Woolworth reduziert IT-Kosten deutlich unterhalb des Marktdurchschnitts

Die Deutsche Woolworth GmbH & Co. OHG hat mit einer ehrgeizigen Modernisierungsstrategie ihre IT deutlich leistungsfähiger gemacht und das Kostenniveau auf 20 Prozent unterhalb des Marktdurchschnitts gedrückt. Der Erfolg des Projekts, das mit wesentlicher Unterstützung der exagon consulting realisiert wurde, erhielt inzwischen verschiedene Auszeichnungen. exagon hatte neben dem strategischen Coaching die Entwicklung methodischer Verfahren und die Realisierung von Teilprojekten übernommen.

„Die Woolworth-IT ist innerhalb von drei Jahren aus einer tradierten IT-Abteilung mit stark nach innen gerichtetem Fokus zu einem modernen Service-Center mit internationaler Ausrichtung geworden“, resümiert Hartwig Hopfenzitz, CIO und Mitglied der Geschäftsleitung bei Woolworth. Dazu mussten die technischen Verhältnisse und Abläufe gegen hocheffiziente Geschäftsprozesse, schlankere Organisationsformen und zukunftssichere Anwendungssysteme ausgetauscht werden. Zu den Infrastruktur-Maßnahmen auf Basis einer Best-of-Breed-Strategie gehörte etwa der Aufbau eines DataWarehouse-, Forecast- und Reportingsystems ebenso wie die technische Modernisierung der Einkaufsplanung und -abwicklung, des Stammdatenmanagements sowie des Warenwirtschaftssystems- und Dokumentenmanagementsystems. Ebenso galt es, die rund 340 Standorte durch eine moderne Netzinfrastruktur vollständig in die neuen Prozesse einzubinden.

Das Ergebnis des durchgreifenden Modernisierungsprojekts zeigt sich in der deutlich gestiegenen Leistungsfähigkeit ebenso wie in wirtschaftlicher Hinsicht. „Wir verfügen heute im Vergleich zur bisherigen IT-Landschaft durch massive technische Investitionen über eine insgesamt vierfache Systemausstattung, dennoch sind die Betriebskosten auf dem ursprünglichen Niveau geblieben“, beschreibt er die neu gewonnene wirtschaftliche Effizienz.

Einen entscheidenden Anteil daran hatte die Entwicklung einer flacheren und effizienteren IT-Organisation. Auf dem Weg dorthin wurden zunächst die Strukturen in einer Prozesslandkarte mit den gesamten Abläufen und ihrer jeweiligen Bedeutung für den Geschäftsbetrieb sowie den gegenseitigen Zuordnungen und Schnittstellen dargestellt. Zudem erfolgte eine Aufgliederung der Organisation in Service-Bausteine mit personellen Zuständigkeiten sowie eine genaue Zusammenstellung und Beschreibung aller Leistungen, ergänzt durch eine Definition der Verantwortlichkeiten und Qualitätsmerkmale. Ebenso erfolgte eine am Standard ITIL orientierte Reorganisation des Supports, um die Leistungsqualität durch den Einsatz definierter und messbarer Prozesse transparent zu steuern.

„Diese Maßnahmen waren entscheidende Bausteine für die Konsolidierung der IT-Organisation und gleichzeitig Voraussetzungen für eine verursachungsgerechte Kostenrechnung“, urteilt der exagon-Geschäftsführer Robert Schulze. So konnten auf dieser Grundlage eine detaillierte Kalkulation und Bepreisung der Dienstleistungen vorgenommen sowie konkrete Service-Level-Agreements (SLAs) mit den Organisationseinheiten abgeschlossen werden.

„Die IT stellt mit ihrem überdurchschnittlichen Leistungs- und Wirtschaftlichkeitsprofil inzwischen ein wesentliches Element unserer Wettbewerbsfähigkeit in dem sehr schwierigen Umfeld des Einzelhandels dar“, zieht Woolworth-CIO Hopfenzitz eine positive Bilanz und schließt in das Ergebnis auch die Unterstützung durch den Beratungspartner ein. „exagon hat als konzeptioneller Impulsgeber sowie in der Übernahme von Projektverantwortung einen maßgeblichen Anteil am Erfolg unserer Modernisierungsstrategie.“