: Unter dem Aspekt der Vertriebssteuerung ist auch wichtig, den kontinuierlichen Blick auf die vertriebsstärksten Sales-Ressourcen zu richten. Das Problem: Technisch bedingt ist dies nicht über herkömmliche Provisionsabrechnungslösungen möglich. Auch andere Softwarelösungen im Sales-Umfeld können dies nicht so einfach realisieren, sondern dafür bedarf es moderner Provisionssysteme der Oberklasse. Sie können vergleichsweise schnell ermitteln, wer von den Mitarbeitern die Top-Performer sind. Überhaupt können auf diese Weise die individuellen Zielvereinbarungen über bestimmte Zeiträume oder Produkte konkret nachgehalten werden.

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