Verteilte Projekte brauchen professionelle Tool-Unterstützung

Geografisch verteilte Projekte führen durchschnittlich zu schlechteren Ergebnissen als solche, die unternehmensintern an einem Standort durchgeführt werden. Die hauptsächlichen Ursachen liegen in Ressourcenkonflikten, unklaren Aufgabenstellungen, mangelhaften Informationen und unklaren Verantwortlichkeiten. Dies resultiert nicht zuletzt aus einer fehlenden Transparenz im Projektportfolio-Management aufgrund eines unzureichenden Einsatzes anforderungsgerechter Tools. Zu diesen Ergebnissen kommt eine wissenschaftliche Untersuchung des Hamburger Beratungshauses Trigonum GmbH in Zusammenarbeit mit der Universität Leipzig unter 116 Unternehmen.

Darin wurde allerdings auch ermittelt, dass lediglich in jedem fünften Fall spezielle Softwaretools für das Projektportfolio-Management (PPM) eingesetzt werden. Stattdessen nutzen die Unternehmen insbesondere Tools auf Basis von MS Office (42 Prozent) oder Lösungen für das Team-Management (14 Prozent). Dies hat nach den Erkenntnissen der Studie jedoch eine unmittelbare Bedeutung für den Erfolg der Projekte. Denn sobald etwa die Transparenz des Projektportfolio-Managements im Unternehmen für gut und besser befunden wird, gaben die Befragten zu fast zwei Drittel an, sie würden hierfür professionelle Software einsetzen. Fällt das Urteil zur PPM-Transparenz jedoch schlechter aus, kamen in 76 Prozent der Fälle MS Office Tools zum Einsatz. Da solche Programme größtenteils aber nicht datenbankbasiert arbeiten, ist ein umfassendes Projekt-Controlling nicht möglich. Demzufolge wird eine Übersicht über alle relevanten Projektdaten für eine umfassende Projekttransparenz erschwert.

Vergleichbare Tendenzen bestehen auch beim Tooleinsatz im Projektmanagement. So wird bei 70 Prozent der erfolgreichen Maßnahmen spezielle Software für das Projektmanagement eingesetzt, in den weniger erfolgreichen Projekten liegt dieser Anteil jedoch nur bei 45 Prozent. Ähnliche Verhältnisse bestehen in Sachen Software für die Teamarbeit: Wo darauf verzichtet wird, erreichen die erfolgreichen Projekte nur eine Quote von 26 Prozent, bei den Unternehmen mit solchen Lösungen sind es immerhin 44 Prozent.

Noch deutlicher sind die Unterschiede beim Berichtswesen. Sobald nicht ausschließlich MS Office-Tools dafür verwendet werden, sondern auf Programme für Zusammenarbeit der Projektmitglieder oder PPM-Tools zugegriffen wird, kann die Anzahl der erfolgreichen Maßnahmen fast verdoppelt werden. Dies liegt nach Ansicht der Autoren an der daraus resultierenden höheren Transparenz der Projekte.

Generell merken sie jedoch an, dass der Einsatz professioneller Anwendungstools nicht automatisch zu einem größeren Projekterfolg führen wird. „Vielmehr ist es wichtig, dass die Beteiligten deren Funktionsumfang verstehen und ihn für die Unterstützung der Projektmanagementprozesse auch sinnvoll nutzen“, urteilt Trigonum-Geschäftsführer Peter Bodino.