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Umfrage: Manuelle Rechnungsprozesse ineffiziente

19.10.07

Eine Untersuchung von Itella im Rahmen der DMS EXPO legt umfassenden Verbesserungsbedarf bei Rechnungsprozessen in Unternehmen offen: Fast zwei Drittel der Unternehmen setzen nach wie vor auf ineffiziente manuelle Prozesse. Lediglich etwa 35 Prozent haben ihre Rechnungseingangsprozesse wenigstens teilweise automatisiert. Das manuelle Vorgehen verursacht einen hohen Zeit- und Kostenaufwand und führt häufig zu Fehlern in der Bearbeitung. So suchen zum Beispiel fast 80 Prozent der Unternehmen mehrmals in der Woche bis hin zu mehrmals täglich nach verlorenen Rechnungen und Rechnungsseiten.

Etwa die Hälfte der befragten Unternehmen erhalten monatlich mehr als 5.000 Rechnungen und 42 Prozent beschäftigen fünf oder mehr Mitarbeiter im Rechnungseingang. So beträgt etwa die Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen bei mehr als einem Drittel der Unternehmen mindestens fünf Tage, bei weiteren 12 Prozent sogar zehn oder mehr Tage. Neben den hohen Personal- und Bearbeitungskosten entstehen weitere Nachteile. Beispielsweise nutzen rund ein Drittel der Befragten Skonti nicht immer oder nur selten aus.

Wie hoch die Kosten der internen Rechnungsprozesse sind, ist den Verantwortlichen zumeist gar nicht bewusst. Etwa 70 Prozent der Unternehmen haben noch nicht einmal versucht diese Kosten zu berechnen. Die übrigen ermittelten Werte von einem bis 120 Euro pro Rechnung, je nach Prozessdefinition im Unternehmen. Selbst die konservativeren Schätzungen gehen von manuellen Bearbeitungskosten je Eingangsrechnung von mindestens 7 Euro aus. Die monatlichen Kosten für die Hälfte der Unternehmen betragen demnach mehr als 35.000 Euro.

„Wer sich diesen Aufwand vor Augen führt, erkennt sofort den enormen Handlungsbedarf“, kommentiert Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. „Nach unseren Erfahrungen können Unternehmen durch effiziente Prozesse schnell bis zu 70 Prozent der Kosten einsparen.

Entscheidend ist, dass sie den gesamten Prozess vom Rechnungseingang über die Bearbeitung und Rechnungsprüfung bis hin zur Buchung und Archivierung betrachten und die möglichst schnelle Umstellung auf einen ganzheitlich elektronischen Prozess im Auge haben.“

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